Beschäftigtendatenschutz: Alle Fakten zu Datenschutz am Arbeitsplatz

Unternehmen müssen die Daten ihrer Beschäftigten schützen, doch konkrete Regeln dafür fehlen bislang. Aktuell finden sich die Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wieder, die jedoch teilweise die immer komplexer werdende Arbeitswelt und die technologischen Entwicklungen in Unternehmen nur schwer widerspiegeln können. Was bisher gilt und warum der Beschäftigtendatenschutz verbessert werden muss, fassen wir im Folgenden zusammen. 

Was versteht man unter Beschäftigtendatenschutz?

Mit dem Begriff Beschäftigtendatenschutz – man spricht auch von Arbeitnehmerdatenschutz, Mitarbeiterdatenschutz oder Betriebsdatenschutz – verbindet man vorwiegend den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und speziell das Recht auf informationelle Selbstbestimmung von Beschäftigten im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses.

Erste Ansätze zu einem geregelten Datenschutz in Unternehmen bzw. Arbeitnehmerdatenschutz gab es bereits Mitte der 1980er Jahre. Zwischenzeitlich musste der Mitarbeiterdatenschutz immer wieder den neuen technischen Möglichkeiten angepasst werden und ist nun überwiegend im BDSG geregelt. 

Das Thema Datenschutz ist insbesondere im Hinblick auf die neue Mobilität im Arbeitsleben und den Schutz betrieblicher Daten hochaktuell – das gilt nicht nur für Unternehmen, die sehr häufig mit vielen Arbeitnehmern zu tun haben, wie es etwa bei Personalberatungen der Fall ist, sondern für alle Arbeitgeber in Deutschland.

Gibt es in Deutschland ein Gesetz für den Beschäftigtendatenschutz? 

Ein eigenes Gesetz für den Beschäftigtendatenschutz existiert in Deutschland bisher nicht. Allerdings gab es in den letzten Jahren immer wieder Bemühungen, den Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsleben in einem speziellen Gesetz zu regeln. Aktuell wird es erneut diskutiert:

• Zum einen hatte der Europäische Gerichtshof Ende März 2023 (Az. C-34/21) festgestellt, dass die Regelungen für den Beschäftigtendatenschutz hierzulande teilweise nicht konkret genug sind. 
• Zum anderen gibt es immer wieder Streit, wenn es um den Datenschutz am Arbeitsplatz geht. So hatte das Verwaltungsgericht Hannover im Februar 2023 (Az. 10 A 6199/20) entschieden, dass der E-Commerce-Konzern Amazon seine Beschäftigten in Logistikzentren per Handscanner überwachen darf, da dieses Vorgehen datenschutzrechtlich im überwiegenden berechtigten Interesse von Amazon liegt.

Unter anderem deshalb erarbeitet die Regierung derzeit einen Entwurf für ein spezielles Datenschutzgesetz für Beschäftigte.

‍‍Beschäftigtendatenschutzgesetz– aktueller Stand der Diskussion

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Aktuell befindet sich das geplante Beschäftigtendatenschutzgesetz in einer entscheidenden Phase, in der es darum geht, klare Regelungen für den Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmer zu schaffen. Die Bundesregierung plant, den Beschäftigtendatenschutz umfassend zu stärken und insbesondere den Schutz vor übermäßiger Überwachung am Arbeitsplatz zu verbessern. Ein zentrales Anliegen der Regierung ist es, den Datenschutz der Beschäftigten an neue technologische Herausforderungen anzupassen, die durch KI-gestützte Überwachungssysteme und digitale Kommunikationstools entstehen.

