Datensicherung: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Was ist Datensicherung? Definition und Bedeutung für Unternehmen

Grundsätzlich bedeutet Datensicherung, dass wichtige Daten so gespeichert werden, dass man sie im Falle von Verlust oder Beschädigung wiederherstellen kann. Umgangssprachlich spricht man auch von einem Backup oder von einer Sicherheitskopie.  

Allerdings reicht es nicht aus, die Daten einfach nur auf einem zweiten Speichermedium zu hinterlegen – Datensicherung bedeutet auch, Maßnahmen zu ergreifen, die Speicherorte von Daten und die Daten selbst vor unbefugtem Zugriff, Fehlern und Schäden zu schützen. Dafür müssen Unternehmen ein Datensicherungskonzept erstellen.

Wird ein Unternehmen zum Beispiel Opfer einer Cyberattacke, bei der Daten unbrauchbar gemacht werden, kann es die Daten mithilfe eines Backups wiederherstellen. Die Datensicherung ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die personenbezogene Daten schützen müssen.

Warum Datensicherung für Unternehmen so wichtig ist

Das Thema Datensicherung sollte grundlegender Bestandteil jeder IT-Sicherheitsstrategie sein. Denn sie trägt maßgeblich dazu bei, den Betrieb eines Unternehmens auch bei unerwarteten Ereignissen aufrechtzuerhalten und die Verantwortlichen vor Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung zu schützen.  

Es gibt verschiedene Gründe, warum Daten heute verlorengehen können. Dazu gehören

• Cyberattacken, die den Diebstahl oder die Zerstörung von Datensätzen zum Ziel haben

• Beschädigung oder Verlust von Daten durch menschliche Fehler  

• Umwelteinflüsse wie extreme Temperaturen oder Überschwemmungen  

Was passiert, wenn Unternehmen ihre Daten nicht sichern?

Ohne Datensicherung drohen verschiedene Konsequenzen bei Datenverlusten, zum Beispiel

• Finanzielle Verluste durch hohe Kosten für die Wiederherstellung von Daten, das Beheben von Betriebsunterbrechungen oder Lösegeldzahlungen

• Reputationsschäden durch den Vertrauensverlust bei Kunden  

• Rechtliche Konsequenzen in Form von DSGVO-Bußgeldern oder Datenschutzklagen  

• Betriebsstörungen durch Produktionsstillstände

• Wettbewerbliche Nachteile aufgrund von verlorenen Daten oder gestohlenem geistigen Eigentum

Ziele und Aufgaben der Datensicherung

Die wichtigsten Ziele der Datensicherung lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Datenverluste durch regelmäßige Backups verhindern

• Geschäftskontinuität auch bei Datenverlust oder -beschädigung sicherstellen

• gesetzliche Vorschriften für die ordnungsgemäße Datensicherung einhalten

Was wird bei einem Backup gespeichert?

Im Rahmen der Datensicherung müssen Unternehmen genau definieren, welche Daten gesichert und geschützt werden sollen. In der Regel handelt es sich um sensible Informationen wie Kunden- und Finanzdaten und um Daten, die sie für die tägliche Arbeit benötigen.

Gesetzliche Anforderungen und Fristen

Dabei müssen sie gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten beachten, die zum Beispiel im Handelsgesetzbuch oder im Bundesdatenschutzgesetz geregelt sind: Unternehmen sind demnach verpflichtet, bestimmte Daten über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren.

Diese Anforderungen variieren je nach Branche und gesetzlichen Vorschriften. Beispielsweise müssen Unternehmen laut Steuerrecht Belege und Buchungsunterlagen für 10 Jahre aufbewahren. Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft, welche Fristen für welche Arten von Daten gelten.

Im Blog erfahren Sie mehr über Aufbewahrungs- und Löschfristen nach der DSGVO.

Sicherungsarten: Wie sichern Unternehmen ihre Daten richtig?

Es gibt verschiedene Methoden zur Datensicherung. Grundsätzlich sind für Unternehmen die folgenden drei Arten der Datensicherung relevant. In welchem zeitlichen Abstand Sie Ihre Daten sichern sollten, muss individuell entschieden werden und hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel, wie kritisch die zu sichernden Daten sind.

