Datenschutz in der Schule: So gehen Sie mit Unterrichtsmaterialien & personenbezogenen Daten richtig um

Datenschutz und Schule gehören untrennbar zusammen, denn im Schulbetrieb werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Wir erklären, welche das sind und auf welche gesetzlichen Regelungen Schulen achten sollten.

Mit der Corona-Pandemie hat der Datenschutz in Schulen zunehmend an Bedeutung gewonnen. Lehrkräfte setzen immer häufiger auf digitale Medien, die auch von zu Hause aus genutzt werden können. Ob Apps, Online-Lernplattformen, digitale Klassenbücher und Unterrichtsmaterialien - die Kommunikation zwischen Schülerinnen und Schüler, Lehrkräften und Eltern erfolgt auf ganz unterschiedlichen Kanälen und birgt neue Herausforderungen beim Datenschutz, der gemäß der DSGVO in Kitas und Schulen genau geregelt ist.

Warum spielt Datenschutz in der Schule eine Rolle?

Bei der schulischen Nutzung digitaler Medien werden zahlreiche personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet. Diese Daten sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt. Darüber hinaus enthalten auch Schulgesetze und Landesverfassungen Regelungen zum Datenschutz in der Schule. Es ist u.a. vorgesehen, dass Eingriffe in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung nur im überwiegenden Interesse der Allgemeinheit und auf Grund eines Gesetzes erlaubt sind. Die Verarbeitung von persönlichen Daten darf dabei den erforderlichen Umfang nicht überschreiten und nur zu dem Zweck erfolgen, zu dem die Daten auch erhoben wurden. Außerdem regelt der Datenschutz in Schule und Kita, dass jede betroffene Person das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Löschung hat.

Zusätzlich dazu bedeutet das Thema Datenschutz für Schulen aber auch eine pädagogische Aufgabe: So sollten Datenschutzvorgaben nicht nur aus rechtlichen Gründen eingehalten werden, sondern auch um den Schülerinnen und Schülern mit gutem Beispiel voranzugehen und sie für einen selbstbestimmten und verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren.

Welche Daten werden an Schulen verarbeitet?

Denkt man an das Thema "Schule und Datenschutz", sind die Daten der Schülerinnen und Schüler die ersten, die erhoben und geschützt werden müssen. Zu den personenbezogenen Daten von Schulkindern gehören zum Beispiel: 

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse
• Schulnoten

Zu beachten ist dabei, dass erst einmal nur die für den Schulbetrieb unbedingt notwendigen Daten genutzt werden dürfen, also etwa Name, Adresse, Geburtsdatum und Noten. Da auch Noten zu den personenbezogenen Daten zählen, müssen sie, um dem Datenschutz in der Schule gerecht zu werden, persönlich mitgeteilt werden und dürfen nicht laut vor der gesamten Klasse bekannt gegeben werden.

Doch nicht nur Daten der Schulkinder sind für den Datenschutz an Schulen relevant, sondern auch Daten von Eltern und Lehrkräfte. Von den Eltern werden zum Beispiel Name, Telefonnummer und Adresse abgespeichert, um sie etwa bei einem Notfall erreichen zu können. Von Lehrkräften, Hausmeister und Hausmeisterinnen, Putzkräften und anderen angestellten Personen werden dagegen, wie bei einem Beschäftigungsverhältnis üblich, unter anderem folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Name
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Personalnummer
• Religion
• Bankverbindung

Bedenkt man, dass diese Daten von allen Schülern und Schülerinnen, den Eltern und von jeder Lehrkraft erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, wird deutlich, wie wichtig das Thema Datenschutz an Schulen für diese Berge an personenbezogenen Daten ist.