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil und Bundesinnenministerin Nancy Faeser treiben die Debatte um das Beschäftigtendatenschutzgesetz voran und haben erste Maßnahmen angekündigt. Heil betont die Notwendigkeit klarer gesetzlicher Rahmenbedingungen, die Arbeitnehmer vor unzulässigen Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber schützen sollen. Insbesondere sollen laut Entwurf strengere Grenzen für Videoüberwachungen und die Ortung von Mitarbeiter am Arbeitsplatz eingeführt werden. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass es „überwachungsfreie Räume“ gibt, in denen sich Beschäftigte ohne Angst vor Kontrolle aufhalten können.

Ein weiterer zentraler Aspekt des Gesetzes ist die Einwilligungspflicht für Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen: Die Bundesregierung möchte die Freiwilligkeit der Einwilligung stärker betonen und Arbeitnehmer schützen, die sich aufgrund des Machtgefälles zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einer schwierigen Position befinden. Neben den geplanten Maßnahmen zur Überwachung sollen auch Regelungen für die Nutzung von KI-gestützten Systemen im Arbeitsumfeld geschaffen werden, um sicherzustellen, dass diese Systeme nicht in unzulässiger Weise zur Leistungsüberwachung genutzt werden können. Heil und Faeser setzen sich in diesem Zusammenhang für transparente und faire Algorithmen ein, die die Privatsphäre der Beschäftigten respektieren.

In den Medien wird aktuell intensiv über die Fortschritte und Herausforderungen des Gesetzesentwurfs diskutiert. Datenschützer begrüßen die geplanten Maßnahmen, sehen jedoch noch Diskussionsbedarf bei der detaillierten Ausgestaltung und bei spezifischen Regelungen zur Verarbeitung privater Daten auf dienstlichen Geräten. Kritiker befürchten, dass die neuen Vorschriften zu bürokratischen Hürden führen könnten, die vor allem kleine und mittelständische Unternehmen belasten könnten. Die Bundesregierung plant jedoch, den Entwurf noch 2024 abzuschließen, um Unternehmen und Beschäftigten bald eine klare Rechtsgrundlage für den Umgang mit Arbeitnehmerdaten zu geben.

Welche Grundsätze gelten bisher im Arbeitnehmerdatenschutz?

Arbeitnehmerdatenschutz lässt sich prinzipiell in drei Bereiche aufteilen, die sich teilweise überlappen. Die folgenden drei Punkte gehören dabei zu den fehleranfälligsten:

• Erstens geht es um die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber.
• Zweitens beschäftigen sich Gerichte, Behörden und Rechtsexperten immer wieder mit dem Thema Datenschutz im Zusammenhang mit Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen, die Arbeitgeber gegenüber ihren Beschäftigten ausüben, um betriebliche Belange zu schützen.
• Drittens berührt der Arbeitnehmerdatenschutz auch den betrieblichen Datenschutz nach außen, bei dem es vor allem um die Wahrung betrieblicher Geheimnisse geht.

Typische Stichworte beim Thema Kontrollen am Arbeitsplatz sind etwa Telefonnutzung, E-Mail-Verkehr, Internetzugang, Videoüberwachung und die Nutzung geschäftlicher Geräte im privaten Bereich – diese Themen werden wir gegen Ende des Artikels beleuchten.

Dreh- und Angelpunkt im Arbeitnehmerdatenschutz sowohl für den Umgang mit personenbezogenen Daten als auch für entsprechende Kontrollmaßnahmen ist stets eine entsprechende Rechtsgrundlage, die Arbeitgebern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Beschäftigten erlaubt. 

Gerade, wenn es um Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen geht, fehlen solche klaren Rechtsgrundlagen oder Vereinbarungen jedoch häufig. Das führt oft zu ernsthaften Konflikten im Arbeitsverhältnis und zu arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen oder datenschutzrechtlichen Bußgeldverfahren.

Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz

Das BDSG greift in § 26 BDSG den Grundsatz des § 32 BDSG (alt) auf, nach dem die Verarbeitung von personenbezogenen Beschäftigungsdaten unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt ist. Insbesondere dürfen personenbezogene Beschäftigungsdaten erhoben und verarbeitet werden, wenn dies 

• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, 
• in einem Bewerbungsverfahren für einen Arbeitsplatz oder 
• für die Durchführung, beziehungsweise die Beendigung des Arbeitsverhältnisses 

notwendig ist.

