Datenschutz-Compliance

Was ist Datenschutz-Compliance?

Generell betrachtet versteht man unter dem Begriff Compliance die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Unter Datenschutz-Compliance nach DSGVO versteht man also das Bestreben von Unternehmen, alle datenschutzrechtlichen Vorschriften (die DSGVO, BDSG-neu, etc. betreffend) einzuhalten und beim Feststellen von Mängeln umgehend entsprechende Maßnahmen zu deren Beseitigung zu ergreifen. Sind Unternehmen Datenschutz-compliant, halten sie die DSGVO-Verordnung ein.

Warum ist Compliance im Bereich Datenschutz wichtig?

Compliance, besser gesagt die Einhaltung der (datenschutz-)rechtlichen Vorschriften ist insbesondere deshalb wichtig, weil Verantwortliche (Unternehmen oder deren jeweilige Vertreter:innen) für die Datenverarbeitung bei Zuwiderhandlungen mit Bußgeldern bestraft werden können. Die Verantwortlichen sind dabei meist Geschäftsführer:innen von Unternehmen. Die verhängten Bußgelder können Millionenhöhe erreichen und im schlimmsten Fall einen enormen Imageschaden für das Unternehmen bedeuten.

Wie setzt man als Unternehmen Datenschutz-Compliance um?

Steht ein Unternehmen ganz am Anfang der Datenschutz-Compliance, bedarf es einer Bestandsaufnahme. Wie ist der aktuelle Status Quo des Unternehmens? Wo gibt es Anpassungsbedarf bei den laufenden Prozessen und Praktiken (wie z.B. bei Betroffeneninformationen, AVV, TOM etc.). Anschließend sollten konkrete Pläne zur Umsetzung und später zur Einhaltung der datenschutzrechtlich relevanten Vorschriften in den einzelnen Bereichen aufgestellt werden. Ebenso wichtig ist aber auch eine laufende Überprüfung, ob die Vorgaben eingehalten werden und ob sich das Unternehmen damit auf dem richtigen Weg zur Datenschutz-Compliance befindet.

Welche Funktionen hat dabei ein Datenschutzbeauftragter?

Der (externe) Datenschutzbeauftrage des Unternehmens spielt bei der Datenschutz-Compliance eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Er hilft, den Status Quo zu erfassen (bei einem externen Datenschutzbeauftragten erfolgt dies durch ein Audit) und später, für das Unternehmen datenschutzrechtliche Dokumente (manchmal auch Compliance Richtlinien genannt) auszuarbeiten. Was muss noch getan werden, damit das Unternehmen Datenschutz-compliant wird und wo ist das Unternehmen schon gut aufgestellt? Als Verantwortlicher muss der Arbeitgeber auch seine Mitarbeiter hinsichtlich datenschutzrechtlicher Thematiken (z.B. möglicher Datenschutzverletzungen) durch Schulungen sensibilisieren. Hierbei unterstützt ihn der Datenschutzbeauftragte. Weitergehend unterstützt der (externe) Datenschutzbeauftragte das verantwortliche Unternehmen bei der Umsetzung und Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Maßnahmen. Der (externe) Datenschutzbeauftragte hilft darüber hinaus bei der Umsetzung und Einhaltung dieser Maßnahmen, z.B. indem er die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens auf datenschutzrelevante Themen sensibilisiert.

Wie hilft ein Compliance-Score?

Arbeiten Unternehmen für die DSGVO Compliance mit einer Datenschutzsoftware wie Proliance 360, hilft ein sog. Compliance-Score bei der Überwachung der Datenschutztätigkeiten eines Unternehmens und für ein übersichtliches Datenschutz Compliance Management. Auf diesem Score wird detailliert, z.B. mittels eines Prozentsatzes, angezeigt, wie Datenschutz-compliant das Unternehmen bereits ist, was es noch zu erledigen gibt und was im Datenschutz Compliance Management bereits gut läuft. Auf einen Blick kann so die Datenschutz-Compliance eines Unternehmens festgestellt werden bzw. wo es noch datenschutzrechtlichen Nachbesserungsbedarf gibt.

FAQs zur Datenschutz-Compliance

Was ist ein Compliance Officer?

Ein Compliance Officer überschneidet sich in seiner Tätigkeit teilweise mit dem (externen) Datenschutzbeauftragten eines Unternehmens, wenn er ebenfalls für den Datenschutz zuständig ist (Compliance Officer gibt es für die verschiedensten Unternehmensbereiche). Je nach Unternehmen und der Situation kann die Rolle des Compliance Officers im Vergleich zum externen Datenschutzbeauftragten eher (auch) sensibilisierend oder kontrollierend sein.

Was sind die Vorteile von Datenschutz-Compliance für Unternehmen?

Verantwortliche (=Auftraggeber:innen) dürfen nur mit den Auftragnehmer:innen (Auftragsverarbeiter:innen) zusammenarbeiten, die hinreichende Garantien zum Schutz der personenbezogenen Daten bieten (ausreichende TOM). Stabile TOM helfen auch bereits im Auswahlprozess, um die Konkurrenz auszustechen. Ist ein Unternehmen also Datenschutz-compliant, bedeutet dies nicht nur einen absolut sicheren und vertrauenswürdigen Umgang mit den personenbezogenen Daten von Kund:innen und Geschäftspartner:innen, sondern hat auch eine starke, positive Signalwirkung nach außen, dass der Datenschutz im Unternehmen ernst genommen wird. Dies ist zudem ein erheblicher Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenzunternehmen. Zudem müssen Unternehmen, die Datenschutz-compliant sind, nicht mit Bußgeldern rechnen.

Sind Compliance und Datenschutz Konkurrenten innerhalb eines Unternehmen?

Handelt es sich nicht um große, weltweit operierende Unternehmen, sind Compliance und Datenschutz zwar keine direkten Rivalen im Unternehmen, stehen aber schnell im Konflikt miteinander. Gerade große Konzerne haben viele verschiedenen Compliance-Stellen (z.B. für den Finanzsektor, dem juristischen Bereich usw.), die auch darauf spezialisiert sind, Misswirtschaft, Geheimnisverrat usw. aufzudecken. Doch mit kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich Datenschutz-compliant aufstellen wollen, hat dies nichts zu tun. Besteht unternehmensintern der Wunsch nach einem Compliance-Officer bzw. Compliance-Beauftragten, wird der, wie unter dem Punkt „Was ist ein Compliance Officer?“ erwähnt, mit dem (externen) Datenschutzbeauftragten (DSB) des Unternehmens zusammenarbeiten, denn er deckt andere Tätigkeitsbereiche ab (er hat, anders als der DSB, eine kontrollierende Funktion).

Was hat sich im Compliance-Bereich im Rahmen der DSGVO geändert?

Compliance im Unternehmen bezieht sich nicht nur allein auf die DSGVO, sondern auf alle gültigen datenschutzrechtlichen Rechtsvorschriften, beispielsweise auch auf das BDSG-neu. Was sich beim BDSG-neu zum BDSG-alt geändert hat, können Sie hier nachlesen. Durch die DSGVO sind jedoch einige neue Pflichten hinzugekommen, etwa die Rechenschafts- und Meldepflicht. Hier finden Sie die 6 wichtigsten Punkte, die Unternehmen bei der Umsetzung DSGVO beachten müssen.