Ausgangssituation

Ruby, eine stetig wachsende und innovative Hospitality-Marke mit rund 20 Hotels und acht Workspaces in ganz Europa, bietet ihren Gästen „Lean Luxury“ – ein luxuriöses Erlebnis, das durch effiziente Prozesse und hochwertige Interaktionen mit dem jeweiligen Produkt überzeugt. Mit einem gesunden und zielgerichteten Wachstum steht das Unternehmen vor spannenden Herausforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz.

In der Hotelbranche geht es dabei nicht nur um die Verwaltung von sensiblen Gästedaten oder die Daten der eigenen Mitarbeiter, sondern auch um gesetzliche Meldepflichten und den Schutz von hochsensiblen Informationen wie Ausweisnummern und Geburtsdaten.

Für Lucas Höfer, Group Director Systems & Innovation Management, war schnell klar:

Datenschutz ist ein unverzichtbarer Bestandteil unseres Geschäftsmodells – es geht dabei nicht nur um die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch um das Vertrauen unserer Gäste und Partner. Mit Proliance haben wir einen Partner gefunden, der nicht nur die Anforderungen versteht, sondern uns dabei unterstützt, Datenschutz nachhaltig in unsere Prozesse zu integrieren.

Umsetzung

Ruby entschied sich, den Datenschutz gemeinsam mit Proliance umzusetzen. Die Wahl fiel auf das Münchner Unternehmen nicht nur aufgrund der Fachkompetenz, sondern vor allemwegen der persönlichen und proaktiven Betreuung. Für Ruby war also vor allem der menschliche Faktor ausschlaggebend. Proliance zeigte von Anfang an ein starkes Verständnis für die Bedürfnisse des Unternehmens und bot maßgeschneiderte Lösungen an.

Ein weiterer Pluspunkt war die benutzerfreundliche Datenschutz-Software, die es dem Team bei Rubyermöglichte, alle Datenschutzprozesse transparent und effizient zu dokumentieren.

Lucas Höfer, Group Director Systems & Innovation Management, beschreibt die Zusammenarbeit als professionell und lösungsorientiert:

Proliance hat nicht nur seine Versprechen gehalten, sondern uns mit festen Ansprechpartnern und schneller Unterstützung überzeugt – genau dann, wenn wir sie brauchten. Der Fokus lag weniger auf Preis oder Software, sondern darauf, dass wir uns ernst genommen und gehört fühlten.

Durch regelmäßige Schulungen und fundierte Beratungen konnte Ruby zudem erhebliches Know-how im Bereich Datenschutz aufbauen.

Das hat uns nicht nur dabei geholfen, souveräner zu agieren, sondern auch das Management nachhaltig davon zu überzeugen, dass die getroffenen Maßnahmen die richtigen sind.

Ergebnis

Verbesserte Prozesse, mehr Vertrauen und Risikominimierung. Dank der Unterstützung von Proliance konnte Ruby nicht nur die strengen Datenschutzanforderungen erfolgreich umsetzen, sondern auch die internen Prozesse optimieren. Die Gruppe hat pro Tag 3000 Gäste – pro Woche also etwa 21.000Übernachtungen.

Die rund 20 Löschanfragen pro Woche erscheinen auf den ersten Blick zwar wenig, aber es war für Ruby essenziell, den Gästen auch in diesem Punkt auf höchstem Niveau zu begegnen. Der Fokus lag also auf effizienten und nachhaltig rechtssicherenVerfahren für den Umgang mit sensiblen Daten.

Für unsere Gäste hat der sichere Umgang mit ihren Daten oberste Priorität. Datenschutz ist für uns eine Frage des Vertrauens, so Lukas Höfer.

Ruby konnte durch die Zusammenarbeit mit Proliance das Vertrauen der Gäste stärken und sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ein herausragendes Gasterlebnis zu bieten. Auch in komplexen Situationen, wie etwa rechtlichen Auseinandersetzungen, stand Proliance Ruby zur Seite und ermöglichte unkomplizierte, schnelle Lösungen.

Mit Blick auf die Zukunft sieht Ruby weiterhin einen engen Bezug zum Thema Datenschutz, insbesondere bei der Personalisierung der Gästeerlebnisse und der Skalierung ihrer IT-Infrastruktur. Die Partnerschaft mit Proliance bietet dabei eine stabile Grundlage, um auch zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Proliance unterstützt Ruby Hotels dabei stets proaktiv.

Über Ruby Hotels

Die Ruby Gruppe unter der Leitung von Gründer und CEO Michael Struck geht mit ihrer Lean Luxury Philosophie neue Wege. Mit einer schlanken Organisationsstruktur und der Konzentration auf das Wesentliche gelingt es Ruby, eine zeitgemäße, bezahlbare Form des Luxus für moderne, kosten- und stilbewusste Kunden zu schaffen.

Die 2013 gegründete Gruppe betreibt bereits 20 Ruby Hotels in ganz Europa, weitere zehn Hotels sind im Bau oder in der Planungsphase. Darüber hinaus expandiert Ruby in China über ein Joint Venture mit Delonix, das von Alex Zheng, einem der erfolgreichsten Hotelunternehmer Chinas, geleitet wird. Ruby bietet außerdem Ruby Workspaces in München, Hamburg, Düsseldorf, Amsterdam, Wien, Stuttgart, Malta und Florenz an - perfekt ausgestattete Arbeitsplätze und eine kreative Atmosphäre mit Zugang zu einer inspirierenden Bürogemeinschaft.

Finanziell starke Partner unterstützen die Expansion von Ruby. Die ECE Group; die österreichische Soravia Group; Franger Investment, ein deutsches Family Office; Ocean Redstone, ein Private-Equity-Fonds; der Unternehmer Michael Hehn; und Michael Struck halten gemeinsam die Unternehmensanteile. Weitere Informationen: www.ruby-hotels.com

Über Proliance

Proliance (auch bekannt als Datenschutzexperte.de) ist ein führender Anbieter von Lösungenin den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit. Die Experten unterstützen Unternehmen in Deutschland dabei, gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO effizient, nachhaltig rechtssicher und einfach zu erfüllen.

Mit maßgeschneiderten Beratungsdienstleistungen in über 50 Branchen und innovativer Software hilft Proliance Unternehmen dabei, komplexe Datenschutzrichtlinien zu verstehen und umzusetzen. Weitere Informationen: www.datenschutzexperte.de