DSGVO und Führungszeugnis: Ein interessantes Zusammenspiel

Die DSGVO schützt die Daten eines Führungszeugnisses und gibt Arbeitgebern und sogar Behörden zusammen mit dem deutschen Bundeszentralregistergesetz (BZRG) strenge Vorschriften, wie sie mit diesen Daten umzugehen haben. Doch es ist nicht nur für Privatpersonen ratsam, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Auch für Arbeitgeber können die folgenden Informationen hilfreich sein.

Was steht im Führungszeugnis?

Was ist ein Führungszeugnis genau? Ein Führungszeugnis ist ein Auszug aus dem Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz. Umgangssprachlich hört man häufig auch den Begriff „polizeiliches Führungszeugnis“, was jedoch irreführend ist, da die Polizei Führungszeugnisse weder erstellt noch herausgibt. Und was steht in einem Führungszeugnis?  In dem amtlichen Dokument werden strafrechtliche Verurteilungen durch deutsche Gerichte, Vermerke über Schuldunfähigkeit, bestimmte Verwaltungsentscheidungen und weitere besondere gerichtliche Feststellungen eingetragen. Auch ausländische Verurteilungen gegen deutsche Staatsbürger sowie gegen in Deutschland geborene oder wohnhafte Personen werden vermerkt.

In Deutschland können vier Arten von Führungszeugnissen beantragt werden:

• Das private Führungszeugnis: Sofern keine weiteren Vorstrafen vorliegen, enthält dieses private Führungszeugnis lediglich Verurteilungen, bei denen die Geldstrafe über 90 Tagessätzen liegt bzw. eine Bewährungsstrafe von mehr als drei Monaten verhängt wurde.
• Das behördliche Führungszeugnis: Dieses Führungszeugnis kann, wie der Name schon vermuten lässt, ausschließlich von Behörden angefordert werden (z.B. um sich in einem Strafprozess über eventuelle Vorstrafen des Angeklagten zu informieren). Es enthält deutlich mehr Informationen als das oben genannte private Führungszeugnis, z. B.  den Entzug einer Gewerbeerlaubnis.
• Das europäische Führungszeugnis: Für Staatsangehörige eines anderen EU-Mitgliedsstaates kann ein europäisches Führungszeugnis beantragt werden. Es enthält Nachweise über Verurteilungen, die im Herkunftsland des Betroffenen begangen wurden.
• Das erweiterte Führungszeugnis: Das erweiterte Führungszeugnis darf nur dann verlangt werden, wenn es um die Prüfung der persönlichen Eignung von Personen geht, die in ihrer beruflichen (oder ehrenamtlichen) Tätigkeit mit minderjährigen, pflegebedürftigen oder behinderten Menschen arbeiten würden. Es enthält gegenüber dem privaten Führungszeugnis auch geringfügige Verurteilungen und zudem Verurteilungen, die wegen Verjährung nicht mehr im privaten Führungszeugnis stehen. Bei dieser Art von Führungszeugnis gibt es rechtlich zudem noch einige andere Besonderheiten, z.B. kann es auch von manchen Behörden angefordert werden, wenn der Betroffene der Aufforderung zur Vorlage nicht nachkommt – jedoch nie vom Arbeitgeber selbst. Nur dieses erweiterte Führungszeugnis darf vom Arbeitgeber kopiert werden, um die Erfüllung der gesetzlichen Prüfpflicht nachweisen zu können. Zudem darf dieses Führungszeugnis auch nach der Einstellung in regelmäßigen Abständen erneut vom Arbeitgeber angefordert werden.

Führungszeugnisse und Datenschutz

Laut DSGVO (Art. 10 S. 1) dürfen Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten (Strafdaten) durch Behörden gespeichert werden. Danach ist die Sammlung der Strafdaten erlaubt, soweit ein nationales Gesetz existiert, das für den Schutz dieser Daten hinreichende datenschutzrechtliche Garantien beinhaltet. Das Bundeszentralregistergesetz (BZRG) enthält zudem gleich mehrere Paragrafen, die den Schutz dieser Daten sicherstellen: Die Verarbeitung personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln darf nur von staatlichen Behörden vorgenommen werden.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Umgang mit strafrechtlichen Daten?

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellt klar, dass vom Arbeitgeber nur solche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen, die notwendig sind. In Fällen, in denen der Bewerber nicht verpflichtet ist, ein Führungszeugnis vorzulegen, gibt es bisher keine klare gerichtliche Entscheidung, ob Arbeitgeber ein solches überhaupt verlangen dürfen. Allerdings gehen Juristen davon aus, dass dies nicht erlaubt ist, da Arbeitgeber sonst auch für die Arbeit nicht relevante Straftaten einsehen könnten. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn für die zu besetzende Stelle jegliche strafrechtliche Vorgeschichte relevant ist, z.B. bei Kundenberatern einer Bank, bei der Arbeit mit Kindern oder auch bei Datenschutzbeauftragten.

Sollte ein solcher Sonderfall vorliegen, muss der Arbeitgeber zum Schutz der Daten eines Bewerbers einiges beachten:

• Er muss dafür sorgen, dass die Anzahl der Personen, die Einsicht in das Führungszeugnis erlangen, auf ein Minimum beschränkt ist.
• Er darf nach Einsichtnahme nur dokumentieren, dass der Bewerber ein Führungszeugnis vorgelegt hat und ob arbeitsrelevante Straftaten vermerkt waren. Details dürfen aber nicht vermerkt werden. Eine Ausnahme bildet hier nur das erweiterte Führungszeugnis.
• Sollte es zu keinem Arbeitsvertrag kommen, müssen alle Daten umgehend gelöscht werden.
• Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sind i.d.R. alle Daten des ehemaligen Mitarbeiters innerhalb von 3 Monaten zu löschen.
   

Übrigens: Sollte der Arbeitgeber nach Beginn des Arbeitsverhältnisses von einem Eintrag im Führungszeugnis erfahren, darf dies keine Konsequenzen für den Arbeitnehmer haben, solange sich dieser am Arbeitsplatz nichts zu Schulden kommen lässt. Wenn Herbert also mal wieder alle Kollegen im Büro mit Geschichten aus „seiner wilden Zeit“ nervt und die Chefin mitbekommt, dass er in den 70ern nur in Unterhose, aber mit mehreren illegalen Substanzen im Blut von der Polizei aufgegriffen wurde, darf ihm deswegen nicht gekündigt werden. Wir empfehlen trotzdem nicht, solche Geschichten am Arbeitsplatz herumzuerzählen.