Informationssicherheit: 10 einfache Maßnahmen für effektiven Datenschutz

Warum Unternehmen Sicherheitsmaßnahmen brauchen

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können von der Digitalisierung und effizienteren Prozessen profitieren. Doch mit jedem neuen Tool und mit jedem neuen Datensatz wächst die Gefahr durch Angriffe von Cyber-Kriminellen.

Maßnahmen für mehr Sicherheit in den eigenen IT-Systemen und für den Schutz sensibler personenbezogener Daten sind unverzichtbar – und sie müssen nicht aufwendig und teuer sein. Die nachfolgenden 10 Maßnahmen helfen Ihnen dabei, Ihre Abwehrkräfte zu stärken und die Grundlage für ein umfassendes Sicherheitskonzept im Unternehmen zu legen.

1. Faktor Mensch: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Falls Ihr Unternehmen von der NIS2-Richtlinie betroffen ist, werden Schulungen rund um die Cybersicherheit in Zukunft zum Pflichtprogramm für alle Angestellten. Auch in Sachen Datenschutz sind Schulungen ein wichtiges Instrument, um alle Teams, die mit Daten arbeiten, für das Thema zu sensibilisieren.

Nutzen Sie Gelegenheiten wie die jährliche Datenschutzschulung, die Implementierung neuer Software oder das Onboarding von Mitarbeitern dazu, Ihre Kollegen für Bedrohungen wie Phishing zu sensibilisieren und das Bewusstsein für einen sicheren Umgang mit Daten und IT-Systemen zu schärfen.  

Tipp: Mit einer passenden Softwarelösung und einem Datenschutzexperten an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass Ihr Schulungskonzept effizient und immer auf dem aktuellen Stand ist und wichtige Entwicklungen wie KI oder Änderungen beim Cookie-Banner berücksichtigt.

2. Know your enemy: Analysieren Sie Cyber- und Datenschutzrisiken

Kennen Sie Ihre Datenschutz- und Cyberrisiken? Im Rahmen eines Datenschutzaudits führen Unternehmen eine Bestandsaufnahme ihres Datenschutzes durch, und wer sich für die ISO-27001-Zertifizierung interessiert, kommt um eine Bewertung potenzieller Cyber-Risiken nicht herum.  

Auch unabhängig von Audits und Zertifizierungen können Bestandsaufnahmen und Risikobewertungen Ihnen helfen, sich ein Bild über die Bedrohungslage Ihres Unternehmens zu verschaffen und rechtzeitig zu reagieren, falls mehr Schutzmaßnahmen als bisher notwendig sind.  

3. Schutzschild für Daten: Führen Sie starke Passwort-Richtlinien ein

Schwache Passwörter gehören zu den größten Sicherheitsrisiken für die Daten von Unternehmen. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern dabei, sichere Passwörter zu nutzen und trotzdem arbeitsfähig zu bleiben, ohne sich endlose Zeichenkolonnen merken zu müssen.  

Eine klare Passwortrichtlinie und Passwort-Manager helfen dabei. Viele Tools für das Verwalten von Passwörtern sind einfach zu bedienen und helfen, die Sicherheit erheblich zu erhöhen. Wichtig bei der Auswahl eines Tools ist, dass Sie einem Anbieter vertrauen, der die DSGVO-Vorgaben im Blick hat.

Tipp: Orientieren Sie sich bei sensiblen Themen wie dem Passwort-Management an den Empfehlungen der Profis – relevant sind vor allem die aktuellen Empfehlungen des BSI.

4. Der Schlüssel zu noch mehr Sicherheit: Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Verlassen Sie sich nicht allein auf starke Passwörter, sondern nutzen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung als zusätzliche Sicherheitsebene. Sollte es Hackern gelingen, ein Passwort Ihrer Mitarbeiter zu knacken, bildet ein zweiter Faktor eine wirksame Verteidigungslinie.  

