Berechtigungskonzept: Effektiver Datenschutz durch gezielte Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungskonzept ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes und der IT-Sicherheit in Unternehmen. Es bietet einen Überblick über die Rollen- und Rechteverteilung innerhalb der Organisation und legt unter anderem fest, wer auf welche Daten und Systeme zugreifen darf.  

Im Kontext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es nicht nur ein wichtiges Instrument, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten sicherzustellen, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung.

Was ist ein Berechtigungskonzept?

Mit dem Berechtigungskonzept regeln Unternehmen interne Zugriffsrechte. In dem Dokument ist klar definiert, welche Rollen oder Personen auf welche Daten, Anwendungen oder Systeme zugreifen dürfen – und welche Zugriffe nicht erlaubt sind.  

Der Zweck eines solchen Konzepts besteht in erster Linie darin, unbefugten Zugriff zu verhindern und nur befugten Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, für ihre Arbeit notwendige Daten einzusehen oder zu bearbeiten. Außerdem erfüllen Unternehmen mit dem Erstellen eines Berechtigungskonzepts wichtige DSGVO-Vorgaben.  

Darüber hinaus hilft ein Berechtigungskonzept, Klarheit über Zugriffsregelungen im Unternehmen zu schaffen, die wichtiger Bestandteil eines Datenschutzkonzepts sind.

Ein Berechtigungskonzept ist nicht mit anderen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung oder Firewalls zu verwechseln. Solche Maßnahmen verhindern den externen Zugriff auf Daten, während sich ein Berechtigungskonzept auf die interne Kontrolle und Steuerung von Zugriffsrechten konzentriert.

Warum ist ein Berechtigungskonzept nach DSGVO erforderlich?

Aus der DSGVO ergibt sich an mehreren Stellen das Erfordernis eines Berechtigungskonzepts. So legt Art. 5 der DSGVO fest, nach welchen Grundsätzen Daten verarbeitet werden dürfen. Darin sind Unternehmen aufgefordert, personenbezogene Daten unter anderem vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust zu schützen.  

Als Schutzmaßnahme sieht Art. 32 DSGVO dafür technische und organisatorische Maßnahmen vor. Dazu zählt die Implementierung eines Berechtigungskonzepts, das Datenzugriffe klar regelt und dokumentiert.

<h3>Was erreichen Unternehmen mit einem Berechtigungskonzept?</h3>

Ein Berechtigungskonzept beschränkt den Zugang zu personenbezogenen Daten auf das notwendige Minimum und senkt damit das Risiko unbefugter Datenzugriffe. Solche Zugriffe können schwerwiegende Folgen haben, zum Beispiel:  

• Datenverlust

• Datenschutzverletzungen

• Reputationsschäden

Durch die gezielte Vergabe von Berechtigungen gewährleisten Unternehmen, dass ihre personenbezogenen Daten nur von befugten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Dies schützt die Vertraulichkeit und Integrität der Daten.

Schritte zur Implementierung eines Berechtigungskonzepts

Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein wirksames Berechtigungskonzept erstellen und nutzen möchten, sollten Sie dabei die folgenden Schritte berücksichtigen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme – Überblick über Datenzugriffe verschaffen

Analysieren Sie zunächst die vorhandenen Datenverarbeitungsprozesse: Welche Daten werden auf welchen Geräten verarbeitet, und welche Abteilungen oder Mitarbeiter benötigen Zugriff? Diese Analyse ist wichtig, um den Umfang der Berechtigungen festzulegen, und bildet die Grundlage für die Definition von Rollen und Rechten.

Schritt 2: Identitäten und Rechte identifizieren

Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Personen, Geräte und IT-Anwendungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten sollen. Daraus ergeben sich sogenannte digitale Identitäten, die es einfacher machen, Berechtigungen klar und eindeutig zuzuordnen. Identitäten mit ähnlichen Aufgaben können zu Rollen zusammengefasst werden, was die Verwaltung vereinfacht.  

Außerdem müssen Sie entscheiden, welche konkreten Rechte vergeben werden können. Es reicht nicht aus, den Zugriff zu erlauben oder zu verwehren. Stattdessen ist zum Beispiel festzulegen, wer Daten nur lesen, löschen, erstellen oder uneingeschränkt nutzen darf.

Schritt 3: Rollen- und Rechtekonzept festlegen

Ein Rollenkonzept fasst Berechtigungen in Rollen zusammen. Das bedeutet: Anstatt jedem Mitarbeiter individuelle Rechte zuzuweisen, werden Rollen definiert, die sich mehreren Benutzern mit ähnlichen Funktionen und Aufgaben zuordnen lassen.  

