Datenschutz auf Messen: So gehen Sie mit Kontaktdaten um

Nach pandemiebedingtem Stillstand ist die Messe-Saison wieder in vollem Gange. Bei all den neuen Kontakten, die hierbei geknüpft werden, sollte der Datenschutz unbedingt bereits von Beginn an mitgedacht werden. Das sorgt nicht nur für Sicherheit, sondern auch für einen professionellen Auftritt. 

Die Messehallen waren lange verweist – nun lässt es die Coronalage zu, dass sich Aussteller und Unternehmer wieder im Messeumfeld treffen. Bei der Kundenakquise sollte direkt von Beginn an der Datenschutz auf Messen mitgedacht werden. Wir zeigen, was es dabei zu beachten gibt und wie die Anforderungen einfach umgesetzt werden können.

Welche Daten dürfen auf einer Messer erhoben werden?

Aussteller auf Messen möchten nicht nur über ihre innovative Produkte informieren, sondern natürlich diese am Besten auch verkaufen oder mindestens Kontakte knüpfen. Bei all diesen Punkten muss der Datenschutz mitgedacht werden. Denn sobald es zum Austausch von Kontaktdaten kommt, ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unerlässlich. 

Der wichtigste Grundsatz, den Sie bei der Datenerhebung auf einer Messe beachten müssen, ist der der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Heißt: Sie dürfen nur diejenigen personenbezogenen Daten von Interessenten oder Kunden erheben, die Sie auch wirklich brauchen. Für eine konkrete Produktinformation via Mail sind das die E-Mail-Adresse und ggf. der Name, für den Versand einer Bestellung sind das sowohl Name als auch die Adresse. 
Als Faustregel gilt: Es dürfen nur jene Daten erhoben werden, die tatsächlich zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind. Es spielt dabei übrigens keine Rolle, ob Sie die Daten digital erheben oder mit einem Formular / Vertrag auf Papier. 

Beachten Sie darüber hinaus auch den sog. Zweckbindungsgrundsatz: Dieser besagt, dass personenbezogene Daten nur solange verarbeitet werden, wie auch der Erhebungszweck besteht. Anschließend sind die personenbezogenen Daten grundsätzlich zu löschen. Im Messeumfeld wären hier folgende Szenarien denkbar:

• Sie gewinnen einen Kunden, der ein Produkt kauft. Zum Abschluss des Kaufvertrags und zur Lieferung der Ware brauchen Sie sowohl Namen, Anschrift als auch die Zahlungsinformationen. Ist die Ware bezahlt und das Produkt geliefert, ist der Erhebungszweck der personenbezogen Daten erloschen. Einen weitere werbliche Ansprache des Kunden ist ohne dessen ausdrückliche Einwilligung nicht gestattet.
• Sie haben einen Interessenten, der sich für ein Produkt interessiert, aber sich nicht entscheiden kann. Er wünscht eine Informationsbroschüre per Post. Zu diesem Zweck erheben Sie dessen Namen und seine postalische Anschrift. Sobald sie die Informationen versendet haben, ist der Erhebungszweck der personenbezogen Daten erloschen. Einen weitere werbliche Ansprache des Kunden ist nicht ohne dessen ausdrückliche Einwilligung gestattet.

Wollen Sie Interessenten, die Ihren Stand besucht haben, auch im Nachgang der Messe weiterführende Werbung (Newsletter, Angebote etc.) per Email zusenden, so müssen Sie sich grundsätzlich hierfür im Vorfeld eine Einwilligungserklärung ausfüllen lassen. 

Inwieweit muss über die Erhebung oder die Verarbeitung von Daten informiert werden?

Über die Datenverarbeitung muss auch direkt am Messestand informiert werden: Art. 13 DSGVO besagt, dass Personen, deren Daten erhoben werden, zum Zeitpunkt der Datenerhebung transparent darüber informiert werden müssen. Dies beinhaltet mitunter folgende Fragen:

• Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? (Sie oder Ihre Firma)
• Welche Zwecke verfolgt die Datenerhebung? (Verkauf, Informationsangebote etc.)
• Werden die Daten an Dritte weitergegeben?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• Wie kann der Kunde / Interessent der Datenverarbeitung widersprechen?
• Welche weiteren Rechte besitzt der Kunde / Interessent?

Es bietet sich an, diese Informationen sowohl in einem kleinen Aufsteller am Messestand gut sichtbar aufzustellen als auch diese Informationen allen Kunden und Interessenten als abgedruckte Erklärung beim Ausfüllen eines Kontaktformulars mitzugeben. Bestätigt werden (mittels Unterschrift / Anhaken einer Checkbox) muss diese Erklärung vom Kunden / Interessenten jedoch nicht. 

Der richtige Umgang mit Kundendaten

Nicht nur auf Messen werden Kundendaten erhoben und verarbeitet. Vor allem in alltäglichen Situationen müssen Unternehmen darauf achten, Kundendaten datenschutzkonform zu verarbeiten.

Datenschutz auf Messen: Auf diese Punkte sollten Sie auf Messen besonders achten

Neben den bereits genannten Punkten sollten Sie darüber hinaus bereits im Vorfeld alle Messe-Mitarbeiter zum Thema Datenschutz schulen. Direkt auf der Messe sollten weitere Punkte zum Thema Datenschutz nicht außer Acht gelassen werden:

• Stichwort Kontaktformular und Datenschutz: Lassen Sie Listen mit Kontaktdaten nicht offen herumliegen! Auch sollten Interessenten, die sich in ein Kontaktformular auf Papier eintragen, nicht die bereits vorher von anderen gegeben Informationen einsehen können.
• Posten Sie keine Bilder von einzelnen Messebesuchern an ihrem Stand in Sozialen Netzwerken, ohne deren Einverständnis eingeholt zu haben!
• Beachten Sie, dass die Daten von Interessenten nur für den erhobenen Zweck (wie z.B. zur Versendung eines besprochenen Angebots) genutzt werden dürfen! Wollen Sie diese Daten beispielsweise über den Zweck der Kontaktaufnahme hinaus benutzen, z.B. für Werbemails oder Newsletter, dann bedarf es einer neuen Rechtsgrundlage: In diesem Fall eine weitere Einwilligung (Stichwort Double-Opt In für Werbemails). Es ist natürlich alternativ möglich, bereits von Beginn an Interessenten zum Eintrag für einen Newsletter zu animieren.