Eine 2FA ist in der Regel schnell aufgesetzt und kann bei vielen Softwarelösungen kostenlos genutzt werden.

5. Immer auf dem Laufenden: Führen Sie regelmäßige Software-Updates durch

Never change a running system trifft vielleicht auf gut eingespielte Teams zu – was Ihre Software angeht, sollten Sie aber kein Update verpassen. Veraltete Software enthält oft bekannte Sicherheitslücken, die Angreifer mit Freude nutzen, um Ihren Datenschatz zu rauben.  

Aktivieren Sie automatische Updates für Betriebssysteme und Anwendungen, um diese Lücken zu schließen oder setzen Sie bei neuen Softwaretools auf Cloud-Lösungen, die auf EU-Servern laufen und DSGVO-konform sind, und sorgen Sie gemeinsam mit dem Anbieter für aktuelle und sichere Systeme.  

Der Vorteil: Diese Maßnahme ist besonders einfach für Sie, da der Anbieter die Aufrechterhaltung der Sicherheit übernimmt und Sie sich dem Tagesgeschäft widmen können.

6. Auf Nummer sicher gehen: Legen Sie Backups an

Regelmäßige Backups schützen Ihr Unternehmen vor Datenverlusten durch Cyberangriffe oder technische Probleme. Was Sie dabei beachten sollten, zeigt Ihnen unser Leitfaden zur Datensicherung.

7. Strategisch sicher: Security-Richtlinien entwickeln und durchsetzen

Klare Regeln für den Umgang mit Daten und IT-Systemen schaffen Sicherheit. Einfache Richtlinien – beispielsweise zur Nutzung privater Geräte oder zum sicheren Umgang mit E-Mails – können schnell formuliert und kommuniziert werden.

8. Sicherheit zum Anfassen: Vergessen Sie nicht die physische Sicherheit

Daten und IT-Systeme zu schützen, heißt nicht nur, digital sicher aufgestellt zu sein, sondern auch physisch. Vergessen Sie deshalb nicht, Ihre physischen Server und andere sensible IT-Geräte vor physischem Zugriff zu schützen.

9. Kryptisch sicher: Nutzen Sie Verschlüsselung, wo es geht

Wo immer im Unternehmen Daten und Informationen von A nach B übertragen oder mit der Außenwelt geteilt werden, sollte Verschlüsselung der Standard sein. Kryptografie und SSL-Zertifikate helfen Ihnen dabei, Datenübertragungen zu verschlüsseln und sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Vergessen Sie dabei nicht, mobile Geräte wie Laptops, Smartphones und Tablets zu verschlüsseln. Aktivieren Sie dafür Funktionen wie Bildschirmsperren, Verschlüsselung und Fernlöschung – diese sind oft bereits in den Geräten integriert und müssen nur konfiguriert werden. Diese Maßnahme ist vor allem für Unternehmen relevant, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen dürfen.  

Mehr zu „Bring Your Own Device“ erfahren Sie in unserem Datenschutz-Magazin.

10. Sie sind nicht allein: Holen Sie sich Unterstützung durch externe Experten

Viele der vorgestellten Maßnahmen lassen sich gut mit vorhandenen Mitteln umsetzen. Je nach Unternehmen sind jedoch weitere oder zum Teil andere Maßnahmen erforderlich. Aus diesem Grund kann sich die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten oder IT-Sicherheitsexperten lohnen.  

Gemeinsam mit einem externen Profi sind Sie in der Lage, in kurzer Zeit und ohne Aufwand eine maßgeschneiderte Sicherheitsstrategie zu entwerfen und Ihr Unternehmen stets auf Veränderungen im Bereich der Cybersecurity und des Datenschutzes einzustellen.

Sie möchten noch heute loslegen und den Schutz Ihrer Daten und IT-Systeme maximieren? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen und buchen Sie Ihren unverbindlichen Termin mit einem unserer Datenschutzexperten.