Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber: Datenschutzkonform?

In manch einem Berufsbild ist der Führerschein eine von vielen Grundvoraussetzungen, um während der Arbeitszeit mit einem Fahrzeug mobil zu sein. Der Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis wird dann in der Regel bereits mit der Stellenausschreibung als Anforderung gestellt. Eine Überprüfung des Führerscheins durch den Arbeitgeber scheint dann im Vorstellungsgespräch und späteren Arbeitsverhältnis legitim zu sein. Was die wenigsten wissen ist, dass dem Arbeitgeber kein pauschales Recht zur Führerscheinkontrolle zusteht. Was die gesetzlichen Regelungen genau besagen, grenzen wir im Folgenden für Sie ab.

Wann ist eine betriebliche Führerscheinkontrolle notwendig?

Eine Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber wird regelmäßig Thema, wenn Mitarbeiter in ihrer Dienstzeit und aus beruflichen Gründen ein Pkw führen. Ob die Führerscheinüberprüfung tatsächlich rechtmäßig ist, unterscheidet sich danach, ob es sich um ein Dienstfahrzeug oder Privatfahrzeug handelt: 

Nutzt der Arbeitnehmer ein bereitgestelltes Dienstfahrzeug, dann darf der Arbeitgeber den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis prüfen. Das hat gleich mehrere Gründe: Gemäß § 21 StVG kann der Halter des Fahrzeuges mit einer Haftstrafe oder auch Geldstrafe belangt werden, wenn er jemanden das Fahrzeug führen lässt, der nicht im Besitz einer Fahrerlaubnis ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug einem Mitarbeiter persönlich zur Verfügung steht oder es sich um die Nutzung eines Fahrzeugpools handelt. In jedem Fall ist der Arbeitgeber der Fahrzeughalter. Weiterhin kann auch die Haftpflichtversicherung im Falle eines Unfalls die Übernahme des Schadens verweigern, was ein finanzielles Risiko für den Arbeitgeber in sich birgt.

Eine betriebliche Kontrolle des Führerscheins ist durch den Arbeitgeber somit zulässig, wenn er sich als offiziell verantwortliche Person strafbar machen kann.

Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber: Gesetzliche Grundlage

Die gesetzliche Grundlage für eine Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber ergibt sich im weitesten Sinne aus der Straßenverkehrsordnung. Ist der Halter des Fahrzeuges ganz klar der Arbeitgeber, so steht ihm das Recht zu, sich mit geeigneten Mitteln vor den Folgen von Verstößen und Schäden zu schützen. Eine Kontrolle des Führerscheins bezieht regelmäßig personenbezogene Daten mit ein. Für die Erfassung und das Verwahren gelten entsprechend die Regelungen  der DSGVO. Wie oft die erneute Führerscheinkontrolle im Betrieb durchgeführt werden sollte, wird rechtlich nicht festgeschrieben. 

Darf der Arbeitgeber eine Kopie des Führerscheins anfertigen?

Gehen wir davon aus, dass die gesetzliche Grundlage für eine Führerscheinkontrolle besteht. Damit Sie sich als Arbeitgeber vor rechtlichen Belangen absichern, benötigen Sie Belege, die die Durchführung der Führerscheinkontrolle nachweisen. Diese sollten die Gültigkeit für das Führen des entsprechenden Fahrzeuges eindeutig bestätigen. Zu einer Führerscheinkopie sind Arbeitgeber generell nicht verpflichtet. Vielmehr ist eine Kopie ein zweckmäßiges Mittel, welches sich auf § 26 BDSG stützt, sofern Sie das Erstellen einer Kopie zur regelmäßigen Nachweisführung festgelegt haben. 

Die Kontrolle des Führerscheins können Sie bestenfalls durch ein Formular protokollieren und reduzieren damit die Datenerfassung auf ein erforderliches Minimum. Dort wird lediglich die Gültigkeit des Führerscheins bestätigt. Verwenden Sie eine rechtssichere Standardvorlage, können Sie das Formular immer wieder heranziehen. So sorgen Sie für eine einheitliche Dokumentation, die einen schnellen Überblick ermöglicht.

Was ist bei elektronischen Führerscheinkontrollen vom Arbeitgeber zu beachten?

Bei einer großen Anzahl an Mitarbeitern, die mit Dienstfahrzeugen unterwegs sind, kann die Führerscheinüberprüfung zu einer zeitraubenden Tätigkeit werden. Inmitten der Digitalisierung sind aber auch für dieses Szenario bereits effektive Lösungen verfügbar. Eine elektronische Führerscheinkontrolle zum Beispiel baut auf einem System auf, welches automatisch an die Prüfintervalle erinnert und die Ergebnisse abspeichert. Natürlich ergeben sich auch bei elektronischen Führerscheinkontrollen eine Reihe an Fragen hinsichtlich des Datenschutzes. Daher sollte unter anderem auf folgende Punkte geachtet werden:

• Erfassen Sie nur wirklich notwendige Daten, die zweckmäßig sind, um Sie als Arbeitgeber vor Haftungsfragen zu schützen.
• Sorgen Sie für eine datenschutzkonforme Erfassung und Verarbeitung und setzen Sie am besten auf ein System mit SSL-Verschlüsselung.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend über das neue System zur elektronischen Führerscheinkontrolle und holen Sie eine Einwilligung über die Speicherung der Daten ein.

Die Führerscheinkontrolle ist unter bestimmten Aspekten rechtlich erforderlich, um die Haftung des Arbeitgebers für mögliche Schäden und Verstöße zu reduzieren. Die Belege für eine Absicherung hierfür haben jedoch stets mit der Erfassung personenbezogener Daten zu tun.