Das gibt es speziell bei Fotos und Videoaufnahmen in der Schule zu beachten

Fotos und Videoaufnahmen in der Schule unterliegen besonderen Datenschutz-Regelungen. Ihr Einsatz ist grundsätzlich nicht notwendig für den Schulbetrieb. Deshalb ist in diesem Fall eine ausdrückliche Einwilligung zur Aufnahme notwendig. Im Falle einer Veröffentlichung der Fotos ist zudem zu beachten, dass von jeder abgebildeten Person eine schriftliche Einwilligung vorliegen muss. Für minderjährige Schulkinder übernehmen das die Eltern. Neben der Einwilligung sollte auch der konkrete Zweck der Aufnahmen angegeben sein.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Foto- und Videoaufnahmen immer zu personenbezogenen Daten gehören. Dies gilt auch dann, wenn die abgebildeten Personen nur ausschnitthaft zu sehen sind und ihre Namen nicht eingeblendet werden. Es gelten also die Bestimmungen der DSGVO.

In welchen Bereichen muss der Datenschutz besonders beachtet werden?

Die Gesetzeslage erlaubt die Nutzung personenbezogener Daten, insofern sie für die Wahrnehmung der schulischen Aufgaben notwendig ist. Beispiele hierfür sind die Erfassung von Leistungen oder der Versand von Schulinformationen. Eine Datenverwendung, die über die Erfüllung solcher Aufgaben hinaus geht, setzt in der Regel eine Einwilligung der Eltern voraus. Wenn der Schüler oder die Schülerin bereits volljährig ist, kann er die Einwilligung selbst erteilen.

Der Einsatz digitaler Medien erfordert zudem spezielle Maßnahmen der Datensicherheit: Über Zugriffsrechte und -möglichkeiten wird beispielsweise genau geregelt, wer Einsicht in die Daten hat. Öffentliche Stellen, die automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, müssen außerdem einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen. Er erfüllt die folgenden Aufgaben:

• Beratung der Schule bei der Umsetzung des Datenschutzes
• Kontrolle des Datenschutzes in der Schule
• Ansprechpartner für Eltern und Schulkinder

Steht kein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, sind Lehrkräfte und Schulleitungen häufig auf sich allein gestellt. Die damit verbundene Verantwortung erweist sich oft als große Zusatzbelastung für das Schulpersonal. Aber nicht nur die Auswahl passender digitaler Medien erfordert Fingerspitzengefühl. Der Datenschutz erstreckt sich schließlich auf alle Bereiche, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

DSGVO und Schule: Welche gesetzlichen Regelungen sind zu beachten?

Damit öffentliche Schulen den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO gerecht werden, gilt es verschiedene Punkte zu beachten. Hier eine Auswahl:

Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wie in jedem Unternehmen gelten auch in Schulen die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie sie in Art. 5 DSGVO festgelegt sind. So muss die Datenverarbeitung transparent, rechtmäßig und nach Treu und Glauben durchgeführt werden, sie muss einem bestimmten Zweck unterliegen und auf ein notwendiges Maß beschränkt sein. Zudem müssen Speicherfristen eingehalten und die Richtigkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet werden.

E-Mail

Wichtig ist, dass Schulen bei der Kommunikation per E-Mail auf eine angemessene Verschlüsselung achten, wenn sie dem Datenschutz gerecht werden wollen. Im Idealfall wird eine Adresse mit Verschlüsselungstechnik eingerichtet. Was nach DSGVO für Schulen nicht mehr erlaubt ist, ist die Nutzung von Diensten wie Gmail, durch welche Daten über amerikanische Server ausgetauscht werden.

Schul-Webseite

Betreibt die Schule eine eigene Webseite, so sind auch hier die verschiedenen Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Kurz gesagt gehören hierzu etwa ein vollständiges Impressum, eine Datenschutzerklärung und ein DSGVO-konformer Cookie-Hinweis. Ist auf der Webseite außerdem ein Kontaktformular vorhanden, muss dieses über eine sichere Verbindung laufen.

