Datenschutzmanagement und Datenschutzmanagementsystem

Definition Datenschutzmanagement

Datenschutzmanagement oder kurz DSM legt in Unternehmen und KMUs fest, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Ein Datenschutzmanagement stellt einen internen Leitfaden dar, der sich nach der DSGVO richtet und hilft, den unternehmensinternen Datenschutz zu regeln, zu planen, zu steuern, umzusetzen und zu kontrollieren. Durch ein aktuelles DSM haben Mitarbeiter und Verantwortliche einen Leitfaden, an dem sie sich orientieren können und den es im Zuge eines funktionierenden Datenschutzes einzuhalten gibt. Das Ergebnis eines erfolgreichen Datenschutzmanagements muss die korrekte und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten, die rechtlich und technisch sowie organisatorisch sichergestellt werden soll. So kann im Falle einer Kontrolle durch die Behörden oder aufsichtsbehördliche (Bußgeld-)Verfahren der unternehmensinterne Datenschutz konkret nachgewiesen werden und die Kontrolle oder das drohende Bußgeld abgeschwächt oder verhindert werden (Art. 83,2 DSGVO).

Einfaches Datenschutzmanagementsystem mit Proliance 360

Als Nutzer der Datenschutzmanagement-Software Proliance 360 werden Ihnen das Datenschutzmanagement und die Etablierung eines Datenschutz Management Systems erheblich erleichtert. Die automatisierte Software analysiert durch ihre intelligente Logik systematisch die gestellte Problematik und gibt dem Nutzer konkrete Maßnahmen an die Hand. Mit Proliance 360 gelangen Sie Schritt für Schritt zu einem Datenschutz Management System nach DSGVO:

Nach einer digitalen automatisierten GAP-Analyse erhalten Sie digital einen detaillierten Maßnahmenplan, anhand dessen Sie in Ihrem Unternehmen mit Unterstützung zahlreicher Vorlagen und Muster etwaige Lücken im Datenschutzmanagement schließen können.

Alle Schritte werden automatisch digital dokumentiert. So können Sie den Dokumentationspflichten der DSGVO einfach und unkompliziert nachkommen.

Vorlagen und Muster, wie VVT oder TOM finden Sie alle gesammelt in Proliance 360.

Mitarbeiterschulungen können auch einfach über Proliance 360 absolviert werden. Sie können bestimmen, welche Mitarbeiter wann eine solche Schulung absolvieren.

Gesetzliche Regelungen zum Datenschutzmanagement

In der Datenschutzgrundverordnung gibt es keine konkrete Regelung, die ein Datenschutzmanagement vorschreibt. Aber die DSGVO sieht einige Instrumente vor, mit denen Unternehmen den Datenschutz intern gewährleisten sollen. Eine Dokumentation dieser Maßnahmen ist dabei ebenfalls vorgesehen – man spricht von den Dokumentations- und Rechenschaftspflichten. Diese allgemeine Rechenschafts- und Nachweispflicht (Art. 5 Abs. 2, 24 DSGVO) sieht vor allem folgende Punkte vor, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind:

• Pflicht zur Führung von Verarbeitungsverzeichnissen (VVT) (Art. 30 DSGVO)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Meldung des Datenschutzbeauftragten
• Nachweis von Mitarbeiterschulungen
• Dokumentation eines Datenschutzvorfalls (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

Ziel eines Datenschutzmanagementsystems

Ein Datenschutzmanagement im Unternehmen geht Hand in Hand mit der unternehmensinternen Datenschutz-Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von (datenschutzrechtlichen) Vorschriften und ergibt sich aus einem vorher festgesetzten, umfangreichen Datenschutz Management System (DSMS). Ein solches System für das Datenschutzmanagement beinhaltet u.a.:

• Die Überprüfung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen im Unternehmen (wobei ein externer Datenschutzbeauftragter mittels Audits oder eine Datenschutzmanagement-Software behilflich sein kann),
• Sofern nicht vorhanden: Etablierung wesentlicher Standards nach DSGVO, wie AV-Verträge, Rechenschaftspflichten, TOM, Bestellung eines Datenschutzbeauftragten usw.,
• Sofern nicht vorhanden: Einführung standardisierter Prozesse, wie Betroffenenanfragen, Umsetzung von Löschanfragen, Notfallplan für Datenschutzverletzungen usw.,
• Herausgabe einer Übersicht der Anforderungen der DSGVO an Mitarbeiter, die auch Leitfäden und konkrete Handlungsanweisungen beinhaltet, wie Richtlinien für die Nutzung mobiler Datenträger, Clean-Desk-Policy oder Homeoffice-Richtlinien.

Beispielhafter Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems

In der Unternehmenspraxis sollten nach einer ausführlichen Analyse des internen Datenschutzmanagements die Ziele eines Datenschutzmanagements konkret umgesetzt werden. Dabei ist es hilfreich,

• eine Datenschutzmanagement-Software wie Proliance 360 zur Hilfe zu nehmen, die nach einer ausführlichen GAP-Analyse konkrete Handlungsanweisungen gibt, die auf das Unternehmen zugeschnitten wurden.
• Einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) hinzuzuziehen, der die Korrektheit und Einhaltung des Datenschutzmanagements überwacht. Doch auch ohne, dass ein DSB benannt wird, müssen die Maßnahmen des Datenschutzmanagements stets auf Ihre Aktualität und Wirksamkeit hin überwacht werden.
• Den Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand zu geben.

Wir beantworten Ihre Fragen zum Thema Datenschutzmanagement

Was ist Datenschutzmanagement?

Unter einem Datenschutzmanagement (DSM) versteht man betriebsinterne Regelungen, die den Datenschutz im Unternehmen nach der DSGVO auslegen. Ein DSM bietet konkrete Schritte, die es einzuhalten gibt, um den Datenschutz innerhalb eines Unternehmens zu garantieren.

Gibt es eine Software für Datenschutzmanagement?

Um den Datenschutz in einem Unternehmen sicher zu stellen, gibt es eine sogenannte Datenschutzmanagement-Software, die Mitarbeitern und Verantwortlichen hilft, den Datenschutz DSGVO-konform umzusetzen. Eine solche Software ist Proliance 360: Durch die innovative Step-by-Step-Anleitung ermöglicht sie es auch Datenschutz-unerfahrenen Mitarbeitern, den Unternehmensdatenschutz umzusetzen. Eine solche Datenschutzmanagement bietet zudem den Vorteil, dass sie durch konkrete Handlungsanweisungen und To-Dos keine Lücken im betrieblichen Datenschutz aufkommen lässt.

Welche Qualifikationen brauchen Mitarbeiter für ein erfolgreiches Datenschutzmanagement?

Wird das Datenschutzmanagement im Unternehmen mittels Software oder eines umfangreichen und ausführlichen Datenschutzmanagementsystems organisiert, können sich Mitarbeiter daran Schritt für Schritt orientieren und brauchen keine Vorkenntnisse.

Wieso brauchen Unternehmen ein Datenschutzmanagement?

Sollte es im Unternehmen zu einer Datenschutzverletzung kommen oder die Aufsichtsbehörden an ein Unternehmen herantreten, um eine Kontrolle durchzuführen, kann mittels eines organisierten Datenschutzmanagementsystems nachgewiesen werden, dass der betriebliche Datenschutz ernstgenommen und umgesetzt wurde. Im Zuge der im Datenschutzmanagement erforderlichen Dokumentationen kann außerdem bei etwaigen Anklagen oder Bußgeldverfahren nachgewiesen werden, dass nicht vorsätzlich fahrlässig gehandelt wurde.