Muster: Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

Warum ist es wichtig, Mitarbeiter über Datenschutz zu informieren?

Arbeitgeber müssen Bewerber und Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Datenerhebung gemäß Artikel 13 der DSGVO informieren. Weitere Vorgaben zur Art und Weise der Information von Kandidaten und Mitarbeitern enthält Artikel 12 der DSGVO. Informationspflichten spielen eine zentrale Rolle in der DSGVO und sind im angemessenen gesetzlichen Umfang einzuhalten.

Verstoßen Unternehmen gegen diese gesetzlichen Vorgaben, können nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO Bußgelder bis zur Höhe von vier Prozent des jeweils gesamten weltweiten Jahresumsatzes anfallen.

Gibt es kostenlose Muster zur Datenschutzerkärung für Mitarbeiter?

Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Vorlagen. Ein schriftlicher Informationsfluss ist grundsätzlich zu empfehlen. Allerdings ist es wichtig, ein sicheres und geprüftes Muster zu verwenden. Wir bieten Ihnen ein passendes Muster für die datenschutzkonforme Information Ihrer Mitarbeiter an. Dieses dient als Vorlage und kann mit minimalen Anpassungen optimal z. B. als separates Informationsblatt ausgehändigt oder an Arbeitsverträge angehängt werden. So erfüllen Sie ganz einfach Ihre Informationspflichten nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO.

Was beinhaltet die Vorlage zur Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer?

Mitarbeiter sind grundsätzlich über die eigenen Rechte zu unterrichten, sowie in welchem Umfang und warum Daten verarbeitet werden. Um Unternehmen die Datenschutzinformationspflicht zu erleichtern, enthält das Muster für die Datenschutzvereinbarung für Arbeitnehmer folgende Inhalte, nach denen Sie sich richten können:

• Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes
• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Kategorien personenbezogener Daten
• Quellen der Daten
• Empfänger der Daten
• Übermittlung in ein Drittland
• Dauer der Datenspeicherung
• Rechte der Mitarbeiter
• Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
• Automatisierte Entscheidungsfindung

FAQs zu Datenschutzinformation für Mitarbeiter

Wann muss ich meine Mitarbeiter über die Datenverarbeitung informieren?

Bewerber, Kandidaten und Mitarbeiter sind unmittelbar zum Zeitpunkt der Datenerhebung in Kenntnis zu setzen. So sollten z. B. Bewerber schon bei der Eingabe ihrer personenbezogenen Daten in Bewerbungsportalen über die Datenverarbeitung unterrichtet werden. Werden Bewerber übernommen, müssen diese als Mitarbeiter dann über die neue Datenverarbeitung informiert werden. Über die Datenerhebung, die normalerweise während des Onboarding-Prozesses erfolgt, werden Arbeitnehmer typischerweise parallel zum Arbeitsvertrag aufgeklärt.

Welche Punkte muss ich in der Datenschutzbelehrung für Arbeitnehmer einfügen?

Die Informationen zur Verarbeitung sind vorgeschrieben und können im Art. 13 DSGVO gefunden werden. Generell müssen für jede Verarbeitungstätigkeit genaue Angaben gemacht werden. Dazu gehören die Kontaktdaten des Verantwortlichen und die des bestellten Datenschutzbeauftragten. Zudem sind der Zweck, die Dauer und gegebenenfalls ein berechtigtes Interesse zwingend im Datenschutzinformationsschreiben einzufügen.