Das BDSG schafft Klarheit über die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung personenbezogener Arbeitnehmerdaten, weil auch explizit Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen gültige Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sein können. Dabei ist bei allen Vereinbarungen und Verträgen das Spannungsverhältnis zwischen den Grundrechten und Persönlichkeitsrechten von Arbeitnehmenden gegenüber den entsprechenden Interessen des Arbeitgebers zu beachten.

Das BDSG beinhaltet ein Schriftformerfordernis für die Einwilligungserklärung von Arbeitnehmern zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, um dem Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden Rechnung zu tragen. Damit geht es sogar teilweise über die Anforderungen der DSGVO hinaus. Wie alle Betroffenen profitieren Angestellte von zusätzlichen Informationspflichten des datenverarbeitenden Arbeitgebers im Hinblick auf Art. 13 und Art. 14 DSGVO sowie vom Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO.

Was regelt der Beschäftigtendatenschutz?

Der Beschäftigtendatenschutz fasst wichtige Regelungen zusammen, die sich auf personenbezogene Arbeitnehmerdaten und deren Verarbeitung und Speicherung beziehen. Allerdings existiert kein konkretes Beschäftigtendatenschutzgesetz. Die Regelungen finden sich stattdessen im BDSG und der DSGVO. 

Arbeitnehmerdaten dürfen nur unter folgenden Gesichtspunkten erhoben werden:

• Es gibt eine konkrete gesetzliche Rechtsgrundlage.
• Es ist eine Zweckbindung gegeben.
• Es werden Betroffenenrechte wie Recht auf Löschung, Auskunft, Berichtigung und Widerruf gewährleistet.
• Auch besondere personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nach einer Einwilligung der Arbeitnehmer:innen verarbeitet und gespeichert werden. 

Datenschutzinformation für Beschäftigte – Pflichten des Arbeitgebers zur Informationsweitergabe

Arbeitgeber sind verpflichtet, Beschäftigte umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Datenschutzinformation für Beschäftigte ist essenziell, um Transparenz zu gewährleisten und das Vertrauen der Mitarbeitenden in den datenschutzkonformen Umgang mit ihren Daten zu stärken. Gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO müssen Arbeitgeber den Beschäftigten genaue Auskunft über die Arten der erhobenen Daten und deren Zweck sowie die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung geben. Dies umfasst insbesondere personenbezogene Informationen wie Kontaktdaten, Leistungs- und Verhaltensdaten sowie Daten, die zur Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Organisation von Arbeitsabläufen erforderlich sind. Zusätzlich sind sensible Daten – beispielsweise Gesundheitsdaten im Krankheitsfall oder Daten zur Religionszugehörigkeit (etwa für steuerliche Zwecke) – besonders schutzbedürftig und dürfen nur unter strikten Bedingungen verarbeitet werden.

Im Rahmen der Datenschutzinformation müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden erklären, wie und von wem die Daten verarbeitet werden, ob Dritte Zugriff auf die Daten haben, und für wie lange die Daten gespeichert werden. Ebenfalls sind Informationen über die Rechte der Beschäftigten, wie das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung und Löschung sowie das Widerspruchsrecht, verpflichtend bereitzustellen. Datenschutzinformationen sollten regelmäßig aktualisiert und leicht zugänglich gemacht werden, damit Beschäftigte stets über den Umgang mit ihren Daten informiert sind. Die Datenschutzbeauftragten im Unternehmen spielen hierbei eine zentrale Rolle, da sie sicherstellen, dass die Datenschutzinformation für Beschäftigte den gesetzlichen Vorgaben entspricht und den Schutz der persönlichen Daten wirksam unterstützt.

Warum braucht Deutschland ein Beschäftigtendatenschutzgesetz?

