Muster: Datenschutzerklärung für Bewerber

Was ist eine Datenschutzerklärung für Bewerber?

Arbeitgeber müssen Bewerber über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß Artikel 13 DSGVO informieren. Die Informationspflicht greift bei Erhebung der Bewerberdaten, also mit der Übermittlung und dem Eingang der Unterlagen beim Arbeitgeber, unabhängig davon, ob die Unterlagen per Post, per E-Mail oder über ein Uploadformular auf einer Webseite eingehen. Die Informationspflicht kann mit einer speziellen Datenschutzerklärung für Bewerber erfüllt werden. In diesen Datenschutzinformationen muss das Unternehmen seinen Umgang mit den Bewerberdaten transparent beschreiben.

Jetzt Muster herunterladen und Ihre Bewerber DSGVO-konform informieren

Wie bereits zu Beginn erwähnt, müssen Bewerber über die Erhebung und Verarbeitung von Daten informiert werden. Die Form und der Inhalt der folgenden Vorlage für eine datenschutzrechtliche Erklärung müssen deshalb nach dem Download entsprechend geändert werden.

Gibt es kostenlose Muster zur Datenschutzerklärung für Bewerber?

Es gibt zahlreiche kostenlose Vorlagen im Internet für verschiedene Datenschutzinformationspflichten. Logisch! Denn eine schriftliche Information der Bewerber über den Umgang mit Ihren Daten ist empfehlenswert. Allerdings ist es wichtig, bei der Verwendung von Vorlagen auf geprüfte und sichere Muster zurückzugreifen. Wir bieten Ihnen ein passendes Muster zur Datenschutzerklärung bezüglich Bewerberdaten an.

Diese, von unseren Datenschutzexperten erstellte Vorlage, muss selbstverständlich an die spezifischen Datenschutzrichtlinien und -praktiken Ihres Unternehmens angepasst werden. D. h. Unternehmen müssen beachten, dass jede Datenschutzerklärung individuell sein sollte, um den jeweiligen Anforderungen des Bewerbungsprozesses gerecht zu werden. Dieses Muster kann nach geringfügigen Anpassungen optimal an Bewerber gesendet oder in der Website - bestenfalls auf den dafür passenden Job- und Karriereseiten - eingebettet werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 und 21 DSGVO erfüllen.

Was beinhaltet die Vorlage zur Datenschutzinformationspflicht für Bewerber?

Bewerber sind generell über die eigenen Rechte zu informieren. Zudem müssen sie darüber in Kenntnis gesetzt werden, in welchem Umfang und wieso Daten erhoben und verarbeitet werden. Um Ihnen die Erfüllung Ihrer Datenschutzinformationspflicht zu erleichtern, enthält das Muster für die Datenschutzvereinbarung für Bewerber folgende Inhalte, die als Orientierungshilfe für Sie dienen:

• Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes
• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Kategorien personenbezogener Daten
• Quellen der Daten
• Empfänger der Daten
• Übermittlung in ein Drittland
• Dauer der Datenspeicherung
• Rechte der Kunden und Interessenten
• Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
• Automatisierte Entscheidungsfindung

FAQs zu Datenschutzrichtlinie für Bewerber

Wann muss ich meine Bewerber über die Datenverarbeitung informieren?

Gemäß der DSGVO sind Arbeitgeber verpflichtet, Bewerber über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Dieser Informationspflicht müssen Unternehmen spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung nachgehen. In der Regel erfolgt das über eine Datenschutzerklärung, die in Stellenausschreibungen oder übergeordnet auf der Karriereseite für Bewerber verfügbar gemacht wird.

Welche Punkte muss ich in der Datenschutzbelehrung für Bewerber einfügen?

Im Normalfall beinhalten Datenschutzerklärungen für Bewerberdaten Informationen darüber, welche Daten erhoben werden, wie die Verwendung erfolgt, wer Zugriff darauf hat und die Aufbewahrungsdauer. Regelmäßig müssen solche Informationsschreiben folgende Punkte enthalten: 

• Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes
• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Kategorien personenbezogener Daten
• Quellen der Daten
• Empfänger der Daten
• Übermittlung in ein Drittland
• Dauer der Datenspeicherung
• Rechte der Bewerber
• Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
• Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Datenschutzerklärung sollte verständlich und ohne rechtliche Fachbegriffe formuliert sein. So können Sie sicherstellen, dass die Inhalte der Datenschutzerklärung für die Bewerber nachvollziehbar sind.