Tätigkeitsbericht Datenschutzbeauftragter

Darum geht es beim Tätigkeitsbericht ("Datenschutzbericht") im Datenschutz

Früher mussten lediglich die datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden nach § 38 Abs. 1 S. 7 Bundesdatenschutzgesetz a. F. (BDSG) mindestens alle 2 Jahre einen Tätigkeitsbericht (umgangssprachlich auch "Datenschutzbericht") veröffentlichen. Inhaltlich umfasste der Bericht die im Berichtszeitraum durchgeführten Kontrollen und Maßnahmen. Außerdem wurden aktuelle datenschutzrechtliche Problemstellungen wie auch Gesetzesänderungen beschrieben.

Mittlerweile müssen auch betriebliche Datenschutzbeauftragte einen solchen Bericht jährlich abliefern. Jedoch ist ein jährlicher Tätigkeitsbericht nicht nur lästige zusätzliche Pflicht. Vielmehr ist dieser Report im Rahmen des betrieblichen Datenschutzes auch ein hervorragendes Instrument für die betrieblichen Datenschützer, gegenüber der Betriebsleitung Rechenschaft über ihre Aktivitäten abzulegen. Darüber hinaus kann der betriebliche Datenschutzbeauftragte in dem Bericht die Aufmerksamkeit der Unternehmensleitung auf die wichtigsten datenschutzrechtlichen Themen im Unternehmen lenken. Ein Tätigkeitsbericht im Datenschutz ist somit ein probates Mittel, für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Gesetzgebung zu werben und die Unternehmensleitung für das Thema Datenschutz kontinuierlich zu sensibilisieren. Das Unternehmen seinerseits kann mit dem Bericht gegenüber den Aufsichtsbehörden darstellen, dass Aktivitäten und Maßnahmen zum Thema Datenschutz im Unternehmen durchgeführt werden.

Die Berichterstattung des Datenschutzbeauftragten im Überblick

Mögliche Inhalte eines jährlichen Tätigkeitberichts sind:

• Datenschutz Maßnahmen und Prüfungen des Vorjahres, wie beispielsweise die Bearbeitung von Anfragen Betroffener, Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, Überprüfung der Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis sowie datenschutzrechtliche Stellungnahmen
• Aktuelle Datenschutzsituation des Unternehmens in Hinblick auf Stärken und Schwächen des IT-Systems und datenschutzrechtlichen Handlungsbedarf
• Durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen
• Durchgeführte und zukünftig geplante (Mitarbeiter-)Schulungen
• Relevante Änderungen und Entwicklungen der Gesetzgebung und Rechtsprechung

Vorteile eines regelmäßigen Tätigkeitsberichts:

Durch die fortlaufende Dokumentation der durchgeführten Datenschutz-Maßnahmen lassen sich die Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten gegenüber der Unternehmensleitung belegen. Der Bericht kann gleichermaßen als Grundlage gegenüber Aufsichtsbehörden dienen, Bemühungen im Datenschutz nachzuweisen

Der Tätigkeitsbericht kann Aufmerksamkeit auf relevante Datenschutzthemen lenken und die Verantwortlichen zur Einhaltung des Datenschutzes motivieren

Die EU-Datenschutzgrundverordnung und das Berichtswesen

Zwar setzt die EU-Datenschutzgrundverordnung, die seit dem 25. Mai 2018 auch in Deutschland uneingeschränkt Beachtung finden muss, keine ausdrückliche Verpflichtung zur Erstellung eines jährlichen Berichts fest. Dennoch kommen weder Unternehmensverantwortliche noch betriebliche Datenschützer aufgrund von erheblich gesteigerten Rechenschafts- und Kontrollpflichten zur Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen zukünftig an einem Bericht vorbei. Stichworte sind hier zum Beispiel die Datenschutz-Folgeabschätzung sowie die erweiterten Dokumentationspflichten der Unternehmen. Dabei sind die Verpflichtungen im Rahmen der EU-Verordnung im Vergleich zur deutschen datenschutzrechtlichen Gesetzgebung konkret sanktionsbewehrt.

Unsere Leistungspakete für den externen Datenschutzbeauftragten und die Datenschutzsoftware Proliance 360

Wählen Sie das für Sie passende Leistungspaket - von der kostenbewussten Basisabsicherung bis hin zur individuellen Premiumberatung unserer zertifizierten Datenschutzexperten. Die Basis unseres Angebots ist dabei stets die innovative Datenschutzplattform Proliance 360.

Tätigkeitsbericht Datenschutzbeauftragter – unsere Leistungen für Sie

Die Fertigung eines Tätigkeitsberichts bzw. Datenschutzberichts ist Bestandteil unserer Dienstleistungen als externer Datenschutzbeauftragter für Sie. Dazu kommt: Unsere Software Proliance 360 dokumentiert automatisch alle Steps, die Sie auf dem Weg zur DSGVO-Konformität abschließen. So können Sie sich jederzeit einen Tätigkeitsbericht aus der Software herunterladen und Ihrer Nachweispflicht sehr detailliert nachkommen: Sie sehen in dem Bericht, zu welcher Zeit welcher Verantwortliche am Unternehmensdatenschutz gearbeitet hat.

Der Tätigkeitsbericht in unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 ist also quasi live verfügbar, damit Sie jederzeit sich und andere detailliert auf den neusten Stand des Unternehmensdatenschutzes bringen können.

Für Sie bedeutet das, dass wir uns um alles kümmern und Sie jederzeit über einen professionellen Tätigkeitsbericht verfügen. Wir wissen, worauf es ankommt. Lernen Sie unsere Leistungen im betrieblichen Datenschutz jetzt kennen.

Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihr Unternehmen sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:

1. Erfassen
   • Datenschutzbestandsaufnahme
   • Datenschutzaudit
2. Analysieren
   • Risikoanalyse
   • Datenschutzmaßnahmenplan
   • Datenschutz Compliance
3. Dokumentieren
   • Datenschutzerklärung Website
   • Datenschutzdokumentation
   • Technisch-Organisatorische Maßnahmen
   • Erstellung Verarbeitungsverzeichnis
4. Verbessern
   • Datenschutz-Folgenabschätzung
   • Mitarbeiterschulung
   • Management Betroffenenanfragen
   • Auftragsverarbeitungsvertrag
   • Datenschutzverletzung
   • Expertenunterstützung
   • Externer Datenschutzbeauftragter
   • Datenschutzberatung
   • Datenschutzmanagement