Das Fehlen eines speziellen Gesetzes für den Beschäftigtendatenschutz bringt in der Praxis mehrere Probleme mit sich. Besonders kritische Problemfelder sind Telefonnutzung, E-Mail-Verkehr und Videoüberwachung. Was diese Themen betrifft, ändern die DSGVO und das BDSG hier zunächst einmal nichts, was der Fall Amazon noch einmal unterstrichen hat. 

Im Folgenden beleuchten wir den Status quo und gehen anschließend darauf ein, welche Lösungen im Arbeitnehmerdatenschutz der neue Gesetzesentwurf vorsieht.

Telefonnutzung im Arbeitsverhältnis

Die private Nutzung des Telefons durch die Beschäftigten führt im Zusammenhang mit dem Datenschutz immer wieder zu Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgebern und Angestellten. 

Das Problem: Bei der privaten Nutzung geschäftlicher Telefone ist das sogenannte Fernmeldegeheimnis aus Art. 10 Abs. 1 Grundgesetz (GG) betroffen. Insoweit werden auch private Telefongespräche am Arbeitsplatz vollumfänglich vom Fernmeldegeheimnis gedeckt. Ein Arbeitgeber darf sich folglich prinzipiell keine Informationen über den Inhalt privater Telefongespräche am Arbeitsplatz und die näheren Umstände solcher Gespräche verschaffen. Das umfasst auch die Identität der Personen, die am Telefongespräch beteiligt sind.

Kompliziert wird die Angelegenheit deshalb, weil der Arbeitgeber zumindest stichprobenartig überwachen darf, was ein:e Arbeitnehmer:in dienstlich am geschäftlich genutzten Telefon macht – insbesondere im Rahmen der Kostenüberwachung. Außerdem dürfen Arbeitgeber die private Telefonnutzung grundsätzlich im Unternehmen untersagen.

Empfehlung: Da die Grenzen einer zulässigen Kontrolle im Telefonbereich schnell erreicht sind und Arbeitgeber deshalb mit Schadenersatzklagen oder sogar Strafanzeigen durch Arbeitnehmer:innen rechnen müssen, empfiehlt sich eine sorgfältige Ausarbeitung entsprechender Vereinbarungen, Richtlinien und Weisungen unter Einbeziehung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Keinesfalls ohne Weiteres zulässig ist eine Telefonüberwachung zum Zwecke der Leistungsüberprüfung durch den Arbeitgeber.

Arbeitnehmerdatenschutz und Mitarbeiterkontrolle

Besonders heikel ist aus datenschutzrechtlicher Sicht das Thema Videoüberwachung. 

Das Problem: Hier trifft der teilweise berechtigte Kontrollanspruch des Arbeitgebers insbesondere zur Vermeidung von Vermögensdelikten auf das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer:innen aus Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG. Aufgrund dieses Spannungsverhältnisses ist die Einführung entsprechender Videokontrollmaßnahmen nur in engen Grenzen rechtlich zulässig.

Die entsprechende Begrenzung gilt auch deshalb, weil einseitige Arbeitgebermaßnahmen hier zusätzlich das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz verletzen können.

Daraus folgt, dass Videoüberwachungsmaßnahmen entweder einvernehmlich im Arbeitsvertrag geregelt werden oder aber durch eine Betriebsvereinbarung, respektiv auf Basis eines Tarifvertrages, zugelassen werden müssen. Auch dann bestehen allerdings Grenzen, die einer Verhältnismäßigkeitsprüfung standhalten müssen.

Empfehlung: Da eine andauernde Videoüberwachung, die verdachtsunabhängig durchgeführt wird, einen besonders intensiven Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht der einzelnen Arbeitnehmer darstellt, wird eine solche Maßnahme entsprechend kritisch gesehen. Auch hier sind die Grenzen zwischen zulässigen und nicht mehr zulässigen Maßnahmen fließend, sodass bei entsprechenden Regelungen im Unternehmen immer ein Datenschutzbeauftragter einbezogen werden sollte.