Die rollenbasierte Zugriffskontrolle bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, unter anderem

• Effizienz durch weniger Verwaltungsaufwand

• Sicherheit durch das Minimieren von Fehlzuweisungen

• Flexibilität durch einfaches Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern

In der Regel wenden Unternehmen dabei das Need-to-know-Prinzip an. Es stellt sicher, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.  

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung erhält mit der Rolle „Finanzwesen“ Zugriff auf Daten und Anwendungen, die für seine Arbeit relevant sind, jedoch keinen Zugriff auf personalbezogene Daten.

Schritt 4: Implementierung

Haben Sie festgelegt, welche Identitäten und Rollen auf welche Daten zugreifen und welche Änderungen vornehmen dürfen, ist das Berechtigungskonzept einsatzbereit. Bei der Vergabe und Verwaltung von Zugriffsrechten helfen Ihnen Zugriffsmanagement-Tools und Identitätsverwaltungssysteme (Identity Access Management, IAM) wie SAP Access Control oder Microsoft Azure AD.

Schritt 5: Dokumentieren und prüfen

Die Dokumentation aller Rollen und Berechtigungen ist entscheidend für Transparenz und Nachvollziehbarkeit und darf deshalb nicht vernachlässigt werden. Zudem müssen Zugriffsrechte regelmäßig überprüft und an veränderte Anforderungen angepasst werden. Das ist zum Beispiel bei der Implementierung neuer Tools oder beim Onboarding neuer Mitarbeiter wichtig.

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Herausforderungen und Best Practices für ein Berechtigungskonzept

Der Alltag vieler Unternehmen ist von zahlreichen Veränderungen geprägt. Umstrukturierungen, neue Geschäftsmodelle, New Work und die Digitalisierung sorgen dafür, dass sich die internen Prozesse ständig ändern. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter kommen und gehen oder Trends wie Künstliche Intelligenz völlig neue Workflows und Technologien erfordern.

Ein Berechtigungskonzept muss deshalb flexibel genug sein, um sich an diese Veränderungen anzupassen. Am einfachsten lassen sich Änderungen im Berechtigungskonzept vornehmen, wenn Sie moderne Tools für die automatisierte Rechtevergabe, Überprüfung und Protokollierung nutzen:

• IAM-Systeme helfen dabei, Identitäten und Berechtigungen mühelos zu verwalten.

• Eine Datenschutzsoftware unterstützt Sie bei der Sicherstellung der Compliance bei allen Datenzugriffen im Unternehmen.

Konsequenzen fehlender oder unzureichender Berechtigungskonzepte

Vernachlässigen Sie die regelmäßige Prüfung Ihres Berechtigungskonzepts oder fehlt ein solches Konzept komplett in Ihrem Unternehmen, müssen Sie ein hohes Risiko für Ihren Datenschutz in Kauf nehmen. Ein fehlendes oder unzureichendes Berechtigungskonzept erhöht die Gefahr von Datenschutzverletzungen und unbefugten Zugriffen.  

Gehen Daten dabei verloren, werden nicht DSGVO-konform behandelt oder geraten in die falschen Hände, drohen harte DSGVO-Strafen. So musste zum Beispiel eine spanische Bank Ende 2024 aufgrund unzulässiger Zugriffe auf Kundendaten ein Bußgeld in Höhe von 180.000 Euro zahlen. Ein Kunde hatte die Zugriffspanne entdeckt und Beschwerde eingelegt. Wenn Sie nicht möchten, dass Kunden und Partner bei Ihnen unerlaubte Datenzugriffe feststellen, sollten Sie deshalb Ihr Berechtigungskonzept sorgfältig erstellen und pflegen.  

Fazit: Der Weg zu einem DSGVO-konformen Berechtigungskonzept

Ein effektives Berechtigungskonzept ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – es ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherheit. Durch klare Rollen- und Rechteverteilungen, regelmäßige Überprüfungen und den Einsatz moderner Tools für das Berechtigungsmanagement und den Datenschutz können Sie Compliance und IT-Sicherheit nachhaltig gewährleisten.

Setzen Sie proaktiv Maßnahmen um und binden Sie Datenschutzexperten ein, um ein maßgeschneidertes und DSGVO-konformes Berechtigungskonzept zu entwickeln. Dies stärkt nicht nur die Sicherheit Ihrer Daten, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner.