Datenschutz im Vertrieb und Marketing

Datenschutz in Vertrieb und Marketing

Daten für Marketingzwecke sind essenziell: Um kundenorientiertes und möglichst persönliches Marketing und zielgerichteten Vertrieb zu garantieren, braucht es personenbezogene Daten. So können potentielle Kunden und Leads individuell angesprochen werden und dadurch wird personalisierte Werbung überhaupt erst möglich. Dabei deckt die DSGVO den Vertrieb ebenso wie den Marketing-Bereich ab und sieht Instrumente und Richtlinien vor, die Sie zwingend einhalten sollten, um den Datenschutz im Vertrieb nicht zu verletzen bzw. korrekt umzusetzen. Wir geben Ihnen einen Überblick.

Rechtliche Grundlage: DSGVO Vertrieb und Marketing

Im Vertrieb werden wie im Marketing viele personenbezogene Daten benötigt und verarbeitet, um Direktwerbung, Telefonanrufe oder andere Akquise zielführend betreiben zu können. Solche Daten können sein:

• Namen
• Adressen
• E-Mail-Adressen
• Genaue Berufsbezeichnung
• Kontonummer
• u.v.m.

Zum Schutz dieser personenbezogenen Daten gibt es die Datenschutzgrundverordnung DSGVO und auch die e-Privacy-Verordnung. Sie gibt vor, wie mit den erhobenen personenbezogenen Daten, die beispielsweise im E-Mail-Marketing verwendet oder für Akquise im Vertrieb verarbeitet werden, umzugehen ist. Denn nur wenn Sie im Vertrieb und Marketing sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer potenziellen Leads und Kunden geschützt werden, können Sie einen sicheren Vertrieb und ein datenschutzkonformes Marketing aufbauen, das sein Ziel nicht verfehlt. Wahllos Daten-Altbestände aus dem unternehmensinternen CRM-System zu verwenden geht also nicht mehr – Kunden haben viel mehr Rechte erhalten und Unternehmen auf der anderen Seite mehr Pflichten, denen sie nachkommen müssen.

Datenschutzsoftware für Vertrieb und Marketing

Gerade in den Marketing- und Vertriebsprozessen fallen viele datenschutzrechtliche Themen, wie beispielsweise die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Online Marketing an. Dabei unterstützt Proliance 360 den Datenschutz von Kundendaten wie E-Mail, Telefonnummer, Name etc. zu gewährleisten und diese digital zu managen. Bei der Menge an Kundendaten ist es oftmals schwierig den Überblick zu behalten. Daher bietet es sich an, der smarten Software Proliance 360 das Datenschutzmanagement in Marketing und Vertrieb zu überlassen und sich durch Aufwandsreduktion wieder mehr den Kernprozessen widmen zu können.

Die Datenschutzsoftware bildet Schritt für Schritt Vertriebs-, Kunden- und Marketingprozesse ab und zeigt auf, inwieweit die vorhandenen Prozesse datenschutzkonform sind oder nicht. Falls es hier eine mangelnde Datenschutzumsetzung gibt, werden Handlungsempfehlungen gegeben und gezeigt, wie die Prozesse möglichst einfach angepasst werden können, um Datenschutzkonformität zu erreichen. Auch gibt die Software Hilfestellungen und Vorlagen für beispielsweise Einwilligungen und den Newsletter-Versand.

Für wen in Vertrieb und Marketing gilt die DSGVO und wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Eines gleich vorweg: Sowohl für den stationären Handel als auch für den Online Handel gilt die DSGVO – und in Zukunft ggf. auch die Richtlinien der e-Privacy-Verordnung, die nach wie vor auf sich warten lässt. Um Datenschutzkonformität zu erreichen, sollten Sie auch überprüfen, ob Sie dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ob dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, steht sowohl in Art. 37 DSGVO als auch in § 38 BDSG: Hier befinden sich Regelungen über die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Wenn mindestens 20 Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, so brauchen Sie in jedem Fall einen DSB. Zu dieser Zahl zählen im Übrigen auch Werkstudenten, Praktikanten, Freelancer usw. Sobald Sie im Vertrieb beispielsweise Telefon-Akquise betreiben, handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wichtig: Betreiben Sie beispielsweise Marktforschung, ist die Bestellung eines DSB auch unabhängig von der Mitarbeiteranzahl Pflicht!

Datenschutz für Vertrieb und Marketing: So kann datenschutzexperte.de Sie unterstützen

Wir von datenschutzexperte.de wissen um die Schwierigkeiten, die bei der Umsetzung der Datenschutz-Anforderungen in Vertrieb und Marketing und bei der Umsetzung der DSGVO und auch der e-Privacy-Richtlinien auftreten und stehen Ihnen deshalb mit Rat & Tat zur Seite. Wir kennen uns aus – von Akquise bis Vertrieb.

