Großes Update: Asset Hub erscheint für Datenschutzsoftware Proliance 360

Florian Müller, Head of Product & Technology bei Proliance erklärt das neue Feature im Interview.

Proliance: Hallo Florian und vielen Dank für Deine Zeit. Bevor wir uns jetzt dem wirklich starken Thema Asset Hub widmen, erzähl uns allen doch bitte kurz etwas zu Dir. Wer bist Du, was machst Du bei Proliance und warum erzählst Du uns heute etwas zum Asset Hub?

Florian Müller: Vielen Dank. Mein Name ist Florian Müller, ich bin jetzt seit etwas mehr als zwei Jahren bei Proliance in der Rolle des Head of Product and Technology tätig. In dieser Rolle verantworte ich unser gesamtes Produkt-Portfolio die Produktentwicklung aber auch insbesondere unsere Compliance-Plattform Proliance 360. Das startet mit der Konzeption und geht natürlich dann auch bis zur technischen Umsetzung.

Neues Feature Asset Hub kommt im ersten Quartal 2025

Proliance: Das heißt, du hast wirklich den besten Rundumblick und bis darum wahrscheinlich auch genau der perfekte Mensch, der uns was zum Asset Hub erzählen kann. Das ist das neue Feature auf der Plattform Proliance 360, das unseren Kunden in Kürze zur Verfügung stehen wird. Kannst du uns kurz erklären, was es damit auf sich hat?

Florian Müller: Natürlich, sehr gern. Der Asset Hub ist unser neues, zentrales Modul, in dem unsere Kunden die in ihren Unternehmen eingesetzte Software, die beteiligten Drittparteien – also Datenempfänger im datenschutzrechtlichen Sinn – Datenspeicher aber auch ihre Webseiten und Kunden pflegen können. Das ist eine zentrale Stelle, sehr übersichtlich und einfach zu handhaben. Dort bekommt man den idealen Überblick, welche Tools man eigentlich im Unternehmen einsetzt, wer genau eigentlich die eigenen Vertragspartner sind und wo werden eigentlich genau welche Daten verarbeitet? In welche Länder gehen diese Daten? Wie sehen meine Verträge dazu aus?

„Proliance 360 bietet im Asset Hub den idealen Überblick, welche Tools man nutzt und wo genau welche Daten verarbeitet werden.“

Diese Daten stehen zentral an einem Ort zur Verfügung und somit hat man jederzeit den vollen Blick darauf. Darüber hinaus haben wir auch die Möglichkeit jetzt im Asset Hub direkt zu kollaborieren. Sowohl unsere Kunden mit uns als auch Mitarbeiter des Kunden untereinander. Das ist Gold wert, wenn ein Mitarbeiter etwa in einer Vertragsbeziehung nicht den Rundumblick hat. Dann kann er sich über den Asset Hub auch einfach direkt Hilfe von seinen Kolleginnen und Kollegen holen, das Element teilen und um Informationen bitten.

Proliance: Sprich, das Feature löst eigentlich die größte Anforderung von Nutzern an eine Software und macht Prozesse einfacher, schneller und transparenter, oder?

Florian Müller: Absolut! Zusätzlich versuchen wir, es unseren Kunden noch einen Schritt einfacher zu machen durch unsere Proliance Datenbank. Dort haben wir bereits über 300 Unternehmen und Softwareprodukte vorerfasst und bewertet. Die können über simple Klicks ausgewählt werden und in die persönliche Dokumentation übernommen werden. Das heißt, dass die Kunden dort spezifische Hilfestellungen vorausgefüllt bekommen und das Ganze gar nicht mehr manuell ausfüllen müssen.

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Der Asset Hub verspricht enorme Zeitersparnis und Transparenz

Proliance: An der Stelle muss ich als Kunde gar nichts mehr selbst machen? Mehr Zeit kann man nicht sparen.

Florian Müller: Die Kunden müssen nur den Eintrag aus der Datenbank wählen, überprüfen, ob es passt und ob ich den Dienstleister oder die Software auch wirklich genau für das einsetze, für das wir ihn vorgedacht haben – auswählen, durchlesen, abschicken, fertig. Und das Beste daran ist, dass wir uns um die „lästigen Dinge“ kümmern. Kontaktdaten, Datenschutzbeauftragter und solche Daten. Wir halten diese Daten für unsere Kunden immer up to date.

Proliance: Immer up to Date? Okay, das ist das ist ja auch nochmal eine enorme Zeitersparnis. Aber kommen wir mal zu einer anderen Frage für die Kunden von Proliance, die die Plattform schon sehr gut kennen. Wie fügt sich dieser Asset Hub denn jetzt eigentlich in die bestehende Plattform ein? Du hast eben mal das das Wort „Modul“ benutzt. Ist das jetzt ein weiteres Modul oder ist das die Erweiterung einer Kernfunktion? Wie hat man sich das als User vorzustellen?

„Unsere Kunden können in der Dokumentation nahtlos an der Stelle weiterarbeiten, wo sie zuvor aufgehört haben.“

Florian Müller: Letztlich ersetzt der Asset Hub die Funktion, die in der Vergangenheit in der Plattform unter dem Namen Systeme bekannt war. Systeme werden jetzt zu Assets. Im Rahmen der Neueinführung werden wir die Daten unserer Kunden entsprechend anreichern und alles übernehmen, was unsere Kunden selbst schon gemacht haben. Sie können also nahtlos dort weitermachen, wo sie zuvor aufgehört haben in der Datenschutzdokumentation.

