Ausgangssituation: Datenschutz als wichtiger Bestandteil der Unternehmensentwicklung

Das Unternehmen begann als reines Reservierungssystem für Restaurants und hat sich inzwischen zu einer umfassenden Softwarelösung für die Gastronomie Branche weiterentwickelt. Mit der steigenden Menge an personenbezogenen Daten – sowohl von Gastronomen als auch deren Gästen – wurde Datenschutz zu einem zentralen Thema.  

Wir haben von Anfang an großen Wert darauf gelegt, dass unsere Prozesse sicher und konform sind, aber mit zunehmendem Wachstum war klar, dass wir professionelle Unterstützung brauchen. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Anfänglich wurde der Datenschutz intern verwaltet, doch mit wachsenden Anforderungen entschied sich das Unternehmen für die Zusammenarbeit mit Datenschutzexperte. Die Hauptanforderungen bestanden in der kontinuierlichen Sensibilisierung der Mitarbeitenden und der strukturierten Dokumentation von Prozessen und Dienstleistern. Dank der Unterstützung konnte sich das Unternehmen auch bei internen Veränderungen stets an bewährte Datenschutzstandards halten, wie die regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden, klare Prozesse zur Datenverarbeitung und die Nutzung sicherer Cloud-Dienste.

Wir haben unser Datenschutzmanagement kontinuierlich verbessert und klare Strukturen geschaffen, die unabhängig von personellen Wechseln bestehen bleiben. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Umsetzung: Klare Prozesse und digitale Schulungen

Mit der Unterstützung von Datenschutzexperte wurde ein externer Datenschutzbeauftragter benannt, Schulungen für Mitarbeitende eingeführt und eine strukturierte Dokumentation der Prozesse und Dienstleister aufgebaut.  

Das Schulungsportal ist eine große Erleichterung – jeder Mitarbeitende wird regelmäßig geschult und erhält eine Bestätigung, was uns viel Aufwand erspart. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Datenschutzprozesse direkt in der Software zu dokumentieren und zu verwalten. „Mit dem neuen Asset Hub können wir all unsere IT-Systeme und externen Dienstleister noch einfacher zentral erfassen. Das spart Zeit und macht unsere Datenschutzprozesse effizienter.“, so Geißler.  

Zudem kann durch die enge Zusammenarbeit mit Datenschutzexperte sichergestellt werden, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzmaßnahmen, wie die Umsetzung von Zugriffsbeschränkungen, die sichere Speicherung personenbezogener Daten und Löschfristen eingehalten werden.

Wir sind ein kleines Unternehmen, da kann nicht jeder ein Datenschutzexperte sein. Umso wichtiger ist es, dass wir klare Leitlinien haben, an denen wir uns orientieren können. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Auch bei unerwarteten Herausforderungen konnte Datenschutzexperte mit schneller und kompetenter Beratung unterstützen. Die Expertise zeigte sich besonders wertvoll, als ein möglicher unberechtigter Zugriff schnell analysiert und geklärt werden musste. Herr Geißler betont, dass durch die schnelle Analyse und klare Handlungsempfehlungen die Situation sicher und datenschutzkonform gelöst werden konnte.

Ergebnis: Mehr Sicherheit und effiziente Abläufe

Durch die Zusammenarbeit mit Datenschutzexperte kann das Unternehmen seine Datenschutzprozesse optimieren und Rechtssicherheit gewährleisten.  

Wir haben jetzt einen klaren Überblick über alle relevanten Themen im Datenschutz und können schnell reagieren, wenn es erforderlich ist. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Dank der automatisierten Schulungen, die Datenschutzexperte über Ihre digitale Plattform Proliance 360 zur Verfügung stellt, spart das Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.  

Unsere Teams wissen jetzt genau, worauf sie achten müssen, und haben immer einen Ansprechpartner, wenn es Fragen gibt – das gibt uns große Sicherheit und sorgt für eine reibungslose Umsetzung. Robert Geißler, Head of Business Administration bei resmio GmbH

Die kontinuierliche Anpassung der Datenschutzmaßnahmen stellt sicher, dass das Unternehmen auch in Zukunft auf neue Anforderungen vorbereitet ist. Datenschutz wird dabei als fortlaufender Prozess verstanden, bei dem Datenschutzexperte eine entscheidende Rolle spielt. Durch die enge Zusammenarbeit konnte das Unternehmen klare Strukturen etablieren und fühlt sich gut aufgestellt für kommende Herausforderungen im Datenschutz, wie den EU KI Act.

Über resmio  

resmio ist eine ganzheitliche Reservierungs- und Gästemanagement-Software für Restaurants, die Betrieben hilft, ihre Auslastung zu optimieren und den digitalen Auftritt zu stärken. Mit Funktionen wie Online-Reservierungen, Tischverwaltung und Marketing-Tools unterstützt resmio Gastronom:innen dabei, effizienter zu arbeiten und Gäste besser zu binden.

Über Proliance  

Proliance ist ein führender Anbieter für Datenschutz-, Informationssicherheits- und Compliance-Lösungen, der Unternehmen dabei unterstützt, gesetzliche Anforderungen effizient zu erfüllen. Mit digitalen Tools, persönlicher Beratung und praxisnahen Lösungen hilft Proliance, Datenschutzprozesse zu optimieren, Informationssicherheit zu stärken und Compliance-Risiken zu minimieren.