Die 7 Grundsätze der DSGVO

Die DSGVO hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen, grundlegend verändert. Sie hat den Datenschutz in den Mittelpunkt der Unternehmenspolitik gerückt. Trotz der Herausforderungen, die die Einhaltung der DSGVO mit sich bringt, bietet sie auch Chancen, indem sie den Standard für Datenschutz erhöht und somit das Vertrauen in digitale Geschäftsmodelle stärkt. Was genau sind aber die 7 Grundsätze der DSGVO?

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz

Der erste Grundsatz der DSGVO stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur auf einer rechtlichen Grundlage erfolgen darf. Dies bedeutet, dass Unternehmen eine klare und nachvollziehbare Grundlage benötigen, um Daten zu erheben, zu speichern oder zu verarbeiten. Die DSGVO definiert mehrere rechtliche Grundlagen, wie etwa die Einwilligung des Betroffenen, die Erfüllung eines Vertrages, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, den Schutz lebenswichtiger Interessen oder die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt.

Transparenz ist ein weiterer entscheidender Aspekt dieses Grundsatzes der DSGVO. Unternehmen müssen offenlegen, wie und warum sie Daten verarbeiten. Dies wird durch detaillierte Datenschutzerklärungen erreicht, die den Kunden klar und verständlich informieren. Eine transparente Kommunikation schafft Vertrauen und stellt sicher, dass die Kunden wissen, wie ihre Daten verwendet werden, welche Rechte sie haben und wie sie diese Rechte ausüben können.

• Unternehmen dürfen Daten nur auf rechtlicher Grundlage verarbeiten.
• Transparentes Handeln stärkt das Vertrauen der Kunden.
• Klare Datenschutzerklärungen und die Offenlegung der Datenverarbeitungsprozesse sind unerlässlich.

Zweckbindung

Der Grundsatz der Zweckbindung nach DSGVO besagt, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden dürfen. Diese Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, die nicht mit dem ursprünglichen Zweck übereinstimmen. Beispielsweise dürfen E-Mail-Adressen, die für den Versand eines Newsletters gesammelt wurden, nicht ohne weiteres für Marketingaktionen genutzt werden, wenn dies nicht ausdrücklich in der Datenschutzerklärung festgelegt wurde.

Die Zweckbindung schützt die Daten vor Missbrauch und stellt sicher, dass die Nutzung der Daten im Einklang mit den Erwartungen der Betroffenen erfolgt. Unternehmen sollten daher klare Richtlinien und Verfahren festlegen, um sicherzustellen, dass Daten nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden und dass jede zusätzliche Nutzung der Daten nur nach erneuter Zustimmung des Betroffenen erfolgen kann.

• Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
• Eine Nutzung der Daten darüber hinaus ist unzulässig.
• Ein Beispiel wäre die Erhebung von E-Mail-Adressen für den Versand eines Newsletters, die nicht ohne weiteres für Marketingaktionen genutzt werden dürfen.

Datenminimierung

Der Grundsatz der Datenminimierung fordert, dass Unternehmen nur die Daten erheben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Das bedeutet, dass Unternehmen keine überflüssigen oder unnötigen Daten sammeln sollten. Eine regelmäßige Überprüfung der gesammelten Daten sowie deren Relevanz für die jeweiligen Zwecke ist notwendig, um sicherzustellen, dass nur die notwendigen Informationen gespeichert werden. Die Datenminimierung als Grundsatz der DSGVO kann durch verschiedene Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehört das Setzen von klaren Kriterien für die Datenerhebung und -verarbeitung sowie die regelmäßige Bereinigung von Datensätzen. Durch die Begrenzung der gesammelten Daten auf das Notwendige können Unternehmen nicht nur die Datenschutzanforderungen erfüllen, sondern auch die Effizienz ihrer Datenverarbeitungsprozesse verbessern.

• Nur die Daten sollen erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind.
• Praktische Maßnahmen umfassen die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Datensätze, auch um unnötige Daten zu löschen.

Richtigkeit der Daten

Die Richtigkeit der Daten ist ein wesentlicher Grundsatz der DSGVO. Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein. Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass die Daten, die sie verarbeiten, korrekt sind und regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen.

Dazu gehören regelmäßige Datenüberprüfungen, die Implementierung von Mechanismen zur Korrektur von Fehlern und die Nutzung moderner Technologien, die bei der Identifizierung und Korrektur von Ungenauigkeiten helfen können. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass die Datenbasis eines Unternehmens zuverlässig bleibt und die Integrität der Informationen gewahrt wird - ein wichtiger DSGVO-Grundsatz.

• Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein.
• Unternehmen sind verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten.
• Das kann durch Überprüfungen und Korrekturen geschehen, auch unter Einsatz von Technologien.

