Mitarbeiterbefragung & Datenschutz: Das gilt es zu beachten

Die Befragung von Mitarbeiter:innen ist eine beliebte Methode, um innerbetriebliche Abläufe zu optimieren. Um bei dieser Datenerhebung jedoch nicht gegen die DSGVO zu verstoßen, muss sich die Betriebsleitung an einige wichtige Regeln halten.

Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen: Rechtliche Grundlage

Mitarbeiterbefragungen können Missstände aufdecken, Abläufe verbessern und so für mehr Zufriedenheit unter den Angestellten sorgen. Ein Betrieb, dem die Meinung seiner Mitarbeiter:innen wichtig ist, wirkt außerdem vertrauenswürdig und zeitgemäß auch auf potentielle Bewerber:innen.

Jedoch darf der Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen nicht vernachlässigt werden. Wenn Sie für eine Befragung personenbezogene Daten Ihrer Angestellten erheben, muss dies im Einklang mit dem Datenschutz geschehen. Erheben Sie bei Mitarbeiterumfragen personenbezogene Daten, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage. Der hier zum Einsatz kommende Beschäftigtendatenschutz fällt unter die allgemeinen Regelungen der DSGVO. Laut § 26 BDSG darf die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geschehen. Da eine Umfrage zur Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen aber für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich ist, scheidet § 26 BDSG stets  für Mitarbeiterbefragungen bereits als rechtliche Grundlage aus.

Für die meisten Arbeitgeber:innen ist es aber von Vorteil zu wissen, wie zufrieden die Angestellten mit Atmosphäre und Arbeitsabläufen sind. Doch Unternehmen können ihre Mitarbeiter:innen nicht zur Teilnahme an einer Befragung zwingen. Dies kann nur auf freiwilliger Basis umgesetzt werden, für die eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO benötigt wird. Trotzdem können sich Arbeitnehmer:innen unter Druck gesetzt fühlen, ihre Einwilligung zu erteilen. Viele fürchten negative Auswirkungen auf ihren Stand im Unternehmen, wenn sie die Teilnahme an einer solchen innerbetrieblichen Maßnahme verweigern oder unter Klarnamen ihre Kritik am Unternehmen äußern.

Mitarbeiterbefragung anonym durchführen

Es ist für Arbeitgeber:innen also weniger empfehlenswert, ihre Angestellten unter Angabe ihrer persönlichen Daten um die Teilnahme an einer Umfrage zu bitten. Die beste Methode stellt in diesem Fall eine nicht nur freiwillige, sondern außerdem anonyme Mitarbeiterbefragung dar. Hierdurch wird den Anforderungen des Datenschutzes Genüge getan. Für die Arbeitnehmer:innen erleichtert dies zugleich die Entscheidung, an einer solchen Umfrage teilzunehmen und bedenkenlos ehrliche Antworten zu geben.

Doch auch die Gestaltung eines entsprechenden Fragebogens muss bestimmten Prinzipien entsprechen. Er muss zielgerichtet konzipiert werden, also nicht wahllos irrelevante Informationen von den Angestellten erfragen. Zudem darf anhand der Antworten der Befragten nicht ersichtlich sein, um welche Person es sich genau handelt. Zum Beispiel können zu konkrete Fragen nach dem persönlichen Hintergrund der Mitarbeiter:innen entsprechende Rückschlüsse zulassen. Dadurch wäre die Umfrage nicht mehr anonym, da Rückschlüsse auf eine spezielle Person geführt werden könnten. Auch die formale Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sollte mit Bedacht gestaltet werden. So ist das Ausfüllen durch Ankreuzen von Multiple-Choice-Fragen einer Beantwortung in handschriftlicher Textform klar vorzuziehen. Denn besonders über die Handschrift lassen sich im Zweifel befragte Person und Fragebogen einander zuordnen. Eine adäquate Art und Weise, um den Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen zu gewährleisten, sind elektronische Fragebögen. Doch auch hier sollten Arbeitgeber:innen auf die Integrität des externen Dienstleisters der entsprechenden Software achten.

DSGVO-konforme Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nach DSGVO ist also möglich, sofern Unternehmen folgende Richtlinien beachten: 

• Freiwilligkeit: Ein Zwang zur Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung ist nicht vom Gesetz gedeckt. Dies müssen Arbeitgeber:innen ihren Angestellten klar vermitteln.
• Anonymität: Es dürfen keine Rückschlüsse auf die Identität der Person möglich sein, die den jeweiligen Fragebogen ausgefüllt hat. Die formale Gestaltung einer Umfrage sollte genau wie die inhaltliche die Anonymität der Befragten gewährleisten.
• Zielgerichtetheit: Besonders bei kleinen Betrieben können Angaben wie Geschlecht oder Alter genügend Hinweise auf die Identität der Mitarbeiter:innen geben. Unternehmen sollten sich an klare Zielvorgaben halten und keine unnötigen, allzu spezifischen Angaben von ihren Angestellten verlangen.
• Einbindung Datenschutzbeauftragte: Zur Erstellung einer DSGVO-konformen Mitarbeiterbefragung ist es ratsam, die jeweilige datenschutzbeauftragte Person bei der Planung mit einzubeziehen. Auch die Wahl eines externen Dienstleisters zur Durchführung der Befragung sollte im Idealfall mit ihr abgesprochen werden.
• Einbindung Betriebsrat: Beim Einsatz von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, die Leistung oder das Verhalten von Arbeitnehmer:innen zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Eine Umfrage-Software bietet zumindest die Möglichkeit, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Angestellte zu erheben und aufzuzeichnen. Auch zur Steigerung der Akzeptanz unter den Beschäftigten ist die Einbindung des Betriebsrats empfehlenswert.
• Transparenz: Die klare und rechtzeitige Kommunikation in Bezug auf Umfragen im Betrieb bildet Vertrauen und vermeidet schlechte Stimmung unter den Mitarbeiter:innen. Wichtige Informationen sind hier der Zweck der Befragung, die Art der Auswertung und der Verweis auf die anonyme und freiwillige Teilnahme.

Eine Mitarbeiterbefragung in anonymer Form ist also mit den Regelungen des Datenschutzes vereinbar. Zur Steigerung des Betriebsklimas und der Akzeptanz unter den Beschäftigten sollten Arbeitgeber:innen jedoch außerdem auf größtmögliche Transparenz und die Einbindung vom Betriebsrat bzw. Datenschutzbeauftragten setzen.