Überwachung des E-Mail-Verkehrs und der Internetnutzung

Bei der privaten Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts muss ebenfalls für eine eindeutige und klare Vereinbarung, beziehungsweise Weisung durch den Arbeitgeber gesorgt werden. 

Unternehmen können die private Nutzung des geschäftlichen Internetzuganges und der geschäftlichen E-Mail-Funktion grundsätzlich untersagen. Unter dieser Voraussetzung sind stichprobenartige Kontrollen möglich. Jedenfalls dann, wenn konkrete Verdachtsmomente auf Verstöße bestehen. Jedoch muss auch an dieser Stelle erneut darauf hingewiesen werden, dass solche Maßnahmen schnell rechtliche Grenzen überschreiten und unverhältnismäßig sein können.

Arbeitnehmerdatenschutz: Private Nutzung betrieblicher Geräte

Neben dem Bring Your Own Device-Ansatz gibt es auch den umgekehrten Trend, Arbeitshardware privat nutzen zu dürfen. 

Das Problem: Bei der Privatnutzung betrieblicher Geräte wie Smartphones und Tablets können sich datenschutzrechtliche Probleme aus verschiedenen Richtungen ergeben. 

• Zum einen geht es darum, ob Arbeitgeber die private Nutzung grundsätzlich erlauben oder untersagen und um die Zulässigkeit entsprechender Kontrollmaßnahmen.
• Auf der anderen Seite kann die private Nutzung von betrieblichen Geräten durch Arbeitnehmer:innen erhebliche Datenschutzlücken nach außen öffnen, die betriebliche Interna und Betriebsgeheimnisse gefährden können. Gerade die zunehmende Mobilität im Arbeitsleben, mit der Nutzung entsprechender Geräte von verschiedenen Orten, erfordert vielfach gesteigerte Sicherheitsmaßnahmen beim Zugriff auf betriebliche Daten. 

Empfehlung: Unternehmen sollten ein spezielles betriebliches Datenschutzmanagement (z. B. in Form verschlüsselter Daten) und technisches Zugangsmanagement in Bezug auf die Nutzung betrieblicher Geräte aufbauen.

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Überwachung und KI – Risiken und datenschutzrechtliche Einschränkungen

Mit dem technologischen Fortschritt und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) am Arbeitsplatz ergeben sich neue Herausforderungen für den Beschäftigtendatenschutz. Moderne Überwachungstechnologien wie Gesichtserkennung, KI-gestützte Verhaltensanalysen und standortbasierte Überwachung können tief in die Privatsphäre der Beschäftigten eingreifen. Diese Technologien ermöglichen Arbeitgebern detaillierte Einblicke in Arbeitsgewohnheiten, Bewegungsmuster und sogar in die kognitive Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden. KI kann in diesem Kontext zur Bewertung von Arbeitsleistung, Produktivität und Verhalten eingesetzt werden – was, wenn unreguliert, erhebliche Risiken für die Persönlichkeitsrechte und die informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten birgt.

Um den Missbrauch dieser Technologien zu verhindern, sieht das Datenschutzrecht in Deutschland klare Grenzen vor. Der Einsatz von Überwachungstechnologien muss im Rahmen der DSGVO sowie des BDSG verhältnismäßig und zweckgebunden sein. Das bedeutet, dass solche Systeme nur dann verwendet werden dürfen, wenn sie zur Erfüllung von rechtlichen Pflichten notwendig sind und es keine weniger eingriffsintensiven Alternativen gibt. So ist beispielsweise eine permanente Videoüberwachung nur unter strengen Voraussetzungen zulässig und darf nicht zur Leistungsüberwachung eingesetzt werden. Zudem wird im Rahmen des geplanten Beschäftigtendatenschutzgesetzes angestrebt, KI-gestützte Überwachung nur mit einer freiwilligen, informierten Einwilligung der Mitarbeitenden zuzulassen.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie vor dem Einsatz von KI und Überwachungssystemen datenschutzrechtliche Prüfungen durchführen und Risiken sorgfältig abwägen müssen. Der Einsatz solcher Technologien darf nicht dazu führen, dass Beschäftigte in ihrer Autonomie und in ihrem Arbeitsalltag überwacht und bewertet werden. Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte sollten frühzeitig in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden, um sicherzustellen, dass jede Form von KI-gestützter Überwachung den rechtlichen Anforderungen und den ethischen Maßstäben des Arbeitnehmerdatenschutzes entspricht.

