So unterstützt Datenschutzsoftware Sie beim Einhalten der DSGVO

Die DSGVO und ihre Anforderungen für KMU

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und andere rechtliche Vorgaben stellen hohe Anforderungen an Unternehmen – vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), in denen im Tagesgeschäft oft kaum Zeit für umfassendes Datenschutzmanagement bleibt.  

Doch trotz hoher Komplexität beim Datenschutz und knapper Ressourcen müssen auch sie den Umgang mit personenbezogenen Daten transparent, sicher und gesetzeskonform gestalten. Dazu gehören verschiedene Aufgaben wie die Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, oder die Identifikation von Risiken für den Datenschutz und entsprechende Schutzmaßnahmen.  

Eine Datenschutzsoftware unterstützt Unternehmen dabei, all diese Herausforderungen zu meistern, indem sie beispielsweise Arbeitsabläufe im Bereich Datenschutz automatisiert.  

Die wichtigsten Vorteile von Datenschutzsoftware

Einer der größten Vorteile einer Datenschutzsoftware ist die Automatisierung von Prozessen, die Datenschutzbeauftragte und Mitarbeiter zuvor manuell durchführen mussten. Bei welchen weiteren datenschutzrelevanten Aufgaben ein Tool für den Datenschutz Sie unterstützen kann, zeigt die folgende Übersicht.

3 Beispiele für automatisierte Prozesse mit einer Datenschutzsoftware

• Dokumentation aktuell halten: Für die Einhaltung der DSGVO müssen Unternehmen mit aktuellen Dokumenten und Mustern arbeiten. Dazu gehören zum Beispiel AV-Verträge, technische und organisatorische Maßnahmen oder das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Eine Datenschutzsoftware stellt sicher, dass stets aktuelle Unterlagen bereitliegen und alle Daten korrekt sind, damit Unternehmen ihre Prozesse sauber dokumentieren und Anfragen der Aufsichtsbehörden umgehend beantwortet werden.

• Mitarbeiterschulungen durchführen: Effektiver Datenschutz setzt nicht nur sichere IT-Systeme und klar dokumentierte Prozesse voraus, sondern auch die Mithilfe der gesamten Belegschaft. Damit Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie die Daten Ihrer Kunden und Geschäftspartner schützen können, sind regelmäßige Datenschutzschulungen notwendig. Je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto geringer ist das Risiko von Datenschutzpannen. Eine Datenschutzsoftware sorgt dafür, dass Schulungen effizient durchgeführt werden können und die vermittelten Informationen korrekt und aktuell sind.

• Betroffenenrechte verwalten: Wenn Betroffene ihre Rechte wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung geltend machen, können Organisationen diese Anfragen mit einer Software effizienter verwalten und automatisch entsprechende Workflows in Gang setzen. So ist sichergestellt, dass Betroffenenanfragen innerhalb der vorgegebenen Fristen bearbeitet werden und keine Daten unrechtmäßig gespeichert bleiben.

Für wen ist Datenschutzsoftware geeignet?

Eine Datenschutzsoftware ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, die ihren Datenschutz intern organisieren möchten, ohne dafür zu viel Zeit und Aufwand investieren zu müssen. Interne Datenschutzbeauftragte können in der Software den Datenschutz effizient organisieren und bequem mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten.

Die Nutzung einer Datenschutzsoftware ist darüber hinaus auch für externe Datenschutzbeauftragte von großer Bedeutung, die beispielsweise die Datenschutzprozesse verschiedener Kunden übersichtlich verwalten möchten. Beide Gruppen profitieren von den Automatisierungen, die mit Datenschutzsoftware möglich sind und können manuelle Tätigkeiten gegen gesteigerte Effizienz tauschen.

So arbeiten interne Datenschutzbeauftragte mit einer Datenschutzsoftware

In Unternehmen, in denen ein interner Datenschutzbeauftragter (DSB) für die Compliance verantwortlich ist, stellt die Software eine zentrale Anlaufstelle für das gesamte Datenschutzmanagement dar. Interne DSBs können damit die von der DSGVO geforderte Dokumentation erledigen, die Bearbeitung von Betroffenenrechten überwachen und regelmäßige Risikobewertungen durchführen.  

Ein großer Vorteil der Software ist, dass interne DSB durch die Automatisierung viel Zeit sparen und ihre Arbeit strukturiert gestalten können. Außerdem fällt es ihnen mit einer Datenschutzsoftware leichter, aktuelle Entwicklungen rund um den Datenschutz zu berücksichtigen – sofern der Anbieter der Software entsprechende Aktualisierungen vornimmt.

Mehr über Datenschutzsoftware für interne DSB erfahren

Vorteile einer Datenschutzsoftware für externe Datenschutzbeauftragte

Für externe DSB ist Datenschutzsoftware ebenfalls ein wertvolles Tool. Da sie oft mehrere Unternehmen gleichzeitig betreuen, ist für sie die effiziente Verwaltung von Datenschutzprozessen entscheidend.  

Mit der richtigen Software können externe DSB die DSGVO-Compliance für alle ihre Kunden sicherstellen, ohne für jedes Unternehmen separate, manuelle Dokumentationen führen zu müssen. Innerhalb der Software können sie sämtliche Datenschutzprozesse zentral überwachen und rechtzeitig auf Änderungen oder Anfragen reagieren.

Ein weiterer Vorteil für externe DSB ist, dass sie ihren Kunden über die Software umfassende, regelmäßig aktualisierte Berichte zur Verfügung stellen können. So können sie ihre Beratungsleistung optimieren und eine transparente Kommunikation gewährleisten.

Vorteile einer Datenschutzsoftware gegenüber manuellen Prozessen

Im Vergleich zum manuellen Datenschutzmanagement bietet der Einsatz einer Datenschutzsoftware verschiedene Vorteile:

• Automatisierungen sparen Zeit beim Datenschutz.

• Vorgedachte Workflows reduzieren den Verwaltungsaufwand.

• Durch transparente Informationen, Automatisierungen und übersichtliche Dokumentationen passieren weniger Fehler.  

• Unternehmen mit Datenschutzsoftware können bedenkenlos skalieren und behalten trotzdem die Kontrolle über ihre Datenschutzprozesse.

• Mit einer Datenschutzsoftware fällt es Organisationen leichter, ihre Compliance langfristig sicherzustellen – auch wenn sich Vorgaben und Gesetze ändern.

Datenschutzsoftware – für KMU eine unverzichtbare Lösung

In Zeiten von hohem Kosten- und Wettbewerbsdruck können Unternehmen es sich nicht mehr leisten, ihren Datenschutz manuell zu managen. Interne DSB haben oft nicht die Zeit, sich mit den Entwicklungen rund um den Datenschutz zu beschäftigen. Dabei ist es insbesondere beim Thema Künstliche Intelligenz wichtig, die Risiken und gesetzlichen Vorgaben genau zu kennen.

Die Automatisierung von Datenschutz-Workflows ist der Schlüssel, um den Datenschutz korrekt und ressourcenschonend umzusetzen. Mit einer Software für das Datenschutzmanagement gelingt es Ihrem Unternehmen, Ihre datenschutzrechtlichen Aufgaben zu automatisieren, effizient zu gestalten und das Risiko von Fehlern oder DSGVO-Bußgeldern zu minimieren.

Informieren Sie sich jetzt, wie Datenschutzsoftware die Datenschutzkonformität Ihres Unternehmens sicherstellen und Compliance endlich für alle Mitarbeitenden einfach und verständlich gestalten kann.