Wir sind aber in Sachen Usability und beim Interface einen ganz großen Schritt in die Zukunft gegangen und sind da auch sehr stolz drauf. Das heißt wir haben dort jetzt eine neue Evolution unseres Nutzerinterface. Das basiert auch in einem wesentlichen Teil auf dem Feedback unserer Kunden, das wir ernst nehmen und auf das wir in ganz vielen Fällen gehört haben. Wir haben da einfach auch sehr genau geschaut, womit unsere Kunden gut klarkommen und wo es in der Vergangenheit Probleme oder Herausforderungen gab. Das größte Thema waren die Punkte Transparenz und Übersichtlichkeit.

Man muss sich nicht mehr durch zehn Unter-Dialoge durchklicken und nach Informationen suchen. Unser Ansatz ist es, dass wir alle Informationen auf einer Ebene übersichtlich darstellen. Wir wollen den Nutzern die Möglichkeit geben, über unsere neue Sidebar die von der Seite reinkommt, Informationen direkt an Ort und Stelle anzupassen, einzusehen und Hilfestellung dazu zu bekommen.

Proliance 360 2.0 – das bietet die Plattform jetzt und in Zukunft

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Proliance: Du sprichst da ein sehr interessantes Thema an. Wo wollen wir hin mit der Plattform? Du hast gerade die die Begriffe Zukunft und Evolution benutzt. Ist das ein erster Schritt oder was hat man sich darunter vorzustellen?

Florian Müller: Das ist der erste Baustein unserer Initiative Proliance 360 2.0, mit der wir das ganze Thema weiter in die Zukunft denken. Die Plattform und der Plattform-Gedanke haben einen hohen strategischen Wert für uns und wir wollen das gerne weiter mit unseren Kunden für unsere Kunden ausbauen. Das wird heißen, dass wir in den kommenden Monaten und Quartalen noch einiges an Weiterentwicklungen sehen werden und auch andere bestehende Module auch entsprechend weiterentwickeln werden.

Unser erklärtes Ziel ist es, unseren Kunden sowohl Datenschutz als auch Informationssicherheit aus einer Hand anzubieten und das letztendlich dann auch auf unserer Compliance Plattform Proliance 360 zu vereinen. Für die Kunden soll das ein einfacher, nahtloser Übergang sein, so dass sie keine Daten mehr doppelt pflegen müssen sondern für sich als Unternehmen so einfach und effizient wie möglich ein einheitliches Compliance Framework aufbauen können.

Sie sollen so einfach wie möglich den Datenschutz berücksichtigen, also den Schutz von personenbezogenen Daten und auf der anderen Seite die Informationssicherheit im Blick behalten und sich schützen.

Datenschutz und Informationssicherheit auf einer Plattform aus einer Hand

Proliance: Was muss ich als bestehender Kunde von Proliance und Nutzer von Proliance 360 denn jetzt eigentlich tun? Muss ich jetzt irgendwas unternehmen, um an der neuen, einfachen Welt des Asset Hub teilnehmen zu können?

Florian Müller: Wir werden den Asset Hub im Lauf des Q1 ausrollen und Webinare und Informationen dazu anbieten. Wir lassen die Kunden nicht allein, sondern nehmen sie quasi an der Hand und erklären die Änderungen genau. Da wird es dann vor allem darum gehen, dass die Einträge von den Kunden nochmal gründlich geprüft werden und ähnliche Dinge.

Proliance: In solchen Runden finden sich dann immer viele Leute, die sagen „Oh Mensch, das ist ja einfach und prima. Das spart mir Zeit, das spart mir Ressourcen.“ Es gibt aber auch immer Menschen, die dann sagen „Ach Mensch, ich mag Veränderungen nicht so“. Wie überzeugst du die letztgenannte Gruppe?

„Unsere Kunden sparen mit dem Asset Hub beim Thema Prüfung und Dokumentation unfassbar viel Arbeit.“

Florian Müller: Zeitersparnis und Transparenz sind an dieser Stelle große Vorteile. Mit der Datenbank kann ich alles in diesem Bereich in der Software dokumentieren. Als Datenschutzmanager werde ich in die Lage versetzt, ganz genau zu wissen, welche Tools wo eingesetzt werden. Außerdem kann ich das alles nachhaltig dokumentieren. Das erspart mir beim Thema „Prüfung und Dokumentation“ unfassbar viel Arbeit.

Proliance: Werden wir zum Abschluss märchenhaft. Heute Nacht erscheint Dir eine gute Fee und sagt: „Florian du hast einem Wunsch zu Proliance 360 frei“. Was wäre der Wunsch, den du ganz persönlich für die Plattform der Zukunft hast?

Florian Müller: (lacht) Ich glaube, mein Ziel mit der Plattform für die Zukunft ist, dass sie Unternehmen unterstützt, den Überblick zu behalten, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Datenschutz und Compliance nicht als Laster zu sehen, sondern als Enabler.

Die beiden Themen sollen mit der Plattform eine Absicherung sein, ein Airbag oder eine Schutzweste für Unternehmen. Proliance 360 soll die Menschen in den Unternehmen an die Hand nehmen und ihnen helfen und Mehrwert bieten, um sie durch diesen Dschungel zu navigieren.

Proliance: Vielen Dank für das Gespräch.

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Das Interview mit Florian Müller führte Stefan Matern