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Datenschutz bei Mitarbeiterdaten – Praktische Tipps für den sicheren Umgang

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Datenschutz bei Mitarbeiterdaten effektiv umzusetzen und Sicherheitslücken zu vermeiden. Hier sind praktische Tipps, wie Arbeitgeber den Schutz der Daten ihrer Mitarbeitenden in der Praxis gewährleisten können:

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1. Datenschutzrichtlinien und Schulungen: Unternehmen sollten klare Datenschutzrichtlinien entwickeln und ihre Mitarbeitenden regelmäßig über Datenschutzbestimmungen informieren. Dazu gehören Schulungen, die den Mitarbeitenden die Bedeutung des Datenschutzes und der sicheren Datenverarbeitung vermitteln. So wird ein Bewusstsein für die Sensibilität von Mitarbeiterdaten geschaffen und das Risiko unabsichtlicher Datenschutzverstöße reduziert.
2. Zugriffskontrollen und Rollenvergabe: Der Zugang zu Mitarbeiterdaten sollte strikt kontrolliert und auf diejenigen beschränkt werden, die die Informationen tatsächlich benötigen. Dies kann durch ein rollenbasiertes Zugriffssystem umgesetzt werden, das sicherstellt, dass sensible Daten nur von befugten Personen eingesehen oder verarbeitet werden können. Ein Beispiel: Finanzdaten könnten nur für die Personalabteilung zugänglich sein, während Gesundheitsdaten ausschließlich dem betrieblichen Gesundheitsmanagement zugänglich sind.
3. Verschlüsselung und sichere Speicherung: Alle sensiblen Mitarbeiterdaten sollten verschlüsselt und auf sicheren, geschützten Servern gespeichert werden. Bei der digitalen Speicherung bietet sich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung an, die den Zugriff zusätzlich absichert. Besonders beim Fernzugriff auf Daten – etwa bei Homeoffice-Arbeit – ist die Verschlüsselung essenziell, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
4. Regelmäßige Audits und Datenüberprüfungen: Regelmäßige Datenschutz-Audits und die Überprüfung der gespeicherten Daten helfen, mögliche Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen. Dabei sollten Unternehmen überprüfen, ob sie tatsächlich nur die notwendigen Daten speichern und verarbeiten. Daten, die nicht mehr benötigt werden, sollten sicher gelöscht oder anonymisiert werden.
5. Transparente Informationspolitik und Mitarbeiterrechte Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitenden klar mitteilen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Dies schafft Transparenz und Vertrauen und stellt sicher, dass Mitarbeitende über ihre Rechte – wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung – informiert sind. Ein Beispiel: Bei der Einführung neuer Technologien, die personenbezogene Daten erfassen, sollten Arbeitgeber frühzeitig darüber informieren und gegebenenfalls die Zustimmung der Mitarbeitenden einholen.

Mitarbeiterdaten managen mittels Software

Beim Arbeitnehmerdatenschutz geht es nicht nur um die Rechte der Arbeitnehmer:innen im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten, sondern auch um die Sicherheit von betrieblichen Daten. Arbeitnehmerdatenschutz gehört deshalb ganz oben auf die Agenda Datenschutzmanagement, gerade da es bei vielen Fragen keine 100% konkreten gesetzlichen Vorschriften gibt. 