Speicherbegrenzung

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung besagt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck, für den sie verarbeitet werden, notwendig ist. Unternehmen müssen klare Löschfristen festlegen und sicherstellen, dass Daten nach Ablauf dieser Fristen gelöscht oder anonymisiert werden. Die Einhaltung dieses Grundsatzes der DSGVO erfordert eine sorgfältige Planung und Dokumentation. Unternehmen sollten Richtlinien für die Speicherung und Löschung von Daten entwickeln und regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass die Datenmanagementpraktiken den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Diese Praxis hilft nicht nur, den Datenschutz zu gewährleisten, sondern reduziert auch das Risiko von Datenpannen und möglichen rechtlichen Konsequenzen.

• Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck, für den sie verarbeitet werden, notwendig ist.
• Unternehmen müssen klare Löschfristen definieren und implementieren.

Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit der Verarbeitung)

Einer der wichtigsten Grundsätze der DSGVO ist: Die Sicherheit der Datenverarbeitung ist von höchster Bedeutung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu schützen. Unternehmen sind aufgrund der DSGVO-Grundsätze verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung geschützt sind. Zu den Maßnahmen gehören die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien, regelmäßigen Sicherheitsupdates, Zugriffskontrollen und Schulungen für Mitarbeiter zum Thema Datenschutz. Durch diese Sicherheitsvorkehrungen können Unternehmen das Risiko von Datenpannen minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden in den Schutz ihrer Daten stärken.

• Die Sicherheit der Datenverarbeitung ist von höchster Bedeutung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu schützen.
• Technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffskontrollen sind notwendig, um Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.

Rechenschaftspflicht

Der Grundsatz der Rechenschaftspflicht erfordert, dass Unternehmen jederzeit in der Lage sind, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Dies umfasst die umfassende Dokumentation aller Datenverarbeitungsaktivitäten, regelmäßige Überprüfungen und Audits sowie die Implementierung von Prozessen zur kontinuierlichen Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Um die Rechenschaftspflicht zu erfüllen, sollten Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen und Datenschutz-Folgeabschätzungen durchführen.

Die Dokumentation und die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen helfen nicht nur dabei, die Einhaltung der DSGVO-Grundsätze sicherzustellen, sondern auch mögliche Schwachstellen in den Datenschutzpraktiken zu identifizieren und zu beheben.

• Unternehmen müssen jederzeit in der Lage sein, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.
• Dies erfordert umfassende Dokumentationen der Datenverarbeitungsprozesse und regelmäßige Überprüfungen und Audits.
• Maßnahmen zur Demonstration der Einhaltung umfassen die Benennung eines Datenschutzbeauftragten und die Durchführung von Datenschutz-Folgeabschätzungen.

Wie die DSGVO-Grundsätze Unternehmen beeinflussen

Unternehmen müssen grundsätzlich sicherstellen, dass sie die Anforderungen der DSGVO-Grundsätze erfüllen. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, die Dokumentation aller Datenverarbeitungsaktivitäten und die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten kosten Zeit und Ressourcen. Der erhöhte Aufwand und die strengen Reglementierungen bei der Verarbeitung von Daten haben dazu geführt, dass viele Menschen in Deutschland das Thema Datenschutz als Hindernis wahrnehmen oder als „störendes“ Thema, das man gern „vom Tisch“ haben möchte.

Vorteile bei Befolgung der Grundsätze der DSGVO

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bieten sich allerdings auch viele Vorteile, um sich von Mitbewerbern abzuheben.

• Erhöhtes Kundenvertrauen durch die Einhaltung der DSGVO.
• Minimiertes Risiko von Rechtsstreitigkeiten durch einheitliche Regelungen in der EU.
• Verbesserte Datenhygiene, da Daten und Prozesse regelmäßig überprüft werden.
• Eine erhöhte Transparenz führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit.
• Effiziente Prozesse auf Basis der DSGVO führen langfristig zu Kosteneinsparungen.
• Das Risiko von Datenpannen wird deutlich reduziert und dadurch das Risiko finanzieller Einbußen oder das Risiko von Imageschäden.
• Die Notwendigkeit, Grundprinzipien des Datenschutzes zu integrieren kann dazu anregen, innovative Lösungen zu entwickeln.
• Die Förderung oder Stärkung einer umfassenden Compliance-Kultur innerhalb eines Unternehmens.
   

Fazit

Für Entscheider in mittelständischen Unternehmen ist es essenziell, die Grundsätze der DSGVO nicht nur zu verstehen, sondern aktiv in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden, reduziert Risiken und trägt zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens bei. Nutzen Sie die aufgeführten Links, um sich weiter zu informieren und konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen zu ergreifen.

Bleiben Sie datenschutzkonform und sichern Sie sich den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Wir unterstützen Sie gern dabei mit Deutschlands größten Teams aus TÜV- und DEKRA-zertifizierten Expertinnen und Experten.