Bei großen Datenmengen (Kundendaten usw.) ist es oftmals schwierig den Überblick zu behalten. Daher bietet es sich an, der smarten Software Proliance 360 das Datenschutzmanagement in Marketing und Vertrieb zu überlassen und sich durch Aufwandsreduktion wieder mehr den Kernprozessen widmen zu können. Die Datenschutzsoftware bildet Schritt für Schritt Vertriebs-, Kunden- und Marketingprozesse ab und zeigt auf, inwieweit die vorhandenen Prozesse datenschutzkonform sind oder nicht.

Falls es bei Ihnen mangelnde Datenschutzumsetzung gibt, werden Handlungsempfehlungen gegeben und gezeigt, wie die Prozesse möglichst einfach angepasst werden können, um Datenschutzkonformität zu erreichen. Auch gibt die Software Hilfestellungen und Vorlagen, z.B. für die im Online-Marketing wichtigen Einwilligungen für den Newsletter-Versand.

Worauf muss nach DSGVO bzgl. Vertrieb und Marketing geachtet werden?

Die DSGVO hat sowohl den Bereich des Vertriebs als auch des Marketings verändert. Ob eine Werbemaßnahme künftig noch zulässig ist, richtet sich nach der DSGVO: So sind beispielsweise Kaltakquise am Telefon – also Werbeanrufe – bei Privatpersonen grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Ausnahme: der Werbeempfänger willigt explizit ein.

Als Faustregel gilt: Werbung ist bei B2C nur mit Opt-In, also mit Einwilligung (Opt-In bzw. Double Opt-In) möglich (auch nach § 7 UWG, das hier weiterhin gilt) – der (potentielle) Kunde muss also ausdrücklich zustimmen. Beim B2B Geschäft haben Unternehmen mehr Spielraum, da hierzu meist keine personenbezogenen Daten, sondern Unternehmensdaten verarbeitet werden. Im B2B gilt:

• Telefonwerbung ist meist erlaubt: Die sog. „mutmaßliche Einwilligung“ reicht bei Unternehmen aus, die in der Regel bei Gewerbetreibenden zu erwarten ist.
• E-Mail-Marketing braucht Vorarbeit: Hier bedarf es eines Double-Opt-Ins. Beachten Sie dazu auch die Bestimmungen für den Newsletter-Versand im Marketing! Wichtig zu wissen ist, dass die Einwilligung beim Double-Opt-In zu Nachweiszwecken aufgehoben werden muss, sollten später von Behördenseiten dazu Rückfragen kommen.
• Callcenter-Unterstützung geht nicht einfach so: Arbeiten Sie mit Call-Centern zusammen, die Ihren Vertrieb übernehmen, brauchen Sie dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag).
• Sie haben noch alte Datenbestände von Privatpersonen? Laut Erwägungsgrund 171 DSGVO dürfen Sie diese weiterverwenden, wenn Sie dazu die zugehörige Einwilligung haben – allerdings müssen diese den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Wir raten Ihnen eindringlich dazu, diese Einwilligungen zu aktualisieren und ggf. anzupassen.

Was besagt das Kopplungsverbot?

Das Kopplungsverbot nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO besagt, dass der Grundsatz „Service / Ware gegen Daten“ nicht mehr zulässig ist. Heißt: Vertragsabschlüsse müssen unabhängig von einer Einwilligung, die eigenen Daten zu Werbezwecken zu vergeben, gemacht werden.

Leitfaden für den Datenschutz im Marketing

Die DSGVO ist seit dem Frühjahr 2018 in Kraft und sie betrifft alle Unternehmensbereiche – somit auch das Marketing. Gerade hier haben neue Gerichtsurteile erneuten Handlungs- und Nachbesserungsbedarf in einigen Bereichen aufgezeigt. Deren Umsetzung sollte als obligatorisch angesehen werden, da es bei deren Missachtung schnell teuer werden kann – denn auch die Bußgelder wurden angepasst.

E-Mails, Blogs und Social-Media: Marketers sind in vielen digitalen Bereichen zu Hause. Dabei wird personalisiertes Marketing immer wichtiger. Dieses ist nur mit personenbezogenen Daten möglich – eine Umsetzung der DSGVO ist daher Pflicht. Die Anwendung der DSGVO auf die einzelnen Marketing-Bereiche kann auf den ersten Blick etwas unübersichtlich wirken, doch systematisch betrachtet bedarf es lediglich der Umsetzung einiger wichtiger Punkte bzw. der Einführung einiger Standard-Prozesse, um die DSGVO in den Marketing-Alltag zu integrieren. Wir haben die wichtigsten Bereiche für Sie beleuchtet und wissen, worauf Sie achten müssen.