Datenschutz im Handwerksbetrieb

Zu den wesentlichen Verarbeitungstätigkeiten im Handwerksbetrieb gehören:

• Lohnabrechnung
• Personalverwaltung
• Kundenverwaltung
• Betrieb der Firmenwebseite

Sobald ein Handwerker zum Kunden nach Hause geht, kommt es zur Erfassung weiterer personenbezogener Daten. Dazu gehören beispielsweise:

• vollständiger Name
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Datenschutz im Handwerk

Art. 6 DSGVO besagt, dass die Erhebung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten in folgenden Fällen ohne Einwilligung erlaubt ist:

• Datenverarbeitung dient zur Erfüllung des Vertrages (z. B. ist für eine Handwerksleistung in der Wohnung des Kunden die Adresse erforderlich)
• Datenverarbeitung dient zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. kann die Erfassung der E-Mail-Adresse erforderlich sein, um dem Kunden einen Kostenvoranschlag senden zu können).
• Verarbeitung der Daten ist notwendig, um einer rechtlichen Verpflichtung des Betriebs nachzukommen
• Datenverarbeitung dient dem Schutz lebenswichtiger Interessen
• Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um eine Aufgabe im öffentlichen Interesse durchzuführen
• Es liegt ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten vor

In weiteren Fällen benötigt ein Handwerksbetrieb stets die Einwilligung des Kunden. Darüber hinaus ist ein Handwerksbetrieb verpflichtet, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, sobald mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Wenn Handwerksbetriebe externe Dienstleister wie für das Hosting der Webseite in Anspruch nehmen, so sind sie verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Darüber hinaus haben sie Sorge zu tragen, dass auf ihrer Webseite eine korrekte Datenschutzerklärung aufgeführt ist.

Bei fahrlässigem Umgang mit personenbezogenen Daten kann es leicht zu Datenschutzverletzungen kommen, die nicht nur empfindliche Bußgelder, sondern auch einen Imageschaden nach sich ziehen können.

Unsere maßgeschneiderten Datenschutzleistungen für Ihren Handwerksbetrieb

Wir von datenschutzexperte.de unterstützen Sie bei der Umsetzung der Anforderungen an den Datenschutz gemäß der DSGVO in Ihrem Handwerksbetrieb – auch über die Bereitstellung eines externen Datenschutzbeauftragten hinaus.

Als erfahrene Datenschutzexperten und damit kompetente Ansprechpartner in Sachen Datenschutz unterstützen wir Sie jederzeit, die Vorgaben der DSGVO für Handwerksbetriebe so umzusetzen, dass Ihr Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird. Viele unserer Kunden gehören zu den Handwerksbetrieben, die in der Handwerkskammer oder im Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) organisiert sind. Wir führen zunächst eine Datenschutzbestandsaufnahme durch, um zu prüfen, ob der Datenschutz in Ihrem Handwerksbetrieb bereits den Vorgaben der DSGVO entspricht.

Neben einem externen Datenschutzbeauftragten aus unserem Haus erhalten Sie Zugang zur eigens von uns entwickelten Datenschutzsoftware Proliance 360. Damit können Sie Ihren Unternehmensdatenschutz ganz einfach managen – ohne Ihr Alltagsgeschäft zu vernachlässigen.

So setzen Sie die DSGVO im Handwerk um

Gemäß Art. 30 DSGVO sind Sie verpflichtet, ein Verzeichnis von allen Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu erstellen und stehen in der Transparenz- und Informationspflicht. Das bedeutet, dass Sie jederzeit und unverzüglich gegenüber Betroffenen oder Aufsichtsbehörden alle Informationen hinsichtlich der Speicherung und Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten offenlegen müssen.

Sie sind sich unsicher, wie Sie ein VVT für Ihren Betrieb erstellen sollen? Sie wollen Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz im Handwerksbetrieb sensibilisieren? Unsere Experten unterstützen Sie jederzeit bei Fragen und orientieren sich dabei individuell an Ihren Bedürfnissen:

• Beratung zu individuellen Datenschutzfragen
• Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360
• Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite
• Datenschutzschulung Ihrer Mitarbeiter
• Übernahme der Auskunftspflicht gegenüber Behörden und Betroffenen

Fragen Sie uns unverbindlich nach einem Demonstrationstermin für unsere Datenschutzsoftware und erhalten Sie einen Einblick in unser für Sie passendes Portfolio:

Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz in der Handwerksbranche

Welche Daten eines Handwerksbetriebs sind für die DSGVO relevant?

Alle personenbezogenen Daten, welche Sie im Unternehmen verarbeiten, werden durch die DSGVO geschützt. Dazu zählen natürlich die Kundendaten, aber auch die Daten Ihrer Mitarbeiter und Bewerber unterliegen dem Schutz durch die DSGVO. Beispiele für diese Daten sind Name, Kontaktdaten und Adresse Ihrer Kunden.

