Datenschutz für Personaldienstleister

Der Branchenexperte

Damit Personaldienstleistungen funktionieren können, müssen zahlreiche personenbezogene Daten von potenziellen Kandidaten oder Mitarbeitern zunächst erfasst und gespeichert werden, bevor es zu deren Nutzung und weiteren Verarbeitung kommt. Dazu gehören einerseits Bewerberdaten, wie ein vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und bisherige Arbeitsstellen.

Andererseits werden nach Übernahme eines Bewerbers weitere Daten erhoben, die für den Abschluss des Arbeitsvertrags notwendig sind. Das wären unter anderem:

• Steuerklasse
• Steuer-ID
• Kontoinformationen

Die Personalberatung ist von der DSGVO daher stärker betroffen als andere Branchen. Bei einem fahrlässigen Umgang kann es leicht zu Datenschutzverletzungen kommen, die bedenkliche Folgen für den Betroffenen sowie für das Image des Unternehmens haben. Es ist somit für Personaldienstleister enorm wichtig, einen bedingungslosen Datenschutz gewährleisten zu können.

Unsere maßgeschneiderten Datenschutzleistungen für Ihre Personaldienstleistung

Als erfahrene Datenschutzexperten wissen wir, worauf es beim Datenschutz für Personaldienstleister ankommt und richten uns dabei gezielt nach den individuellen Ansprüchen Ihres Unternehmens. Als kompetenter Ansprechpartner in Sachen Datenschutz unterstützen wir Sie jederzeit, die Vorgaben der DSGVO für Personalvermittler umzusetzen. Unsere pragmatischen Datenschutzlösungen orientieren sich dabei immer konkret an Ihrem Unternehmen, sodass es zu keiner Beeinträchtigung Ihres Kerngeschäfts kommt.

Wir führen zunächst eine digitale GAP-Analyse mit Ihrem Unternehmen durch, um etwaige Datenschutzlücken zu identifizieren. Darauf basierend erfolgen individuelle Handlungsempfehlungen, die sich in der Branche der Personaldienstleister bewährt haben. Um Datenschutz in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform umzusetzen, schulen wir Ihre Mitarbeiter im Rahmen eines eLearnings – zeitsparend, kosteneffizient und praxisnah. Zudem helfen wir Ihnen mit unserer digitalen Plattform Proliance 360 bei der Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, zu dem Sie nach Art. 30 DSGVO verpflichtet sind.

Für die Kontrolle der rechtskonformen Anwendung der DSGVO im Personalwesen ist es verpflichtend, einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen zu bestellen, sobald mindestens zwanzig Mitarbeiter sich ständig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigen, sie also die Daten erheben, speichern und weiterverarbeiten. Wir übernehmen diese Aufgabe für Sie, denn wir bieten Ihnen die Lösung eines externen Datenschutzbeauftragten an.

Sie sind sich unsicher, wie Sie korrekt mit Bewerberdaten umgehen und welche Löschfristen gelten? Sie wollen Ihre Mitarbeiter für den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisieren, um das Risiko einer Datenpanne zu minimieren? Unsere Experten unterstützen Sie jederzeit bei Fragen und orientieren sich an Ihren individuellen Bedürfnissen:

• Datenschutzschulung Ihrer Mitarbeiter
• Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite
• Individuelle Beratung rund um das Thema Datenschutz
• Übernahme der Auskunftspflicht gegenüber Behörden und Betroffenen

Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz für Personaldienstleister

Dürfen potentielle Bewerber auf sozialen Netzwerken kontaktiert werden?

Facebook ist ein privates Netzwerk und dort ist die Kontaktaufnahme zu einer Person, um ihr einen Job vorzuschlagen, untersagt. Es kann dabei ein Zugriff auf private Daten erfolgen, die über die für eine Bewerbung notwendige Daten hinausgehen. Hierbei würden die schutzwürdigen Interessen des Nutzers gegenüber dem berechtigten Interesse eines Unternehmens überwiegen, da sie zur geschützten Privatsphäre des Nutzers gehören. Anders sieht es bei XING oder LinkedIn aus, weil die Präsentation auf diesen Netzwerken speziell auf die Jobvermittlung ausgerichtet ist. Hier dürfen Bewerber also kontaktiert werden.

