Heikles Thema Dienstplan & Datenschutz? Mit diesem Trick bleibt das Dienstplan aushängen weiter erlaubt

Erkan hat zusammen mit Ursula Schicht, Tanja ist im Urlaub und Martin schon wieder krank? Diese und viele weitere Informationen sind Dienstplänen zu entnehmen. Es handelt sich hier u.a. um personenbezogene Daten im Sinne von Art.4 Nr.1 DSGVO, die aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht mehr „einfach so“ ausgehängt werden können. Auf ausgehängte Dienstpläne muss aber unter Berücksichtigung entsprechender Regeln dennoch nicht verzichtet werden. Wir haben alle Informationen im Überblick zusammengestellt, was laut Datenschutz bei Thema Dienstplan erlaubt ist – und wie Sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben bei diesem Thema am einfachsten umsetzen können.

Dienstplan aushängen – macht der Datenschutz hier einen Strich durch die Rechnung?

Ein Blick auf den Dienstplan ist sehr aufschlussreich, nicht nur, was Einsatzzeiten angeht. Es finden sich häufig noch weitere personenbezogene Daten darin, wie etwa Abwesenheiten, Urlaubszeiten oder Geburtsdaten. Eines der Grundprinzipien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist jedoch die Datensparsamkeit. Das heißt, es muss – und darf – nicht jeder Mitarbeitende wissen, wann und wie häufig jemand arbeitet, Urlaub hat oder krank ist. Da meist all diese Informationen einem Dienstplan zu entnehmen sind, ist es nicht mehr zulässig, diese offen und allen zugänglich aufzuhängen bzw. online zur Verfügung zu stellen. Dass dies in der Praxis aber für viele Arbeitnehmer ein Problem ist, da sie so weder wissen, mit wem sie Schicht haben, noch mit wem sie gegebenenfalls Schicht tauschen können, liegt auf der Hand.

Dienstpläne Veröffentlichung: Unterliegen Dienstpläne dem Datenschutz?

Die Dienstpläne bzw. die Daten darin unterliegen dem Datenschutz, wenn es sich um personenbezogene Daten handelt. Wichtig dabei zu wissen: Arbeitnehmer haben rechtlich gesehen keinen Anspruch darauf, den gesamten Dienstplan aller Mitarbeitenden einzusehen. Warum z.B. jemand abwesend ist oder wie lange eine Kollegin Urlaub hat, darf also nicht durch einen Dienstplan allen übrigen Mitarbeitern bekannt gegeben werden. Dennoch sind Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf in zahlreichen Unternehmen und Einrichtungen natürlich wichtig. So wird unter anderem mit Berufung auf das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) (teilweise) die Ansicht vertreten, dass die Einsicht von Dienstplänen „an sich nur durch diejenigen Beschäftigten notwendig [ist], die direkt davon betroffen sind, also auf die Information angewiesen sind“. Es heißt also, einen alltagstauglichen Kompromiss zwischen den Vorgaben des Datenschützers und den Ansprüchen des Berufsalltags zu finden. Wir haben verschiedene Lösungsvorschläge, wie Sie das Thema Datenschutz & Dienstplan in der Praxis umsetzen können.

So können Sie die Thematik Dienstplan und Datenschutz im Berufsalltag lösen

Unternehmen können weiter Dienstpläne aushängen, wenn das Thema Datenschutz dabei mitgedacht wird:

• Anonymisierte oder pseudonymisierte Dienstpläne: Dienst- und Schichtpläne können weiter offen ausgehängt und digital veröffentlicht werden, wenn sie anonymisiert oder pseudonymisiert werden. Dies könnte zum Beispiel wie folgt umgesetzt werden, indem jedem Mitarbeitenden ein Symbol zugeordnet wird, das nur ihm / ihr bekannt ist und dieses dann statt des Namens im Schichtplan abgebildet wird. Dritte können mit diesen Informationen nichts anfangen, doch die betroffenen Mitarbeitenden sind informiert. 
• Einverständnis einholen: Dienstpläne mit Klarnamen dürfen weiterhin (nur) in Mitarbeiterräumen ausgehängt (Räumlichkeiten zu denen keine fremden Personen Zugang haben ausgehändigt werden) und online an die betreffenden Mitarbeitenden verschickt werden, wenn die betreffenden Mitarbeitenden vorher darüber informiert wurden und ein schriftliches Einverständnis von ihnen eingeholt wurde. Nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter ist dies also möglich; willigt ein Mitarbeiter in die Veröffentlichung nicht ein, muss dies entsprechend berücksichtigt werden.
• Betriebsvereinbarung: Vor allem große Unternehmen oder Einrichtungen können Betriebsvereinbarungen abschließen, was das Aushängen von Dienstplänen angeht. Hier empfiehlt es sich, eng mit dem Betriebsrat zusammenzuarbeiten, damit dessen Mitbestimmungsrecht gewahrt wird.

Wichtig: Dienstpläne dürfen auch bei Berücksichtigung all der genannten Maßnahmen nicht abfotografiert oder kopiert werden. Auch ist es laut BayLDA unzulässig, wenn „Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe wie etwa Kundschaft oder Lieferanten oder auch in Krankenhäusern die Patientinnen und Patienten, in Alten- oder Pflegeheimen die Bewohnerinnen und Bewohner oder in Kitas die Eltern der Kinder vom Inhalt der Pläne Kenntnis nehmen können“. Kurzum: Dritte dürfen Dienstpläne nicht einsehen. Es empfiehlt sich also, Dienstpläne in nur für Mitarbeiter zugänglichen Räumen, wie etwa den Mitarbeiterpausenraum, anzubringen. Dabei muss jedoch darauf geachtet werden, dass in den Dienstplänen nicht die Abwesenheitsgründe enthalten sind. Sind Sie sich unsicher, wie Sie das Gestalten von Dienstplänen und das Thema Datenschutz vereinbaren können, helfen wir Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns unverbindlich!