Welche Handwerksbetriebe benötigen einen Datenschutzbeauftragten?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, in dem mindestens 20 Personen ständig in die Verarbeitung personenbezogener Daten involviert sind, einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Welche Informationen müssen in die Datenschutzerklärung auf meiner Webseite?

Welche Informationen Sie in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nutzen Sie beispielsweise Cookies auf Ihrem Webauftritt? Haben Sie in sozialen Netzwerken eine Unternehmensseite? Nutzen Sie Software von Drittanbietern für die Verarbeitung personenbezogener Daten? Hier zählen beispielsweise bereits Messenger-Dienste, über die Sie sich zu Aufträgen austauschen. Ihr Datenschutzbeauftragter kann Ihnen hier weiterhelfen und mit Ihnen gemeinsam die wichtigen Punkte für die Datenschutzerklärung identifizieren. Alternativ können auch Tools wie unser kostenloser Datenschutzerklärung Generator hilfreich sein.

Worauf ist insbesondere in puncto Kundenkommunikation zu achten?

Ob mit Kunden oder mit Mitarbeitern und Kollegen – gerade Handwerker kommunizieren viel von unterwegs. Hier sind Messenger-Dienste sehr beliebt, weil sie schnelle und unkomplizierte Nachrichtenübermittlung ermöglichen. Doch Vorsicht: Sobald Kundendaten wie zum Beispiel Adressen in dieser Kommunikation enthalten sind, handelt es sich um eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte. Hierfür benötigen Sie eine Rechtsgrundlage, wie zum Beispiel die Einwilligung der betroffenen Personen.

Was muss mit den Kundendaten nach Abschluss eines Auftrags geschehen?

Aufgrund der Grundsätze der Speicherbegrenzung und Datenminimierung der DSGVO ist es wichtig, dass Sie sich an die gesetzlichen Löschfristen halten. Idealerweise entwickeln Sie Löschroutinen, um Kunden-, aber auch Bewerber- und Mitarbeiterdaten nicht länger zu speichern als gesetzlich zulässig.

Wo drohen Abmahnungen für Handwerker?

Auch für kleinere Handwerksbetriebe ist es essentiell, sich an die Vorgaben der DSGVO zu halten und personenbezogene Daten zu schützen. Zwar treffen die deutschen Gerichte aktuell zum Teil unterschiedliche Entscheidungen, doch bei einem Verstoß gegen die DSGVO drohen kleinen und großen Betrieben gleichermaßen empfindliche Bußgelder.

Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihren Handwerksbetrieb sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:

1. Erfassen
   Datenschutzbestandsaufnahme
   Datenschutzaudit
2. Analysieren
   Risikoanalyse
   Datenschutzmaßnahmenplan
   Datenschutz Compliance
3. Dokumentieren
   Datenschutzerklärung Website
   Datenschutzdokumentation
   Technisch-Organisatorische Maßnahmen
   Erstellung Verarbeitungsverzeichnis
4. Verbessern
   Datenschutz-Folgenabschätzung
   Mitarbeiterschulung
   Management Betroffenenanfragen
   Auftragsverarbeitungsvertrag
   Datenschutzverletzung
   Expertenunterstützung
   Externer Datenschutzbeauftragter
   Datenschutzberatung
   Datenschutzmanagement

Die 3 größten Irrtümer zum Datenschutz im Handwerk

1. Die Handwerks- branche ist von der DSGVO nicht so stark betroffen

Mit der DSGVO kommen viele neue Pflichten auf alle Branchen zu. Handwerksbetriebe müssen nun darauf achten, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten DSGVO-konform ist, denn auch im Handwerksbetrieb werden sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Darüber hinaus ist in Handwerksbetrieben zu beachten, dass eventuell Auftragsverarbeitungsverträge mit Dritten, welche personenbezogene Daten des Betriebs verarbeiten, geschlossen werden müssen sowie dass bei Bestehen einer Webseite dort eine korrekte Datenschutzerklärung aufgeführt werden muss.

2. Unser kleiner Betrieb kommt eh nicht ins Visier der Aufsichtsbehörden

Die Datenschutzaufsichtsbehörden prüfen sowohl in größeren als auch kleineren Unternehmen, ob es zum Datenmissbrauch kommt. Auch kleinere Betriebe sollten den Anforderungen der DSGVO genau nachkommen, denn bereits bei kleinen Datenschutzverstößen kann es zu Bußgeldern kommen.

3. Wir hatten nie Probleme mit dem Datenschutz

Die Regeln der DSGVO sind teilweise sehr komplex, weshalb es leicht zu Datenpannen kommen kann. Zudem sieht Art. 38 BDSG vor, dass ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

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