Volldatensicherung

Bei der Volldatensicherung wird eine vollständige Kopie aller Daten erstellt. Die Wiederherstellung der Daten ist einfach, benötigt jedoch viel Speicherplatz und ist zeitaufwendig.

Inkrementelle Datensicherung

Die inkrementelle Datensicherung wird auch stufenweise Sicherung genannt. Es wird zunächst ein Vollbackup erstellt. Bei den nächsten Sicherungen werden allerdings nicht alle Daten gespeichert, sondern jeweils nur die Daten, die sich seit der letzten Sicherung verändert haben.  

Diese Art der Datenspeicherung ist speichereffizienter als die Volldatensicherung, allerdings ist der Prozess der Wiederherstellung komplexer.

Differenzielle Datensicherung

Diese Methode erfordert ebenfalls zunächst eine Volldatensicherung. Bei jeder Sicherung werden alle Änderungen seit der letzten vollständigen Sicherung gespeichert. Die Wiederherstellung ist dadurch einfacher als bei der inkrementellen Sicherung, allerdings erfordert diese Methode viel Speicherplatz.

Welche Orte eignen sich für die Datensicherung?

Die Auswahl des richtigen Speicherortes für die Backups Ihrer Daten und Dateien hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und von den zu sichernden Datenmengen ab. Die gängigsten Optionen sind lokale Speicherorte wie externe Festplatten oder NAS-Systeme, Cloud-Speicher oder hybride Lösungen, die lokale und Cloud-Speicher kombinieren.  

Diese unterschiedlichen Lösungen bieten jeweils spezifische Vor- und Nachteile, abhängig von den individuellen Bedürfnissen und der IT-Infrastruktur eines Unternehmens:

Für wen ist die lokale Datensicherung geeignet?

Externe Festplatten, USB-Sticks oder NAS-Systeme sind einfache und kostengünstige Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Sie bieten schnellen Zugriff auf die gesicherten Daten und benötigen keine Internetverbindung.  

Allerdings sind sie anfällig für physische Schäden oder Diebstahl. Wenn Sie diese Speicherorte nutzen möchten, müssen Sie deshalb sicherstellen, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Welche Unternehmen profitieren von der Cloud-Speicherung?

Cloud-Backups bieten den Vorteil, dass sie flexibel und skalierbar sind. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten sicher in Rechenzentren zu speichern, die oft höchste Sicherheitsstandards erfüllen.  

Allerdings können Datenschutzbedenken und die Abhängigkeit von einem externen Anbieter als Nachteile angesehen werden. In einigen Branchen müssen Unternehmen zudem sicherstellen, dass ihre Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Landes gespeichert werden, zum Beispiel bei Cloud-Anbietern mit Servern in einem EU-Land.

Datensicherung für Unternehmen: Strategien und Umsetzung

Wenn Sie Ihre Daten effektiv sichern und dabei gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz sowie Aufbewahrungspflichten einhalten möchten, benötigen Sie eine Datensicherungsstrategie und gründliche Planung Ihrer Datensicherung.  

Folgende Schritte sollten Sie dabei gehen:

• Entwickeln Sie ein Sicherungskonzept: Ein Backup-Konzept hilft Ihnen, die Sicherung der wichtigsten Daten und Dateien im Unternehmen zu gewährleisten.

• Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest: Innerhalb des Unternehmens muss klar definiert sein, wer sich um die regelmäßige Durchführung von Backups kümmert und dafür sorgt, dass sie im Notfall funktionieren.

• Fördern Sie das Bewusstsein für die Relevanz von Datensicherungen: Mithilfe von Schulungen für Mitarbeiter lassen sich Fehler bei der Handhabung und Sicherung von Daten vermeiden. Sie schaffen damit außerdem ein Bewusstsein für IT-Sicherheit und Datenschutz.

Daten langfristig sichern

Langfristige Datenspeicherung schützt Unternehmen vor rechtlichen, operativen und finanziellen Risiken. Viele Vorschriften verlangen die Aufbewahrung von Daten für mehrere Jahre. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln zum Beispiel die digitale Buchführung und revisionssichere Archivierung von Daten, die unter anderem für Audits notwendig sind.  

Gleichzeitig bieten historische Daten wertvolle Einblicke für Analysen und strategische Entscheidungen. Langzeitspeicherung hilft auch, Wissen zu bewahren und die Geschäftskontinuität nach Datenverlust sicherzustellen.  

