Pre-Employment-Screening & Datenschutz: Was ist erlaubt?

Im Personalbereich beginnt Datenschutz bereits mit der Suche nach geeigneten Kandidaten für eine ausgeschriebene Position. Um die Stelle optimal zu besetzen, sammelt der Arbeitgeber verschiedenste Informationen über den Bewerber. So hält er das Risiko einer Fehlbesetzung gering und minimiert dabei Zeit und Kosten. Eingereichte Bewerbungsunterlagen oder persönliche Vorstellungsgespräche sind die klassischen Ansätze der Informationsbeschaffung. Aber auch die Suche nach der Person im Internet und in sozialen Medien oder Rückfragen bei vorherigen Arbeitgebern dienen als Informationsquelle. Doch was davon ist eigentlich im Rahmen der Datenschutzgesetze erlaubt? Wie weit dürfen Sie gehen, ohne die Persönlichkeitsrechte Ihrer Bewerber zu verletzen? Auf diese Fragen haben wir passende Antworten für Sie vorbereitet.

Was versteht man unter Pre-Employment-Screening?

Pre-Employment-Screening ist ein Begriff aus der modernen Arbeitswelt. Dieser steht sinngemäß für eine Bewerberüberprüfung während des Personalauswahlverfahrens. In diesem Zusammenhang wird auch von einem sogenannten Background Check gesprochen. Bei diesem Bewerber Check werden die eingereichte Bewerberunterlagen hinterfragt und auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Für den Identitätscheck dienen neben öffentlichen Quellen wie das Internet auch Datenbanken, die Auskunft über Straftaten geben.

Personalverantwortliche nutzen bei der Recherche im Internet eine Fülle an Informationen: Zum einen sind es Daten, die der Bewerber selbst ins Netz gestellt hat, wie die eigene Website oder Profile in sozialen Netzwerken. Zum anderen gibt es auch zahlreiche generierte Informationen durch Dritte, beispielsweise durch Journalisten. Auch Kommentare und Rezensionen in beliebigen Bewertungsportalen bieten genau genommen Informationen über den jeweiligen Bewerber. 

Wann ist ein Pre-Employment-Screening laut DSGVO zulässig?

Recherchierte und verarbeitete Informationen, die eine Identifikation der Person zulassen, gehören laut Art. 4 Nr. 1 DSGVO zu den personenbezogenen Daten. Bei vielen der bisher genannten Informationen, die im Pre-Employment-Screening erfasst werden, sind damit die Bestimmungen der DSGVO zu beachten.

Des Weiteren dürfen Daten von Ihren Bewerbern unter anderem nur dann erfasst werden, wenn eine rechtliche Grundlage hierfür vorliegt. Die Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zum Beispiel rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat. Nach § 26 Abs. 2 BDSG  gilt dabei der Grundsatz der Freiwilligkeit. Aus rechtlicher Sicht wird allerdings im Pre-Employment-Screening in der Regel nicht von einer solchen Freiwilligkeit ausgegangen. Grund dafür ist das Abhängigkeitsverhältnis der Bewerber  vom Arbeitgeber. Nach diesen Überlegungen können Bewerber befürchten, bei Nicht-Zustimmung im gesamten Bewerbungsprozess benachteiligt zu werden, was einer Freiwilligkeit entgegensteht.

Eine Möglichkeit für eine legitime Datenerfassung und -verarbeitung besteht dann, wenn diese erforderlich ist für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die Argumente und rechtlichen Grundlagen hierfür sind stets individuell für verschiedene Positionen im Unternehmen zu erarbeiten und abzuwägen. Daher sind Bestimmungen für den Background Check nicht für alle Bewerber gleichermaßen zu beantworten, sondern erfordern eine differenzierte Betrachtung.

4 Tipps für Unternehmen beim Bewerber-Check

Wir können verstehen, wenn Sie offene Positionen in Ihrem Unternehmen mit dem am besten passenden Bewerber besetzen wollen. Damit Ihr Pre-Employment-Screening den Datenschutz einhält, beachten Sie gerne die folgenden 4 Tipps: 

Tipp 1: Definieren Sie die zu erfassenden Daten beim Bewerber-Check

Um zu klären, welche Daten im Rahmen des Bewerber-Screenings recherchiert werden dürfen, gibt es einen einfachen Ratschlag, der Ihnen weiterhilft: Aus Bewerbungsgesprächen kennen Sie bereits Freiräume und Grenzen durch das sog. Fragerecht nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Das heißt, Fragen, die im Bewerbungsgespräch nicht gestellt werden dürfen, dürfen auch nicht durch Eigenrecherche beantwortet werden.

Tipp 2: Unterscheiden Sie Informationsquellen voneinander

Trennen Sie beim Bewerber Check Privates von Beruflichem. Das heißt, machen Sie sich bewusst, dass karriereorientierte Portale wie Xing oder LinkedIn für die Recherche grundsätzlich zugänglich sind. Die Recherche in privaten Netzwerken wie Facebook oder Instagram hingegen ist unzulässig.

Tipp 3: Setzen Sie transparente Prozesse auf

Planen Sie zusätzlich zu Ihrem Auswahlverfahren das Bewerber-Screening einzusetzen, prüfen und aktualisieren Sie alle Ihre Prozesse hinsichtlich der DSGVO. Weisen Sie auf die Informationspflichten hin, so wie Sie es bereits von anderen Prozessen in Ihrem Unternehmen kennen.

Tipp 4: Fragen Sie aktiv nach zusätzlichen Informationen

Sollten die eingereichten Unterlagen Ihrer Bewerber noch kein komplettes und zuverlässiges Bild abgeben, fragen Sie aktiv nach zusätzlichen Nachweisen. Damit bauen Sie zugleich eine wertschätzende und offene Ebene zu Ihren potenziellen neuen Mitarbeitern auf. Auch Bewerbungsgespräche oder Assessment-Center sind dazu gedacht, ein klares Bild über den Bewerber zu erhalten. Prüfen Sie, wie Sie diese Tools noch zuverlässiger einsetzen können. Damit begrenzen Sie die scheinbare Notwendigkeit, den Bewerber Check im Hintergrund aufblähen zu müssen.

Bei der Bewerbersuche wird das Pre-Employment-Screening durch die DSGVO und das BDSG eingeschränkt. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfordert die Bewertung der Verhältnismäßigkeit zum Schutz der Privatsphäre der Bewerber. Zugleich empfehlen wir, den Bewerber Check möglichst individuell auf die zu besetzende Stelle neu zu betrachten und zu bewerten.