Welche Informationspflichten müssen erfüllt werden?

Einen Personaldienstleister oder Headhunter treffen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO umfangreiche Informationspflichten. Er muss daher bei der Erhebung von Bewerberdaten den Bewerber darauf hinweisen, dass er nach der DSGVO die Bewerberdaten an einen Dritten, dem suchenden Arbeitgeber, weitergeben wird. Umgekehrt muss der suchende Arbeitgeber natürlich dem Bewerber umfangreiche Auskunft über seine Verarbeitung mit den vom Personaldienstleister erhaltenen Daten geben.

Welche Art von Verstößen gegen die DSGVO treten bei Personalvermittlern besonders häufig auf?

Geht es um Datenschutz in einer Personalberatung treten häufig Verstöße beim Bewerbermanagement auf – zum Beispiel gegen die Aufbewahrungsfrist der Bewerberdaten. Auch werden immer wieder Daten ohne Einwilligung des Bewerbers in eine Bewerberdatenbank (sog. Talentpool) aufgenommen oder es wird gegen die Informationspflicht verstoßen. Aber auch bei der Datenschutzerklärung auf der Webseite oder bei Verschwiegenheitserklärungen treten im Datenschutz bei Personaldienstleistern gerne Fehler auf. Daher empfiehlt sich die Bestellung eines (externen) Datenschutzbeauftragten in jedem Fall, unabhängig von der gesetzlichen Pflicht zur Bestellung.

Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihre Personaldienstleistung sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:

1. Erfassen
   • Datenschutzbestandsaufnahme
   • Datenschutzaudit
2. Analysieren
   • Risikoanalyse
   • Datenschutzmaßnahmenplan
   • Datenschutz Compliance
3. Dokumentieren
   • Datenschutzerklärung Website
   • Datenschutzdokumentation
   • Technisch-Organisatorische Maßnahmen
   • Erstellung Verarbeitungsverzeichnis
4. Verbessern
   • Datenschutz-Folgenabschätzung
   • Mitarbeiterschulung
   • Management Betroffenenanfragen
   • Auftragsverarbeitungsvertrag
   • Datenschutzverletzung
   • Expertenunterstützung
   • Externer Datenschutzbeauftragter
   • Datenschutzberatung
   • Datenschutzmanagement

Die 3 größten Irrtümer beim Datenschutz in Personalberatungen

1. Es ist notwendig, dass wir Bewerberdaten lange speichern.Es ist notwendig, dass wir Bewerberdaten lange speichern, um im Fall eines Personalengpasses schnell reagieren zu können - Bewerberdaten dürfen in Form einer Bewerberdatenbank nur so lange gespeichert werden, bis der Sinn und Zweck der Speicherung erfüllt ist. Für längerfristige Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist eine ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen, etwa per E-Mail oder Online-Formular, notwendig.
2. Die DSGVO betrifft uns als Personaldienstleister nicht so stark.Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, die personenbezogene Daten (z.B. von Mitarbeitern oder Bewerbern) erfassen und verarbeiten. Als Personalvermittler müssen Sie die geltenden Löschfristen beachten und neben den regulären Dokumentationsvorgaben der DSGVO eine Datensicherheit der personenbezogenen Daten gewährleisten.
3. Die Behörden werden Verstöße gegen die DSGVO nicht ahnden.Die DSGVO wurde bereits 2016 verabschiedet – seit Mai 2018 müssen alle Unternehmen ihre Verarbeitungsprozesse DSGVO-konform gestalten. Es ist davon auszugehen, dass Behörden bei Verstößen zukünftig konsequenter gegen die jeweiligen Unternehmen vorgehen und substanzielle Bußgelder verhängen.

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