Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Eine Definition

Unternehmen, die zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, haben grundsätzlich zwei Optionen: Sie können entweder eine geeignete interne Person benennen oder einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen. Beide Modelle sind datenschutzrechtlich zulässig – unterscheiden sich aber in ihrer praktischen Umsetzung, ihren Anforderungen und rechtlichen Folgen. Erfahren Sie, was interne und externe DSB jeweils auszeichnet und welche Voraussetzungen bei der Bestellung zu beachten sind.

Interner Datenschutzbeauftragter

Bei einem internen Datenschutzbeauftragten übergibt der Geschäftsführer einem Angestellten des Unternehmens die Aufgabe des DSB gemäß Art. 39 DSGVO. Voraussetzung für die Bestellung ist die nachgewiesene Fachkunde und Zuverlässigkeit der Person. Wird jedoch ein betrieblicher DSB bestellt, der nicht die geforderten Fähigkeiten besitzt, wird dies gesetzlich so behandelt, als ob kein DSB im Unternehmen vorhanden wäre. Mit der Benennung gehen unter anderem ein besonderer Kündigungsschutz und weitere Ansprüche einher, wie zum Beispiel eine eigene Ausstattung oder Fortbildungen.

Externer Datenschutzbeauftragter

Im Gegensatz zum internen ist der externe DSB ein zertifizierter Datenschutzexperte, der Ihrem Unternehmen als Dienstleister zur Verfügung steht. Die hohe Expertise eines externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten garantiert dabei den besten Schutz für Ihr Unternehmen. Bei transparenter Kostenstruktur, vertraglich festgelegten Preisen und einer variablen Vertragslaufzeit kümmert er sich schnell und effizient und schützt Ihr Unternehmen vor etwaigen Bußgeldern aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO.

Unterschiede zwischen externen und internen Datenschutzbeauftragten

Interne und externe Datenschutzbeauftragte erfüllen zwar die gleichen gesetzlichen Aufgaben, bringen jedoch unterschiedliche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen mit. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Unterschiede im direkten Vergleich auf – von der Fachkompetenz über Haftung bis hin zu Kosten und Kündigungsschutz.

Kosten

Ein wesentlicher Unterschied zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten liegt in den anfallenden Kosten. Bei einem innerbetrieblichen Datenschutzbeauftragten kommen zum regulären Gehalt meist zusätzliche Aufwendungen für Aus- und Fortbildung sowie den Erwerb von Fachliteratur hinzu. Ein externer DSB bietet hingegen eine transparente Kostenstruktur, da vertraglich alle Leistungen und die Vergütung festgelegt werden.

Kompetenz und Einarbeitung

Hinsichtlich der Kompetenz gibt es ebenfalls Unterschiede zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten. Ein interner DSB muss sich häufig zunächst zeitintensiven und aufwendigen Weiterbildungsmaßnahmen zur Erlangung der Fachkunde unterziehen. Ein externer DSB kann bereits von Beginn der Kooperation an zertifizierte und sofort abrufbare Fachkunde nachweisen. Doch im Gegensatz zu einem internen DSB muss sich ein externer Dienstleister zunächst in die betrieblichen Abläufe und Prozesse einarbeiten.

Stellung im Unternehmen

Bei internen Datenschutzbeauftragten kann es zu Akzeptanzproblemen kommen – etwa wenn Mitarbeitende sie nicht als neutrale Instanz wahrnehmen oder dienstliche Hierarchien Rollenkonflikte begünstigen. Ein externer DSB hingegen bringt von außen eine unabhängige Perspektive mit und wird innerhalb des Unternehmens häufig als objektiver Ansprechpartner akzeptiert.

Haftung

Kommt es im Rahmen der Datenschutzberatung zu einem folgenschweren Fehler, z. B. beim Datenmissbrauch von Kundendaten, greift bei einem internen DSB die beschränkte Arbeitnehmerhaftung. Eine volle Haftung ist demnach lediglich bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit vorgesehen. Externe DSB hingegen haften grundsätzlich nach zivilrechtlichen Maßstäben – häufig mit vertraglich vereinbarten Haftungsregelungen, was das Risiko für das Unternehmen kalkulierbarer machen kann.

Kündigungsschutz

Auch beim Kündigungsschutz gibt es klare Unterschiede zwischen betrieblichem und externen DSB. Interne Datenschutzbeauftragte genießen – ähnlich wie Betriebsratsmitglieder – einen erweiterten Kündigungsschutz. Das kann unternehmerische Handlungsspielräume einschränken. Die Zusammenarbeit mit einem externen DSB hingegen lässt sich vertraglich flexibel gestalten und bei Bedarf auch fristgerecht beenden.

Vergleich: Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen

Grundsätzlich kann ein betrieblicher DSB sowohl intern in Person eines Mitarbeiters als auch extern in Person eines Dienstleisters bestellt werden. Für viele Unternehmen erweist sich die externe Lösung als besonders effizient: Externe Datenschutzbeauftragte verfügen über geprüfte Fachkenntnisse, sind kurzfristig einsetzbar und bringen Erfahrung aus einer Vielzahl von Branchen mit.

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Sie arbeiten unabhängig, vermeiden potenzielle Interessenskonflikte und sorgen mit klar geregelten Verantwortlichkeiten für eine rechtssichere Umsetzung der Datenschutzanforderungen. Auch wirtschaftlich bietet das Modell Vorteile – etwa durch transparente Kostenstrukturen und den Wegfall interner Schulungs- und Ausfallzeiten.

Wenn Sie auf eine professionelle, praxisnahe und zuverlässige Datenschutzberatung setzen möchten, ist die Beauftragung eines externen DSB ein starker Schritt in Richtung nachhaltiger Compliance.

Häufige Fragen zum Thema interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten?

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens und muss sich die nötige Fachkunde meist erst durch Weiterbildungen aneignen. Er unterliegt einem besonderen Kündigungsschutz und haftet nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Zusätzlich entstehen Kosten für Schulungen, Literatur und Ausstattung. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt zertifizierte Fachkenntnisse von Beginn an mit, kann flexibel eingesetzt und bei Bedarf unkompliziert abberufen werden. Die Zusammenarbeit erfolgt zu klar definierten Konditionen, was die Kosten für das Unternehmen gut kalkulierbar macht.

Braucht mein Unternehmen einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten?

Ein Datenschutzbeauftragter muss benannt werden, sobald in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind – etwa in der Personalabteilung, der Buchhaltung oder im Kundenservice. Dabei zählen auch Praktikanten, externe Dienstleister oder Leiharbeitnehmer mit. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend, wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten) oder die Datenverarbeitung zu den Kerntätigkeiten des Unternehmens gehört. Ob Sie diese Aufgabe intern besetzen oder einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen, bleibt Ihnen überlassen – beide Optionen sind rechtlich zulässig.

Worauf muss man bei der Wahl des Datenschutzbeauftragten achten?

Bei der Wahl eines DSB für Ihr Unternehmen müssen Sie darauf achten, dass er erfahren und zertifiziert ist. Wählen Sie einen internen DSB, dann darf bei ihm kein Interessenskonflikt zwischen seiner regulären Tätigkeit und der Stellung als DSB vorliegen. Dies ist z.B. der Fall, wenn der potenzielle DSB mit der Festlegung von Zwecken und Mitteln der Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst ist (beispielsweise im Management von Bewerberdaten in der Personalabteilung).