Langfristige Archivierung ist also essenziell für Unternehmen, die rechtliche Anforderungen erfüllen und ihre Geschäftsprozesse absichern wollen. Damit Sie Ihre Daten nicht nur langfristig, sondern auch speicher- und kosteneffizient archivieren können, helfen Strategien wie Lifecycle-Management und redundante Speicherung. Um die Datenintegrität und -zugänglichkeit sicherzustellen, sollten Sie außerdem regelmäßige Lesbarkeitstests durchführen und auf offene Dateiformate setzen.

Risiken und Herausforderungen der Datensicherung

Die Datensicherung ist mit verschiedenen Risiken verbunden:

• Cybersecurity-Bedrohungen wie Ransomware können Backups infizieren und unbrauchbar machen. Dagegen helfen moderne Cybersicherheitslösungen wie Backup-Verschlüsselung und regelmäßige Updates.

• Menschliche Fehler bei der Durchführung von Backups gefährden die Datensicherung. Automatisierte Backup-Prozesse können dieses Risiko minimieren.

• Damit durch Hardwareausfälle oder Defekte an Speichermedien keine Daten verlorengehen, helfen überwachte Backup-Prozesse sowie regelmäßige Tests.

Zu den größten Herausforderungen für Unternehmen, die ihre Daten sichern möchten, gehören die für die Implementierung und Wartung einer umfassenden Datensicherungsstrategie erforderlichen Ressourcen und die damit verbundenen Kosten. Eine effiziente Planung der Datensicherungsstrategie und eine priorisierte Ressourcenverteilung können helfen, Kosten und Aufwand zu minimieren.

Wie funktioniert die Datensicherung im Notfall?

Im Falle eines Notfalls, wie zum Beispiel einem Datenverlust durch Cyberangriffe, müssen Sie in der Lage sein, schnell und effektiv auf die gesicherten Daten zugreifen zu können. Ein Disaster-Recovery-Plan macht dabei den Unterschied.

Dieser Plan beschreibt die Maßnahmen, die im Falle eines Datenverlusts ergriffen werden müssen, und welche Systeme und Daten als erstes wiederhergestellt werden sollten. Die Datenwiederherstellung erfolgt in der Regel in mehreren Phasen, beginnend mit den wichtigsten und geschäftskritischen Daten, gefolgt von weniger dringlichen Informationen.  

Die ersten Schritte im Notfall sollten das Feststellen des Umfangs des Datenverlusts und das Isolieren der betroffenen Systeme umfassen, um weitere Schäden zu verhindern. In vielen Fällen kann eine präventive Maßnahme, wie das Entfernen von infizierten Geräten aus dem Netzwerk, den Schaden begrenzen und die Wiederherstellung beschleunigen.  

Anschließend sollte der Wiederherstellungsprozess mit den regelmäßig erstellten Backup-Kopien eingeleitet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Integrität der Daten sichergestellt ist.

Best Practices für die Datensicherung: So sichern Sie Ihre Daten und Dateien effektiv

Um Daten effektiv zu sichern, sollten Sie folgende Best Practices beachten:

• Regelmäßige Sicherungen sorgen dafür, dass immer eine aktuelle Kopie der wichtigsten Informationen und Dateien vorhanden ist

• Das Automatisieren und Planen von Backups hilft, die Gefahr menschlicher Fehler zu reduzieren

• Backup-Tests stellen sicher, dass die Datensicherung vollständig erfolgt und Daten erfolgreich wiederhergestellt werden können

Eine umfassende Datensicherung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor Datenverlusten, sondern trägt auch dazu bei, die langfristige Geschäftskontinuität sicherzustellen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Mit einer durchdachten Strategie können Unternehmen ihre Daten sicher speichern, regelmäßig sichern und bei Bedarf schnell wiederherstellen, um den Betrieb ohne größere Unterbrechungen fortzuführen.

Bei Fragen dazu, welche DSGVO-Vorgaben für die Datensicherung in Ihrem Unternehmen relevant sind und welche Daten Sie wie und wo sichern sollten, stehen Ihnen unsere Datenschutzexperten gern beratend zur Seite. Sichern Sie sich jetzt einen Termin, um die Sicherung Ihrer Daten effizient und korrekt durchzuführen.