Weihnachtskarten und Datenschutz – kein Weihnachtsverdruss

Oh du Fröhliche! Der Versand von textlichen Aufmerksamkeiten zu Weihnachten, egal ob in Post-, E-Mail- oder sonstiger Schriftform, bleibt auch unter der DSGVO zulässig. Ein paar Dinge gibt es dabei aber nach Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) zu beachten.

Datenschutz bei Weihnachtskarten – das müssen Sie wissen

Der Versand von Grußkarten und schriftlichen Glückwünschen auf dem Postweg ist  grundsätzlich erlaubt.

Für den Versand der Karte bedarf es vom Empfänger den Namen und die Adresse, welche personenbezogene Daten sind. Diese bedürfen, um sie verwenden zu dürfen, einer rechtlichen Verarbeitungsgrundlage. Konkret heißt das, sie dürfen solche Grüße verschicken, wenn ein berechtigtes Interesse (z.B. Kundenbindung oder Werbung) von Ihnen als Absender für die Datenverarbeitung vorliegt (nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wollen Sie es ganz korrekt machen, können Sie auf der Weihnachtskarte auf die Datenschutzgrundverordnung verweisen, damit sich Ihre Geschäftspartner oder Kunden ausführlich über die Datenverarbeitung informieren können. Die angeschriebenen Personen haben jeder Zeit ein Recht auf Widerspruch gegen Werbung auf dem postalischen Wege.

Eine Ausnahme von Art. 6 DSGVO liegt beim postalischen Versand von Weihnachtsgrüßen an eine juristische Person, also z.B. an ein Unternehmen, vor. Der Versand an eine juristische Person enthält keine personenbezogenen Daten und fällt damit auch nicht unter die DSGVO. Allerdings handelt es sich dann auch nicht um persönliche Weihnachtsgrüße, sondern eher um lieblose Massenpost.

Nicht jeder Weihnachtsgruß ist DSGVO-konform

Vorsicht ist hingegen beim Weihnachtsgrußversand per E-Mail geboten. Sollen Weihnachtsgrüße per E-Mail verschickt werden, verhält es sich anders. Sie brauchen dafür:

• Eine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers zum Erhalt von E-Mails und
• ein berechtigtes Interesse (z.B. Kundenbindung oder Werbung) für die Datenverarbeitung; zudem
• die Einbindung einer Widerrufsmöglichkeit am Ende der Mail.

Einfach eine Weihnachts-E-Mail zu verschicken könnte also auf Grund der ausdrücklichen Einwilligung des Empfängers schwierig werden (außer, sie haben in den E-Mail-Verwendungszweck auch „Weihnachtsgrüße“ angegeben). Einer Alternative könnte hier sein, dass Sie im Zuge eines regulären Newsletters (für den es natürlich auch eine Einwilligung braucht) Weihnachtsgrüße einbinden. Diese sind allerdings bei Weitem nicht so individuell wie postalische Grüße.

Und wenn Sie Ihren Kunden am Telefon ein Weihnachtslied vorträllern oder anderweitige telefonische Grüße zulassen kommen wollen, verhält es sich nochmal anders. Hier fließt auch das Wettbewerbsrecht mit ein. Nach §7 (UWG) des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb fällt Werbung durch einen Telefonanruf ohne eine mutmaßliche Einwilligung des Kunden unter sog. unzumutbare Belästigung. Zwar könnte jetzt argumentiert werden, dass es sich bei telefonischen Weihnachtsgrüßen nicht um Werbung handelt, doch bleibt das Gesetz hier vage. Zwischen einer netten Geste und versteckter Werbung ist leider oftmals nicht viel Unterschied. Denn als Werbung wird alles gewertet, was den Absatz steigern könnte.

Fakt ist also, dass schriftliche Weihnachtsgrüße und Weihnachtskarten auf dem guten, alten postalischen Weg sowohl für Geschäftspartner als auch für Kunden jederzeit zulässig sind. Das trifft sich gut, denn sie sind auch am persönlichsten. Und wenn sich Unternehmen ein wenig Zeit für solche Weihnachtsgrüße auf dem Postweg nehmen, bringen sie beim Adressaten auch Freude ins Haus. Oh du Selige!