Screensharing und Datenschutz: Die besten Tipps

Der Datenschutz bei Video-Konferenzen ist eine Sache. Aber wie sieht es beim Thema Screensharing aus? Ist Screensharing eigentlich DSGVO-konform? Und wie sieht es mit dem Thema TeamViewer und Datenschutz aus? Über solche Fragen macht man sich meist erst im Home-Office Gedanken. Wir haben als schnelle Übersicht für Sie daher die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Screensharing und Datenschutz gesammelt:

• Hosting-Land des Screensharing-Tools: In welchem Land wird das Screensharing-Tool gehostet? Können Sie auf ein Tool für die Bildschirmübertragung zurück greifen, das aus Deutschland oder der EU kommt? Diese Tools müssen sich nämlich automatisch an die Vorgaben der DSGVO halten. Wenn Sie kein solches Tool finden, das für Ihr Unternehmen passt, sollten Sie auf die sogenannte EU-US-Privacy-Shield-Zertifizierungen achten, wenn es sich um ein Amerikanisches Screensharing-Tool handelt. Dies gilt auch, wenn das von Ihnen bevorzugte Screensharing-Tool Daten in nicht-EU-Länder (sogenannte Drittländer) übermittelt. Hier sollten Sie ebenso nach Schutzversprechen oder Garantien des Anbieters Ausschau halten (z.B. Abschluss von Standarddatenschutzklauseln, Binding Corporate Rules).
   
• Verschlüsselte Datenübertragung: Klären Sie vorab, ob das von Ihnen gewünschte Screensharing-Tool Ihre Daten verschlüsselt überträgt. Das ist ein wichtiger Punkt, denn damit Screen-Sharing DSGVO-konform ablaufen kann, muss dieser Punkt eingehalten werden (Verschlüsselungen sind nach Art. 32 eine geeignete Sicherheitsmaßnahme für die sichere Datenverarbeitung).
   
• Bildschirmübertragung: Datensicherheit durch Business-Versionen: Wenn verfügbar, sollten Sie auf eine Business- oder Pro-Version des Bildschirm-Übertragungs-Tools setzen. Diese bieten meist höhere Sicherheitsstandards oder zumindest erweiterte Datensicherheitseinstellungen, die individuell angepasst werden können.
•  
• Datenschutz durch persönliche Einladung: In einem Online-Meeting oder einer Online-Demo können schnell 10, 20 oder noch mehr Mitarbeiter*innen, Partner*innen oder Kund*innen vertreten sein. Deshalb ist es wichtig, den Überblick zu behalten: Versenden Sie Einladungen und Einladungscodes nur persönlich und so, dass diese nicht weitergeleitet werden können. So behalten Sie den Überblick, wer am Meeting teilnimmt und der Bildschirm-Übertragung beiwohnen kann.
  Verwenden Sie ein Tool zum Teilen ihres Bildschirms im Wartungs-Fall, gilt das natürlich auch: Nur, wer einen persönlichen Einladungscode von Ihnen erhalten hat, darf auf Ihren Bildschirm zuggreifen!
•  
• Ungestörtes Screen-Sharing: Alle anderen Tools aus! Um Ihr Meeting ungestört halten zu können, sollten Sie alle anderen Tools und Benachrichtigungen ausschalten. Das gilt für Chatprogramme gleichermaßen wie für E-Mail-Benachrichtigungen. Dies sorgt zeitgleich auch für einen erhöhten Datenschutz, denn in der E-Mail- oder Chat-Nachricht-Vorschau kann oft schon gelesen werden, worum es geht. Vor allem, wenn personenbezogene Daten verschickt werden, kann dies ein Datenschutzrisiko darstellen, wenn Unbefugte durch einen geteilten Bildschirm hier einen Einblick erhalten.
•  
• Separater Desktop für mehr Datenschutz: Vor dem Meeting gilt: Räumen Sie Ihren Desktop auf – oder legen Sie sich am Besten gleich einen eigenen Desktop für die Präsentation oder die Demo an, auf dem Sie nur das ablegen, was gezeigt werden soll. Dies gilt natürlich auch, wenn Sie zum Beispiel in einem Wartungsfall Ihren Bildschirm teilen.
•  
• Aufzeichnungen bei der Bildschirmübertragung Wollen Sie während einer Bildschirm-Übertragung etwas aufzeichnen, z.B. während der Zeit, in der Sie Zugriff auf den Kunden-Bildschirm erhalten, ist das unbedingt vorher mit diesen abzuklären!
•  

Mit diesen Quick-Tipps sind Sie für Ihr Online-Meeting oder Ihre bevorstehende Online-Demo gut aufgestellt. Natürlich gilt es Ihr Tool aber im Zweifelsfall zusätzlich noch von Ihrer IT-Abteilung sowie Ihrem Datenschutzbeauftragten absegnen zu lassen – nur so können Sie abklären, ob Sie mit dem Tool-Anbieter z.B. einen AV-Vertrag schließen müssen.