Beratung vereinbaren und auf Nummer sicher gehen

Wir beraten Sie gern zu entsprechenden technischen und rechtlichen Möglichkeiten, um den Arbeitnehmerdatenschutz in Ihrem Sinne zu gestalten.

Jetzt Beraten lassen

Schon gewusst? Unternehmen können die Daten ihrer Mitarbeitenden mittels Software nach den Vorgaben des BSDG und der DSGVO managen. Eine Datenschutzsoftware wie Proliance 360 hilft bei der digitalen Verwaltung von Mitarbeiterdaten: In einem digitalen Assessment werden sämtliche Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen, die sich auf Mitarbeiterdaten beziehen, abgefragt und geprüft. Daraufhin werden sowohl Handlungsempfehlungen abgeleitet als auch Hilfestellungen gegeben für den korrekten Umgang mit Mitarbeiterdaten im Unternehmen. Das ist vor allem für HR-Teams interessant, weil sie so mittels Software mit sämtlichen Mitarbeiterdaten datenschutzkonform verfahren können.

Fazit zum Beschäftigtendatenschutz

Es kommt Bewegung in den Beschäftigtendatenschutz. Die rechtlichen Grundlagen sollen erweitert und verbessert und an die Realität der Arbeitswelt angepasst werden. Fest steht bisher: Überwachungsmöglichkeiten werden künftig stärker reglementiert und die Daten von Angestellten besser geschützt. Mit einem Datenschutzbeauftragten an Ihrer Seite sind Sie auf alle Veränderungen vorbereitet und gehen auch in Zukunft sicher mit den Daten Ihres Teams um.

FAQ zum Beschäftigtendatenschutz

Wie können Daten von Arbeitnehmern erhoben werden? 

Wenn Arbeitgeber Daten von ihren Angestellten erheben wollen, müssen sie dabei die Grundsätze der DSGVO und verschiedene andere Gesetze berücksichtigen. Ein spezielles Gesetz, welches die Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz zusammenführt, fehlt jedoch aktuell. Der Gesetzgeber hat deshalb einen Entwurf für ein Beschäftigtendatenschutzgesetz vorgelegt, der Klarheit bringen soll.

Welche Daten dürfen vom Arbeitgeber nicht ohne weiteres erhoben werden? 

Das BDSG und die DSGVO definieren keine Arbeitnehmerrechte im Einzelnen. Die Rechte ergeben sich aus den Pflichten und Vorgaben für die Arbeitgeber:innen, welche aus Gesetzen wie der DSGVO, dem BDSG, dem Telekommunikationsgesetz, Betriebsverfassungsgesetz und vielen weiteren hervorgehen.

Für Mitarbeiterdaten gelten grundsätzlich dieselben Bestimmungen wie für andere personenbezogene Daten. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte im Bereich Datenschutz am Arbeitsplatz aufgelistet:

• Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung gilt auch am Arbeitsplatz. Arbeitgeber dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeiten, wenn Rechtsvorschriften die Verarbeitung erlauben (z. B. zur Aufnahme, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses) oder soweit Beschäftigte in die Verarbeitung einwilligen.
• Arbeitnehmer:innen besitzen ein allgemeines Recht auf Auskunft. Über die personenbezogenen Daten, die Arbeitgeber von ihren Beschäftigten verarbeiten, dürfen die Betroffenen jederzeit Auskunft verlangen.
• Falls falsche oder veraltete Daten von Beschäftigten gespeichert sind, haben diese das Recht auf Berichtigung: Sie dürfen diese Daten berichtigen lassen oder einen Antrag auf Löschung dieser falschen oder veralteten personenbezogenen Daten stellen.Falls Angestellte aufgrund einer Erkrankung vorübergehend arbeitsunfähig sind, dürfen Unternehmen keine Informationen über die genauen Gründe der Arbeitsunfähigkeit verlangen.