WhatsApp & Co

Für manche Lehrkräfte ist es sicher praktisch, mit ihren Schülern und Schülerinnen über WhatsApp oder Facebook kommunizieren zu können, doch aus datenschutzrechtlicher Sicht sieht die Lage anders aus: Wie bei Gmail fließen auch bei WhatsApp und Facebook alle Informationen über amerikanische Server. Zudem werden Kontaktdaten der Nutzenden abgegriffen. Diese Dienste sollten also dringend vermieden werden. Ganz auf die Messenger-Kommunikation verzichtet werden muss aber nicht, denn es gibt auch deutsche bzw. europäische Anbieter, die dem Datenschutz an Schulen gerecht werden. Dazu zählen beispielsweise Threema, Signal, SIMSme oder Hoccer.

Wer trägt die Verantwortung für den Datenschutz an Schulen?

Verantwortlich dafür, dass der Datenschutz in einer öffentlichen Schule gemäß der DSGVO eingehalten und umgesetzt wird, ist die Schulleitung. Diese wird durch einen schulischen Datenschutzbeauftragten unterstützt. Denn wie andere öffentliche Stellen, die automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, sind auch Schulen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu benennen. Dieser hat eine Beratungs- und Kontrollfunktion in Bezug auf den schulischen Datenschutz inne und fungiert als Ansprechperson für Schülerinnen und Schüler, deren Eltern und Lehrkräfte.

Digitalisierung, Schule & Datenschutz – passt das zusammen?

Neu ist es nicht, dass Schulen nach und nach digitale Angebote einführen. Doch wurde diese Entwicklung durch den Ausbruch der Corona-Pandemie noch einmal beschleunigt bzw. ihre Notwendigkeit offensichtlich gemacht. Ob digitales Klassenbuch und Unterrichtsmaterialien, E-Learning-Plattformen, digitale Leseförderung oder das Abhalten von Videokonferenzen, während die Schulkinder im Homeschooling sind – es gibt viele Möglichkeiten, die Digitalisierung in den Schulalltag zu integrieren. Die Herausforderungen, die sich im Bereich Datenschutz ergeben, werden dadurch allerdings nicht weniger.

Trotzdem steht der Nutzung digitaler Hilfsmittel im Unterricht nichts entgegen, sofern zwei Punkte beachtet werden:

• Egal, ob analog oder digital – die Datenschutzgrundsätze aus Art. 5 DSGVO und weitere Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung müssen von Schulen rigoros eingehalten werden.
• Darüber hinaus muss auch die Sicherheit der verwendeten Daten gewährleistet sein. Dies kann durch geeignete Maßnahmen der Datensicherheit erreicht werden.

Alles in allem zeigt sich, dass im Schulalltag zahlreiche Daten von verschiedenen Parteien verarbeitet werden – und auch, dass die Digitalisierung diese Tatsache noch verstärkt. Datenschutz ist daher ein Thema, das für Schulen überaus wichtig ist. Der Datenschutz sieht für Schulen und Eltern bestimmte Regelungen vor, die den Umgang mit personenbezogenen Daten festlegen. Auch wenn die DSGVO mit Blick auf den Zweck der Datenerhebung einige Ausnahmeregelungen bei der Datenverarbeitung vorsieht, sollten Lehrkräfte und Eltern das Thema ernst nehmen. Immer dann, wenn eine Verwertung der Daten nicht unbedingt notwendig ist für den Schulbetrieb, müssen Betroffene in die Datenverarbeitung einwilligen. Dies stellt Lehrkräfte häufig vor große Herausforderungen und wirft auch bei Schülern, Schülerinnen und Eltern Fragen auf. Informationen und Unterstützung für Lehrkräfte bietet in dieser Hinsicht üblicherweise auch das jeweilige Schulministerium der Länder.

Wenn Sie sich bei der Umsetzung des Datenschutzes und dem bestimmungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten in der Schule unsicher sind, sprechen Sie uns gerne an. Das Team von datenschutzexperte.de hilft Ihnen in allen datenschutzrechtlichen Fragen kompetent und professionell weiter.